Att anställa en anställd är en av de viktigaste sakerna som en småföretagare kommer att göra, men få har erfarenhet av att göra det.
Nedan är en lista som hjälper dig att konsekvent få bättre resultat. Om du är ny för att anställa anställda, eller bara haft familjemedlemmar, börja här:
Hämta ett federalt ID-nummer
Innan du anställer en anställd kan du be en CPA eller en advokat att registrera dig hos IRS för dig. Men själv gör det ganska rakt framåt. IRS tillåter en onlineapplikation (klicka här för online IRS-ansökan). Det är en av de enklare saker som IRS har setup. Du måste känna till informationen om ditt företag, LLC eller partnerskap inklusive månaden och staten att den bildades.
$config[code] not foundDessutom måste minst en person ange sitt personnummer som ansvarig part.
Slutligen måste du veta hur din enhet är beskattad (t ex S-Corp.). Om du är osäker, kolla med din skattförädlare. Du kommer att få ett EIN-nummer (Arbetsgivarens identifikationsnummer) i brevform direkt efter att ansökan är klar. En pappersansökan är också tillgänglig om du föredrar (Form SS-4).
Tänk på ett separat kontrollkonto
Det finns två huvudorsaker som du vill göra innan du anställer en anställd. En är bedrägeribekämpning. Alltid kommer dina anställda att skaffa detta nummer, och begränsning av det belopp som finns i kontot begränsar potentiell skada. Bankbedrägeri, elektronik och kontrollbedrägeri växer. Kostnaden för ett separat konto är billig försäkring.
Den andra anledningen är att skilja din löneskatt. Att hålla dina löneavgifter nuvarande är den främsta sak du kan göra för att öka din chans att lyckas med affärer. IRS och staten spelar inte bra när de samlar in dessa skatter. Deras straff är konfiskerande, och de kommer att försöka samla dem från dig personligen. Det är lättast att skilja löneavgiften med varje löneavgift till ett separat konto.
Känn dina löne arkiveringskrav
Du kan se IRS-kraven i detalj här, men de flesta företagare faller i månadslön, kvartalsvisa filkategori. IRS samlar också in den federala arbetslöshetskatten (FUTA), som i allmänhet beror kvartalsvis och rapporteras årligen.
Slutligen måste W2-formulär ges till anställda senast den 31 januari det följande året och arkiveras hos Socialförsäkringsverket senast i februari. Det är en bra idé att förena informationen som du har skickat till IRS under hela året med W2-erna du skickar till SSA, eftersom IRS kommer att. De brukar inte komma omkring i ett år, så rädda dig själv den otäcka överraskningen.
Alla federala betalningar måste göras via elektroniska federala skattebetalningssystemet (EFTPS), och du måste registrera dig, så vänta inte tills betalningen förfaller. Staterna har i allmänhet sin egen inkomstskatt och arbetslöshetsskatt. Dessutom samlar vissa städer inkomstskatt. Se till att du kontrollerar alla dina statliga och lokala krav. Här är ett bra ställe att börja.
Allt detta låter lite överväldigande? Jag håller med. Därför lägger cirka 60 procent av småföretagare ut löneförädlingens behandling. Det är mycket billigare än att betala sena straff.
Arbetstagarens ersättning
Detta varierar med stat, men det är säkert att anta om du har befintliga anställda (inklusive familjemedlemmar) eller ska anställa en anställd, då behöver du arbetstagarens ersättning. Arbetstagarens ersättningssystem är inrättat för att betala sjukvårdskostnader och skador för anställda som skadas i arbetet. Återigen varierar det med staten, men om du inte bär arbetarens ersättning är du böter av staten, även om ingen har skadats. Här är en lista över varje statens webbplats för arbetstagarens ersättning.
Skapa ett nytt hyrpaket
Även om du bara kan anställa en eller två anställda om året, kommer du att sakna någonting när du har dokumenten på ett ställe.
För varje anställd måste du ha en IRS-blankett W-4 och en UCIS-blankett I-9. Alternativa artiklar som varierar med arbetsgivare inkluderar: Anställningsansökan (se nedan), Erbjudande brev (se nedan), Bakgrundskontrollutlösning (se nedan), Drogtestfrigörelse (se nedan), Anställdshandbok Bekräftelse, Förmåner Inskrivningsformulär (t.ex. försäkring, 401k), Direkt depositionstillståndsformulär, avtal om företagsutrustning.
Har ditt företag redan anställda? Då vill du kolla in följande tips:
När att hyra
De flesta småföretagare som jag har behandlat anställer inte en anställd med en plan.
Precis som om du har en marknadsplan eller en finansiell plan, ska en företagsägare ha minst en grundläggande anställning eller personalplan. Börja med ett grundläggande organisationsschema för ditt befintliga lag (även om det bara är fyra personer). Identifiera var du kommer att behöva lägga till personer under de närmaste två åren baserat på din övergripande affärsplan och lägg till dessa i ditt organisationsschema som "väntar". Länka dessa väntande anställningar till en utlösare, till exempel antal kunder eller intäkter dollar. Detta gör beslutet rationellt i motsats till bara reaktionära till tillfälliga händelser.
Vem att hyra
Jag är en stor förespråkare för boken "Vem" av Geoff Smart och Randy Street. Innan du funderar på att anställa en anställd måste du faktiskt bestämma vem du behöver.
Smart och Street föreslår att man skriver ett scorecard för positionen, som beskriver arbetstagarens uppdrag, deras resultat och de färdigheter som krävs för att uppnå. Detta är ett kritiskt steg som inte bör överföras. Att anställa den felaktiga personen är värre än att inte hyra alls. Smart och Street beskriver också en utmärkt intervjuprocess som ger dig konsekvent bättre resultat.
Jobbansökan
Använd en applikation för alla. Det inkluderar nuvarande anställda som kan vara tillämpliga också. Konsekvent dokumentation kommer att hålla dig orolig för diskrimineringsärenden.
Idealt kommer applikationen att innehålla utgåvor för att göra bakgrundssökningar, men tredje partskontrollföretag kräver ofta egna formulär. Det finns några frågor du inte kan fråga, så det är bäst att använda ett formulär som har granskats av någon med HR-erfarenhet i ditt tillstånd. Klicka här för provformulär. Om din bransch eller situation är ovanlig, komplicerad, eller om du vill ha extra försäkring, kontakta en lokal advokat.
Bakgrundskontroller
Småföretag gör i allmänhet inte bakgrundskontroller på sina anställda om de inte måste, som ett transportföretag. Bakgrundskontroller är dock billiga försäkringar.
Vi hade en dömd felon ansöka och acceptera ett jobb i väntan på bakgrundskontroll. Hon slutade innan resultaten kom tillbaka. Jag hade ingen aning om vad som gick igenom hennes huvud, men det räddade oss mycket smärta.
Det är inte en dålig idé att göra det till din policy att göra bakgrundskontroller med jämna mellanrum, som årligen för alla anställda.
referenser
Om du ber dem om ansökan när du anställer en anställd, kolla dem. Många ägare antar att en sökande inte skulle lägga ner en dålig referens, och i allmänhet har de rätt. Men ibland gör de det och du kan bekräfta om de har de färdigheter du identifierade i Scorecard-utvecklingen.
Referenser kan också avslöja saker som inte hämtats i kandidatintervjuet.
Drogtestning
Många ägare har en drogprovningspolitik för sökande och nuvarande anställda av säkerhetsskäl. Men det är inte en dålig politik att ha, i allmänhet.
Återigen är nyckeln att konsekvent tillämpa politiken. I allmänhet är det bäst att inkludera alla för att behålla diskrimineringskrav. Även om det kan tyckas uppenbart, måste du hålla fast vid din policy. Inga undantag!
Vissa företagsägare tycker inte om att ha politik och säger att "det här är ett litet företag, och politiken är inte nödvändig". Så småningom kommer du att lägga dig i en dålig situation. Att ha en policy gör beslutet enkelt.
Färdighetstestning
Du har identifierat de nödvändiga färdigheterna genom scorecarden. Du har intervjuat kandidaten och deras referenser. Det verkar som om sökanden har rätt saker.
Ta gissningen ut i ekvationen: testa de färdigheter du kan. Det finns många onlinekällor för att billigt kunna bedöma kandidatens färdigheter, från programvara till telefonkunskaper och kundservice. Om det är en teknisk skicklighet, överväga en tredjepartscertifiering. Många organisationer erbjuder sina medlemmar certifieringar (bokföring, administrativ assistent) eller kolla med din lokala yrkesskola.
Om du är inställd på en kandidat men saknar certifieringen, anställa dem för en provperiod för att ge dem tid att få det.
Erbjudande brev
Vanligtvis är det här en enkel sak, men kan spara huvudvärk på vägen. Ett korrekt erbjudandebrev bör referera till eller inkludera arbetsbeskrivning, startdatum, lönefrekvens, förmåner och deras anställningsstatus. Inkludera om en anställd anses "på vilja" om dessa lagar gäller i ditt land.
Det är inte nödvändigt att lista alla anställningsförmåner, snarare hänvisa till arbetstagarhandboken (och se till att de skriver ett separat bekräftelse som de har fått och läst). I allmänhet har de flesta småföretagare anställda som "vill" och har ingen garanterad anställningsperiod.
Kräv arbetstagaren att underteckna erbjudandebrevet positivt och acceptera villkoren i brevet. Slutligen, om du är osäker på vad som helst som du vill inkludera i erbjudandet, kontakta en lokal advokat som har erfarenhet av anställningsfrågor.
Kultur
Ofta förbises småföretagare om en kandidat passar ditt företags kultur.
Jag har sett många anställda som matchade alla nödvändiga färdigheter och erfarenheter på ett scorecard som inte fungerade eftersom de inte kunde arbeta med det befintliga laget. Ett av de bästa verktygen jag hittat är Kolbe Index. Detta mäter en persons Conative Thinking (dvs din tarmreaktion).
Personligen har jag funnit det ovärderligt att avgöra om någon är lämpad för en position och att hjälpa alla att kommunicera och samarbeta bättre. Ta utvärderingen själv och se om den inte avslöjar något intressant.
Ny Hyra Rapportering
Alla arbetsgivare är skyldiga att anmäla nya anställningar till sitt land senast 20 dagar från att anställa en anställd.
Valfri rapportering inkluderar Social Security Number Validering med Social Security Administration. I allmänhet, om SSA inte kan matcha socialförsäkringsnumret till namnet, skickar de dig ett brev som ber dig att verifiera. Det finns ingen straff för arbetsgivaren för detta. Det är bara ett krångel.
Ett annat valfritt program är att verifiera informationen som samlats in på blankett I-9 elektroniskt med amerikanska kunder och invandrare. Detta program, kallat e-Verify, är frivilligt från och med 2015.
Anställa foto via Shutterstock
4 kommentarer ▼
