16 sätt som en virtuell telefonservice kan hjälpa ditt företag

Innehållsförteckning:

Anonim

När du startar ditt lilla företag är det osannolikt att du tänkte hårt om att konfigurera ett telefonsystem, om du tänkte på det alls.

Du är inte ensam i detta: ur de 25 plusa startlistorna tittade vi på nätet medan du forskat på den här artikeln, bara ett listat telefonsystem och det var ganska långt ner när det gäller prioritering.

Detta är inte hemskt överraskande. Mer än tre fjärdedelar av småföretag som startade 2013 hade fyra eller färre människor. Med ett så litet lag, är det bara meningsfullt att använda enskilda mobiltelefoner.

$config[code] not found

Men eftersom dessa företag växer, både när det gäller anställda och kunder, blir behovet av ett mer sofistikerat, men ändå överkomligt telefonsystem uppenbart. När allt kommer omkring skulle du hata att sakna ett enda samtal, eller hur?

Och det är där det virtuella telefonsystemet går in i bilden.

Vad är en Virtual Phone Service?

I årtionden har telefonsystem för företag erbjudit mer än en telefon på varje skrivbord. Från telefonsamtal för att ringa routing, vidarekoppling och konferenssamtal har moderna telefonsystem förändrat hur företag kommunicerar med sina kunder, partners och inom sina egna väggar.

För många småföretag var priset för ett internt telefonsystem dock otillåtet. Förutom själva utrustningen (inklusive telefoner) var kostnaden för hantering, felsökning och underhåll av ett system högt.

I slutet av 1990-talet presenterade en ny lösning sig själva: virtuella telefontjänster. På samma sätt som de onlineapplikationer som du använder i molnet, möjliggjorde dessa tjänster småföretag att få fler funktioner för mindre pengar genom att ta emot alla kostnader för hårdvara, hantering och underhåll och sprida dem över ett antal företag. Dessutom kan företag som använder virtuella telefontjänster använda sina befintliga telefonapparater, oavsett om de är anslutna till väggen eller mobilen.

Resultatet? Småföretag hade nu tillgång till robusta telefonitjänster till ett mycket lägre pris.

16 sätt som en virtuell telefonservice kan hjälpa ditt företag

Sedan de introducerades har virtuella telefontjänster kontinuerligt vuxit sina tjänster. För att hjälpa dig att ta reda på vad som finns tillgängligt, kolla in de vanligaste, liksom några ovanliga funktioner nedan.

Vanliga funktioner hos en virtuell telefonservice

Här är ett urval av de vanligaste funktionerna som erbjuds av virtuella telefontjänster:

  1. Telefonnummer - Annonsera ett huvudnummer eller skapa så många lokala direktnummer och fåfänga 800 nummer som du behöver (varning: fler siffror kan betyda en högre kostnad). Du kan typiskt ange det uppringnings-ID du vill använda så att den person du ringer kommer att se ditt företags namn.
  2. Virtuella receptionister och självbetjänade menyer - Greet callers med en professionell hälsning och skicka dem på väg eller erbjuda en meny med alternativ, inklusive en utökad katalog samt plats och öppettider.
  3. Håll musik - Du kan även välja din egen!
  4. Samtalsdirigering - Hjälp din ringer att nå rätt person med automatiseringsregler som du kan ändra på flygningen. Bestäm vem som får samtalet med funktioner som gruppköer och samtidig ringning och få dina samtal på vägen med "follow-me" -funktioner som vidarebefordrar alla samtal till din mobila enhet. Du kan även ställa in skärmregler så viktiga samtal skickas till dig medan mindre viktiga samtal skickas till röstbrevlåda.
  5. Andra telefonfunktioner - De flesta virtuella telefontjänster erbjuder samtalsöverföring, samtalsparkering, nummerpresentation, samtal väntar och stör inte. Några till och med tillkännager den som ringer (det vill säga de ber den som ringer för att säga sitt namn, spela in det och sedan spela det för dig innan du accepterar samtalet) och samtalsblockering.
  6. Klicka för att ringa - Låt dina kunder ringa dig genom att klicka på en webbplatsknapp.
  7. Konferenssamtal - Det är som en online fest där du får jobb.
  8. fax - Ta emot fax och få dem levererade via e-post.
  9. Voicemail - Tänk större än den enkla förmågan att ta emot en röstbrevlåda. Många virtuella telefontjänster skickar en inspelning av dina röstmeddelanden till din e-postadress där du kan spela dem direkt.
  10. Kontostyrning - Ändra, hantera och övervaka ditt telefonsystem med en lättanvänd online kontrollpanel. Inga komplexa system att hantera och ingen maskinvara att hantera.

Mindre vanliga funktioner hos en virtuell telefonservice

  1. Levande ledsagare - Ingenting är bättre än att ha en levande person svara på din företags telefon. Vissa virtuella telefontjänster gör det möjligt för dig att erbjuda den erfarenheten utan att behöva anställa en receptionist.
  2. Voicemail transkriptioner - Att ha en inspelning av varje röstbrevlåda som skickas till dig via e-post är bra men du kan inte lyssna på en under ett möte. Det är då en transkrimerad röstbrevlåda, ditt meddelande i text, verkligen kommer till nytta.
  3. Ring flip - Behöver du lämna kontoret när du är mitt i ett samtal? Samtalsvipp gör att du kan överföra samtalet till din mobila enhet så att du kan fortsätta prata när du är på farten.
  4. Web- och videokonferenser - Vissa virtuella telefontjänster erbjuder möjligheten att vara värd för webb- och videokonferenser efter behov.
  5. Integration - Genom att integrera din virtuella telefonservice med ofta använda program kan du skapa effektiva processer. Med RingCentral kan du till exempel skicka inkommande fax till specifika Box-mappar och aktivera "klicka-till-samtal" från Zendesks kundservicelösning.
  6. Ring inspelning - Om du behöver spela in ett samtal, för juridiska eller utbildningsändamål, erbjuder vissa virtuella telefontjänster den funktionen.

Voice-Over-IP-beslutet (VOIP)

Virtuella telefontjänster kan erbjudas på ett av två sätt:

  1. Traditionell telefontjänst som använder en PBX (privat filialväxel) som använder samma linjer som ditt hem och mobiltelefoner använder; eller
  2. VOIP, en metod som ringer dina samtal över Internet.

Även om VOIP ofta är billigare är det två viktiga fakta att tänka på innan du väljer en virtuell telefontjänst som använder den här metoden:

  1. Pålitlighet - VOIP kräver en stadig och stark Internetanslutning. Om det inte är tillgängligt tittar du på skräpade och tappade samtal.
  2. Akuttjänster - Nödtjänster är helt integrerade med traditionella telefontjänster som använder en telefonväxel men inte med VOIP-tjänster. Det betyder att tjänster som 911 inte kan spåra VOIP-samtal, en allvarlig begränsning om du någonsin står i trubbel. Medan denna fråga behandlas är det fortfarande en riktig oro.

Lista över virtuella telefontjänster

För att hjälpa dig att hitta en virtuell telefontjänst som passar dina krav och budget har vi sammanställt listan nedan för att komma igång.

Obs! Egenskaper och priser varierar mycket mellan tjänster, så var noga med att göra din forskning.

  • 8×8
  • Access
  • aircall
  • Alliance-telefoner
  • Amerikansk röstbrevlåda
  • Broadvoice
  • eVoice
  • Freedom800
  • FreedomVoice
  • gräshoppa
  • Haloo
  • Jive
  • Kall8
  • Linje 2
  • MightyCall
  • Nextiva
  • En låda
  • Onsip
  • Ooma
  • com
  • phonebooth
  • Ringcentral
  • Sonetel
  • co
  • Tackla
  • Talkroute
  • Telzio
  • UniTel Voice
  • VirtualPBX
  • VoiceNation
  • VoiceShot
  • VOIPstudio
  • Vonage
  • Vonjour
  • WorkEasy
  • Zaplee

Slutsats

Vid en tidpunkt kommer många småföretagare att överväga en virtuell telefonservice.

Det är inte alltid storleken på verksamheten som driver sökandet efter en lösning, men bekvämligheten och "look-like-a-bigger-business" -förmågan som dessa lösningar ger.

Innan du börjar titta, bekanta dig med funktionerna ovan och använd sedan listan med virtuella telefontjänster för att få din sökning på gång.

Affärskvinna på telefonfoto via Shutterstock

3 kommentarer ▼