Småföretag med anställda som arbetar på platser utanför plats kan använda den senaste tiden för spårning och schemaläggningsteknik för att bättre hantera sin mobila arbetskraft. Dessa senaste virtuella tidsklocka innovationer använder global positionering satellit (GPS) och geofencing teknik genom smartphone applikationer.
En mobil GPS-klocka
Bob Drainville är president vid Timesheet Mobile. Hans företags applikation skapar en virtuell omkrets runt en fysisk plats med hjälp av GPS-teknik för anställda som arbetar inom fältet. Tekniken hjälper arbetsgivare att hålla en exakt redovisning av avlägsna timmar bokade genom att påminna offsite-arbetstagare när de behöver klocka in och ut på sina telefoner.
$config[code] not foundDrainville säger att dessa verktyg fungerar bäst inom specifika industrier och vissa storlekar.
"Dessa småföretagare har vanligen mellan 15 och 25 anställda", sa han. "De är vanligtvis ägare / operatörer i branschen."
Business Acumen
Drainville fortsätter att säga att dessa affärsmän är i allmänhet mycket kapabla på sitt område, men kan sakna en allmän affärsverksamhet. De omfattar i allmänhet småföretagare i handel och byggande, men andra som säkerhets- och rengöringsföretag samt dem i vården kan också hitta fördelar. Denna innovation är speciellt till hjälp för mindre företag med personer som arbetar på olika platser för några timmar i taget. Det hjälper till att fånga arbetstimmar för varje sajt så att faktiska timmar kan jämföras med uppskattningar.
"Det är i allmänhet ögonöppning för dessa människor", säger han. "De får validering att någon anställd är på en webbplats via en GPS-stämpel."
Be om att logga in
Arbetarna spåras inte kontinuerligt. De uppmanas att logga in innan och efter att de har lämnat webbplatsen. Om de inte visas på en schemalagd plats skickar denna typ av ansökan en varning till företagets ägare.
En annan tids- och kostnadsbesparingsfunktion är möjligheten att importera de automatiska tidskrifter som skapats till tredjepartslösningar som QuickBooks och FreshBooks. Detta möjliggör en sömlös integration mellan arbetaren i fältet och en permanent post.
Time Theft
Det är klart att det finns ett behov av detta verktyg. Drainville citerar två studier som pekar på tidstöld som ett stort problem för småföretag.
"Ett par år tillbaka upptäckte en Harris interaktiv undersökning att 33 procent av de anställda antogs för att fuska på sina skift. En annan studie från The American Payroll Association konstaterar att 7 procent av årliga bruttolönerna förloras för stöldtid. "
Utmaningar
Denna typ av automatiserad timekeeping har några utmaningar. Medarbetaröverensstämmelse finns högst upp i listan. Många arbetare som stansar en klocka i 40 timmar i veckan kan motstå att använda en app som fångar sina platser och stämplar dem.
Drainville föreslår att företagsägare får över all initial misstro genom att fokusera på kostnadsbesparingar.
"Vi berättar för våra kunder att genom att automatisera samlingen av timmar kan de noggrant spåra kostnaderna på jobb och vara mer lönsamma." Han säger också att anställda som vägrar att använda systemet är ofta de som fuskar.
"Det här problemet tar hand om sig själv", säger Drainville. "De lämnar i allmänhet sig själv eller blir avskedade."
Annan teknik som Geofence Punch Prompt nudgearbetare som glömmer att de behöver slå elektroniskt när de når en arbetsplats. Detta elektroniska staket som kommer med Timesheet Mobile påminner arbetare som glömmer att aktivera systemet.
"På samma sätt när de lämnar en webbplats, påminner de dem om att slå ut," säger Drainville. "Om de glömmer att göra det, lämnar det en anteckning på tidtabellerna så chefen kan se tiden då de kommer, när de lämnar och konverterar det till en stans."
Det är också en bra idé att låta anställda veta att de inte spåras kontinuerligt via GPS.
Företag som skulle kunna passa
Denna teknik är ett bra sätt för småföretag med offsite-arbetstagare att hålla kostnaderna nere och tidstöld till ett minimum. Det finns dock några företag som kanske inte får den bästa avkastningen från en investering på denna teknik.
Till exempel, om en stor del av din personal arbetar under ett tak och inte vågar ut mycket, kan den här typen av investeringar inte vara värt din tid. På arbetsplatser så har ofta klockor inne i byggnaden. Dessa företag kan ha webbaserade metoder för att slå in och ut istället.
GPS Tracking Photo via Shutterstock
3 kommentarer ▼
