Affärskonferenser och evenemang är mer tekniskt avancerade än någonsin. Om du är värd för en händelse finns det så många olika metoder du kan använda för att lära dig om deltagarna och ansluta dem. Och du kan använda CRM för att samla information och organisera det på ett sätt som kan gynna ditt företag.
Nedan följer några tips om hur man använder CRM för händelser, inklusive vilken information som ska samlas och hur man samlar in, från CRM-experter. Du kan göra din nästa händelse framgångsrik på flera sätt än en.
$config[code] not foundGör lite forskning
Innan händelsen, ta en lista över de personer som har anmält sig till att delta. I ditt CRM-program, se till att du har en kontaktinformation för varje deltagare och ange annan relevant information du kan ha. Överväg att använda ett program som Nimble som hjälper dig att samla och organisera information om människor genom deras onlinefotavtryck.
Du bör också bestämma några mål för evenemanget - vad vill du lära dig? Vem vill du ansluta till? Vad mer vill du åstadkomma?
Anslut med nyckel deltagare
Dessutom överväga att ansluta enskilt med några av nyckelaktörerna som högtalare eller presentatörer före evenemanget. VD för Nimble Jon Ferrara rekommenderar att evenemangsarrangörer, eller till och med de som deltar i evenemang som vill få ut det mesta, kan dra nytta av att nå ut till personer i förväg.
Han rekommenderar att nå ut på sociala medier genom att dela med dig av ditt innehåll eller ge värdefull feedback. När du en gång har kopplat till någon, kan du föreslå att du möter händelsen eller begär ytterligare insatser för att göra händelsen bättre.
Ställ in listor
Före evenemanget bör du också ha några listor som kan hjälpa dig att identifiera och kategorisera de personer som deltar. Enligt Brent Leary, medgrundare av CRM Essentials, hjälper det dig att organisera och bestämma hur du bäst kan ansluta och följa upp med människor efteråt.
Till exempel kan du leta efter kontakter med personer som ansvarar för marknadsföring hos företaget och som har köpsmyndighet. Du skulle ansluta dig till dessa personer annorlunda än du skulle med dem som arbetar i ledningen och inte har något att säga i marknadsföringsköp.
Fråga frågor vid evenemanget
För att få de mest användbara svaren från människor borde du ställa dina frågor, medan informationen fortfarande är frisk i sina sinnen. Det finns några olika sätt att samla informationen du behöver. Men om du frågar folk om feedback när de är faktiskt vid evenemanget kommer du sannolikt att få mer svar och mer exakt information.
Automatisera så mycket som möjligt
För att underlätta för dig själv och de som hoppas få feedback från både under och efter händelsen, föreslår Leary att automatisera så mycket av processen som möjligt. Ställ in kontakter för deltagarna i ditt CRM-system före evenemanget. Sedan när folk svarar på dina frågor eller skannar sina märken vid olika sessioner vid evenemanget, kommer du automatiskt att kunna samla in den informationen när händelsen är över.
Håll det kort
När du frågar deltagare att svara på frågor vid evenemanget, vill du få så mycket information som möjligt. Men du kan inte förvänta dig att de ska sitta och ta en timmars undersökning. Prioritera informationen du vill få från människor och fråga bara de viktigaste. Du kan kanske få reda på mer när du ansluter med folk efteråt.
Ta reda på vem och varför
Vilken typ av information ska du försöka samla? Det beror till stor del på dina mål. Men två delar av informationen borde du definitivt få oavsett vad som är 1.) vilka deltagare är och 2.) varför de kom. Detta innebär åtminstone att få lite grundläggande bakgrundsinformation som en jobbtitel och sedan ta reda på exakt varför varje person bestämde sig för att delta i första hand.
Använd din favoritundersöknings programvara
För att faktiskt samla in denna information föreslår Leary att använda ett antal undersökningsprogram som arbetar med din CRM. Till exempel kan Salesforce integrera med flera återkopplingsprogram inklusive GetFeedback, SurveyMonkey och QuestionPro.
Om du använder ett program som automatiskt ansluter till din CRM, kommer det att hindra dig från att manuellt ange alla data som du samlar in senare. Beroende på storleken på din händelse kan det visa sig vara en stor tidsbesparare.
Använd mobil teknik
Leary säger en växande trend de senaste åren vid flera händelser han deltog i har haft att folk svarar på återkopplingsfrågor under en händelse med hjälp av sina mobila enheter. Eftersom de flesta bär bärbara telefoner överallt, är det här ett sätt att göra processen enklare för deltagare, observerar han.
Ge människor alternativ
Du kan också erbjuda några ytterligare alternativ så att människor kan välja den metod som är mest lämplig för dem. Leary säger till exempel att vissa händelser använder textmeddelanden medan andra även har dedikerade mobilappar. Genom att erbjuda olika alternativ kan du öka antalet svar du får från människor. Detta ger dig den bästa chansen för korrekt återkoppling på ditt evenemang.
Spåra deltagare Aktivitet
Men du kan också få information från människor utan att faktiskt fråga dem något. En populär metod för evenemangsarrangörer att samla information är att använda märken som deltagare kan skanna när de deltar i olika sessioner eller segment av händelsen.
Om din händelse exempelvis innehåller högtalare om olika ämnen kan du lära dig om deltagarna genom att se vilka talesessioner de deltog i. Om du t.ex. vill komma i kontakt med personer som arbetar för e-handelsföretag, kan du till exempel skapa ett segment för personer som deltog i sessioner relaterade till den branschen.
Övervaka sociala medier
Ett annat användbart verktyg för övervakning av feedback och lärande om deltagare är sociala medier. Händelser betecknar ofta hashtags som människor kan använda för att dela feedback och ansluta till andra. Genom att gå igenom inläggen under ditt evenemangs hashtag lär du dig vad folk tänkte på händelsen. Men du lär dig också grundläggande detaljer som kan hjälpa dig att komma i kontakt med dem i framtiden.
Lägg till information till kontaktrekord
Efter händelsen, se till att informationen du har samlat på varje deltagare är fullständigt uppdaterad i din CRM. Du bör ha kontaktuppgifter tillsammans med all feedback du har samlat. Ta de detaljer som du har samlat in och separera varje deltagare i de segment som du utsåg före händelsen.
Följ upp kort efter
Du kan också fortsätta att samla information från personer strax efter händelsen. Till exempel, skicka en snabb anteckning via e-post tacka dem för att delta. Om du skulle vilja fråga dem om de skulle svara på några efterföljande frågor. Dessa kan vara fler frågor om sig själva. Eller du kan fråga hur de tyckte om händelsen eller vad de skulle förändras. Den här feedbacken hjälper dig att förbättra de händelser du planerar i framtiden.
Bestäm hur du ansluter till personer som flyttar framåt
Med hjälp av de olika segmenten i vilka du har separerat dina deltagare kan du nu bestämma hur du ansluter vidare med varje grupp framåt. Till exempel, skicka information till personer baserat på deras intressen eller branscher. Dessa segment kan vara baserade på information som dina deltagare gav dig innan de någonsin visas på din händelse. Men de kan också vara baserade på de sessioner de deltog i och den feedback de erbjöd under evenemanget. Om du försöker identifiera personer som arbetar i tillverkning, kan du till exempel göra det baserat på informationen du har samlat in. Detsamma gäller för något annat segment eller nisch som du kanske vill ansluta till.
Gör meningsfulla anslutningar
Slutligen kom ihåg att inte lita på automatisering för alla dina samspel med kunder, kunder och andra kontakter. Namnen på din lista är inte bara en del av ett marknadsförings segment men riktiga människor. Behandla dem i enlighet med detta. Kom ihåg att automatisering kan göra det lättare att nå ut till ett stort antal människor samtidigt. Men det finns vissa människor du borde nå ut på på en personlig nivå. I en telefonintervju med småföretagstendenser förklarar Ferrara:
"Du måste lägga till realt värde i samtalet. Om du bygger autentiska konversationer och betalar det framåt med tiden, kommer den personen att börja se dig som en betrodd rådgivare och då kommer de mer sannolikt att inte bara komma tillbaka utan också för att få vänner. "
Eventfoto via Shutterstock
4 kommentarer ▼
