Om du föredrar en ledningsposition som låter dig hålla kontakten med alla delar av ett företag, överväga ett jobb som kontorschef. När du arbetar som kontorschef kan dina uppgifter ha mindre inverkan på företagets produktivitet jämfört med specialiserade anställda, men vad du gör är lika viktigt för att verksamheten ska lyckas. En bra kontorschef är ett tecken på en välskött kontorsmiljö.
$config[code] not foundplikter
En kontorschef är en anställd som särskilt övervakar kontorsförvaltningen i allmänhet. Den här personen kanske inte fokuserar på uppgifter som är direkt relaterade till hur företaget gör sina pengar, men han arbetar bakom kulisserna för att hålla kontoret som en väloljad maskin. Gemensamma kontorshanteringstjänster omfattar beställning av leveranser, förhandlingar med leverantörer, hantering av småkassor och hantering av kontokonflikter. I vissa mindre företag betalar kontorschefen arbetare, leverantörer och anställer människor. Hans övergripande mål är att se till att anställda och andra chefer har vad de behöver för att fullfölja sina egna uppgifter framgångsrikt.
Organisation
Som kontorchef är organisatoriska färdigheter nyckeln. Kontorschefen måste till exempel organisera och hantera vissa filer löpande för andra chefer och anställda som referens. Hon måste också organisera och ta itu med frågor som står inför kontoret i brådskande ordning. Om en kontorschef är ansvarig för att anställa nya anställda, måste hon samla och organisera information om sökande - detsamma gäller för hantering av redovisningsuppgifter om det ingår i herjobbeskrivningen.
Förståelse och kommunikation
En bra kontorschef måste också ha en förståelse för att lyckas i denna position. Chefen måste förstå behoven hos kontorspersonal och hantera dessa behov effektivt. Han måste ha möjlighet att placera sig i andra anställdas skor för att lösa konflikter som uppstår. En bra kontorschef har förmågan att kommunicera effektivt med alla, från arbetstagare till toppledare och chefer på företaget.
Kostnadshantering
En annan viktig kvalitet hos en kontorschef är möjligheten att antingen behålla eller sänka kostnaderna för verksamheten. När du arbetar som kontorschef, måste den här personen noggrant övervaka utgifter, såsom kontorsmateriel och allmänna kostnader (hyra, verktyg, underhåll av utrustning och andra operativa behov). Med tanke på kostnaderna måste hon också se till att anställda har tillgång till resurser som uppfyller företagets kvalitets- och driftsstandarder.
