Redaktörens anmärkning: Vi är mycket glada att ta med dig denna gästkolumn från gästförfattaren Dan Hoffman. Jag hade nöjet tidigare i år med att hosta Dan Hoffman på mitt radioprogram, och showen fick mycket intresse. Dan förklarar fördelarna med VoIP och när det är meningsfullt för ditt företag.
$config[code] not foundAv Dan Hoffman
VoIP, som är kort för Voice over Internet Protocol, är en teknik som översätter tal till små datapaket, skickar dessa paket över bredbandsdataanslutningar snarare än traditionella telefonlinjer och översätter dem tillbaka till röst när de når sin destination. Radicati-koncernen förutspådde nyligen att 74 procent av alla telefonlinjer kommer att använda VoIP under de närmaste tre åren. För företagare som tar språnget till VoIP från traditionella telefonsystemtjänster, kan förmågan att skicka rösttrafik över datanät översättas till stora fördelar.
Vad är så bra om VoIP?
Många företagsägare jämställer VoIP med kostnadsbesparingar, till stor del på grund av utbredda reklamkampanjer som utnyttjar konsumentens VoIP-erbjudanden. Men billigare samtal är bara en liten del av historien för affärsmarknaden, vilket kräver ganska olika telefonsystemfunktioner. För affärsmarknaden kan de investeringar och tekniska resurser som krävs för att installera och hantera ett IP-baserat telefonsystem kunna vara betydande och kostsamma, beroende på utplacering. Fullständigt förstå effekterna av VoIP utöver månatliga fjärrbesparingar kräver en omfattande bedömning av fördelar, kostnader och val som är kopplade till VoIP.
Förutom den inledande investeringen är många små och medelstora företag ovilliga att distribuera VoIP-telefonsystem eftersom de har begränsade interna tekniska resurser och expertis och saknar tillgång till de omfattande IT-personal som de större företagen har haft. Dessutom kan små och medelstora företag ofta inte riskera tillförlitlighet och kvalitetsproblem som plågar konsumentens VoIP-telefontjänst som levereras via det offentliga Internet.
Ändå är många företag överens om att VoIP-fördelarna väsentligt uppväger kostnaderna. Med VoIP kan du enkelt omkonfigurera ditt telefonsystem på en dator utan att anlita en utomstående tekniker för att manuellt omprogrammera telefonsystemet och ta emot anställda flyttar, lägger till eller ändras. Att lägga till nya anställda och flytta arbetsstationer blir en enkel och kostnadseffektiv process, vilket skapar en skonsam och mer strömlinjeformad organisation.
Fjärrarbetare, telecommuters och resechefer uppskattar också VoIP: s avlägsna användningsförmåga. Oavsett om de är hemma eller i en flygplats kan arbetstagare på platsen använda virtuella tillägg för att ansluta till kontors telefonsystemet från någon avlägsen plats med bredbandsanslutning till Internet. Fjärr- och resande arbetstagare kan också använda en IP-aktiverad telefon eller softphone (speciell programvara installerad på en bärbar dator eller dator för att det ska fungera som en telefon) för att ringa och ta emot samtal som om de arbetade på deras skrivbord.
"Precis som en dator kan jag plugga och spela upp telefoner både inom och utanför kontoret och utföra rörelser, lägger till och ändras utan att det behövs någon tjänst," säger Jeff Edelstein, vice-president för informationsteknologi på Lazare Kaplan, en främsta diamantskärning företag. Edelstein bytte till ett IP-baserat telefonsystem när hans företag flyttade sitt huvudkontor i New York City.
VoIP möjliggör också sömlös anslutning mellan ett företags flera kontor genom en enda receptionist, auto-ledsagare och röstbrevlåda. Företag med flera kontor kan också använda internt fyrsiffrigt samtal mellan platser. Till exempel har Lazare Kaplan kontor runt om i världen - på platser som Israel, Japan, Belgien och Afrika - och med hjälp av ett VoIP-telefonsystem undviker anställda dyra internationella avgifter. Dessa funktioner hjälper företag att få en sammanhängande närvaro till både externa och interna komponenter.
Ytterligare fördelar med IP-telefonsystem är konsoliderade röst- och datanätverk. Medan analoga telefonsystem kräver separat röst- och datainfrastruktur möjliggör VoIP ett enda konvergerat nätverk för att köra båda typer av applikationer som sänker bandbreddskostnaderna för organisationer.
Vad är mina VoIP-alternativ?
VoIP-företagsklass kommer främst i två smaker: lokalt baserade och outsourcade. Som ett traditionellt PBX- eller nyckelsystem finns ett lokalsbaserat IP-telefonsystem på kundens webbplats. I den här konfigurationen är kunderna vanligtvis ansvariga för inköp, installation och underhåll av all nödvändig utrustning och förhandling av lokala, långdistans-, konferens- och Internet-tjänstekontrakt från flera tjänsteleverantörer.
Däremot har kunden, med en outsourcad modell, ingen annan fysisk hårdvara på plats än telefonerna på varje skrivbord och en hanterad router. En enda leverantör tillhandahåller service via en gemensam hyresgäst, värd PBX över privata IP-anslutningar, som vanligtvis är T-1 eller DSL-linjer. Outsourced-leverantörer erbjuder vanligtvis all inclusive-tjänster till en fast månadsavgift, vilket ger ringtone, lokal, långväga och internationell service, konferens, underhåll och support och tillgång till Internet.
Outsourced IP-telefonsystemlösningar ökar popularitet bland småföretag, särskilt de som saknar internt personal och interna resurser som behövs för att driva ett sådant komplext system på egen hand. Den förväntade efterfrågan på outsourcade VoIP-telefonsystem är så stark att rådgivningsföretaget InfoTech Research Group, som koncentrerar sig på IT-behov hos medelstora organisationer, förutspår att 48 procent av små och medelstora företag kommer att använda en värdlösning till 2010 Eftersom en tredje part levererar installation, uppgradering, underhåll och support, är värdefull intern personal fri att fokusera på viktigare strategiska frågor - som att öka verksamheten.
Företag som överväger outsourcade VoIP-lösningar kan också fungera i samverkan med IT-konsulter eller systemintegratörer som förstår deras nätverks- och dataanalys. I dessa fall är det viktigt att konsulten eller integratören arbetar nära med VoIP-tjänsteleverantören så att eventuella problem som uppkommer vid integrationen hanteras omedelbart. "Vi rekommenderar M5s Outsourced IP Phone System till många av våra kunder som letar efter ett nytt telefonsystem", säger Jayesh Punater, VD, Grundare och VD för Gravitas Technology, ett IT-serviceföretag specialiserat på hedgefonder och private equity-marknader. "Outsourcing informationsteknik och kommunikation gör det möjligt för företagen att fokusera på att växa sina företag och möta behoven hos sina kunder istället för att spendera värdefulla dollar som upprätthåller telefonutrustning." Är du redo för VoIP?
VoIP-telefonsystem ger ökad flexibilitet och produktivitetsförbättrande möjligheter som tidigare uppnåtts av Fortune 500-företag. Nu tillgänglig för en bredare publik, kan tekniken göra små och medelstora företag lika tillförlitliga, tillgängliga och serviceorienterade som deras större företags motsvarigheter. Om det fortfarande är oklart om ditt företag är redo för VoIP, kan svaret på följande frågor underlätta ditt beslut: När du är redo att presentera ditt företag för VoIP, se till att du arbetar med en kompetent och pålitlig tjänsteleverantör du litar på. Möt alla nyckelaktörer i organisationen och tala med befintliga kunder med krav som liknar din. Och om du inte har de egna resurserna, kontakta en kvalificerad tredje part för att utvärdera tekniken innan du väljer ditt val. Om författaren: Dan Hoffman är VD och koncernchef för Manhattan-baserade M5 Networks (www.m5net.com). Bolaget erbjuder idag sitt Outsourced IP Phone System till över 450 små och medelstora företag i New York storstadsområde. Dan kan nås på email protected
