Vad är en sekreterares funktioner som assistent till en chef?

Innehållsförteckning:

Anonim

Sekreterarfunktioner kan innefatta olika administrativa uppgifter såsom telefonsvarare, skrivning, arkivering, öppnande av mail och att få kaffe. En sekreterare som fungerar som assistent till en chef har liknande funktioner. Denna slags sekreterare rapporterar emellertid direkt till chefen (i motsats till alla andra i företaget) och hjälper chefen på olika sätt att göra sitt jobb enklare och hålla kontoret ordentligt.

$config[code] not found

Kommunikationsfunktioner

Som chefs sekreterare är du ofta den första kontakten för dem som försöker nå din chef både inom och utanför företaget. Till skillnad från en receptionist eller generalsekreterare som svarar telefonen för hela personalen, kan du vara ansvarig för att svara på inkommande samtal till din chef. Du måste skärpa samtal för att avgöra om du kan hjälpa den som ringer eller om din chef är tillgänglig för att ta samtalet. Att hjälpa chefen inkluderar hälsning besökare som kommer in i chefen på ditt kontor och styra dem enligt din chefs instruktioner. Sekreterarfunktioner för din chef kan också innefatta anslutning till andra yrkesverksamma på hennes vägnar via skriftlig korrespondens, ringa samtal och skicka e-post.

Organisationsfunktioner

Chefer förväntar sig att deras sekreterare organiseras. Du kommer att ansvara för att kontorsfiler hålls ordentligt och alla konfidentiella dokument placeras i ett säkert område. Du kanske måste sortera genom inkommande mail för att bestämma vad som ges till din chef, arkiverad eller kasserad. Att hjälpa chefen inkluderar ofta att hålla sitt schema. Han kommer att förvänta dig att hålla reda på hans möten, planera möten och göra sina researrangemang vid behov. Ytterligare funktioner kan innefatta inrättande av konferenssamtal och deltagande i möten samt att ge dagordningen och ta minuter.

Dagens video

Bragt till dig av Sapling Brought to you by Sapling

Chefsfunktioner

Även om du är chefs sekreterare kan vissa av dina ansvarsområden innefatta hantering. Att hjälpa chefen kan ibland innebära att du själv fungerar som chef. Din chef kan ge dig uppgiften att övervaka vissa projekt som att hantera en databas eller skapa och uppdatera rapporter. Om det finns andra kontorspersonal på kontoret, kan du vara ansvarig för att hantera dem och tilldela sina dagliga uppgifter. De kan rapportera direkt till dig i stället för din chef, och du kan fungera som sin närmaste handledare. Du kan också bli uppmanad att utbilda andra anställda och till och med instruera din handledare på sådana frågor som att lära dem hur man använder kontorsmaskiner eller använder mjukvarupaket.