I någon organisation behöver ledarskap ibland göra företagsövergripande meddelanden av flera skäl. Dessa kan vara allt från goda nyheter om anställdas och företags prestationer till mindre välkomna uppdateringar relaterade till policyändringar, nedskärningar och till och med uppsägningar. När nyheter behöver delas ska organisationsmeddelandena ta rätt ton och dela all nödvändig information i några korta avsnitt.
$config[code] not foundFormatera meddelandet
De flesta organisationsmeddelanden görs i memoformat. Överst på sidan bör det finnas en rubrik som innehåller en "Till" -linje (dvs. alla anställda, en specifik avdelning, etc.); en "Från" linje; datumet; och en ämnesrad. Dessa linjer ska anpassas till vänster marginal.
Meddelandet bör sedan följa formatet för deklaration, diskussion och sammanfattning. Börja med en deklaration av ämnet i meddelandet, eller varför du skriver. Följ med mer förklaring och detalj, och avsluta med en sammanfattning som upprepar meddelandet och nästa steg. Tonen ska vara professionell och direkt för att säkerställa att medarbetarna förstår att nyheterna delas.
Var tydlig, kortfattad och specifik
Den viktigaste aspekten av ett organisationsmeddelande är att det tjänar ett direkt syfte. Med andra ord bör publiken veta exakt vad meddelandet gäller och varför det är viktigt. Var specifik i ämnesraden för meddelandet; till exempel, "Välkommen till John Smith", snarare än "Nyanställd välkomst" eller "Minnesdagen semesterplan" snarare än "Holiday Observance".
I meddelandets kropp börjar du med en kort förklaring av varför du gör meddelandet och delar sedan detaljerna. Om du till exempel skickar ett meddelande om kostnadsbesparing kan du börja med en kort paragraf med anmärkningar till bältesspänningen och hur du har nått dessa slutsatser. I nästa stycke beskrivs de kostnadsbesparande åtgärderna som kommer att påverka anställda, till exempel att minska icke-resande resan eller gratis lunch på fredagar. Vid slutet av sidan, var noga med att rikta anställda till var de kan ställa frågor eller lära sig mer information om meddelandet.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingBara fakta
Organisationsmeddelanden är just det: meddelanden. Därför bör de förbli objektiva, utan spekulation eller mening. Håll dig vid fakta och information som är relevant för vad som sägs. Ett bra sätt att göra detta är att använda ett inverterat triangel eller journalistiskt sätt att göra meddelandet. Öppna med den viktigaste informationen i första stycket, adressera vem, vad, var, var, när och varför av tillkännagivandet. Om du till exempel välkomnar en ny medarbetare, meddela medarbetarens namn, hans avdelning, var han ska arbeta och bjuda in anställda att välkomna honom. Om du har en välkommen lunch eller annan händelse, ta med information om den händelsen i första stycket. I följande avsnitt erbjuds mer information om den nya medarbetaren, inklusive utbildning och erfarenhet. Avsluta med en upprepa av välkommen och direktanställda till var de kan få reda på mer information om de har ytterligare frågor eller måste svara på en inbjudan.
