Minnesliga händelser händer inte bara. Att organisera och hålla en händelse tar planering. Oavsett om det är en konferens, ett seminarium eller en kunduppskattningsdag, och om du har tre veckor att planera eller ett helt år, är din händelse framgång i detaljerna. Vi har samlat in 42 tips för små och medelstora evenemangsplanering från experterna, inklusive några av arrangörerna av den årliga Small Business Influencer Awards.
$config[code] not foundSmall Business Event Planning: Vad gör du först
1. Beslut om din målgrupp innan något annat. Det första steget - innan du gör någonting annat - borde vara att tydligt definiera vem din målgrupp är. Härav kommer alla andra beslut att falla på plats i form av format, innehåll, priser, plats etc. Det här strukturerade tillvägagångssättet kommer också att hjälpa dig att fokusera på att uppnå specifika mål och inte tillåta att räckvidden blir för bred eller vattnas ner.
2. Gör en lista med detaljer - allt inklusive belysning och kollektivtrafik, till innehåll och förfriskningar. När du bestämmer dig för att ha ett evenemang är allt viktigt. Från programinnehåll och belysning till transport och parkering - allt räknas. Och din publik kommer att tillskriva allt för dig och … ditt varumärke. Att göra en lista kommer att se till att du inte förbiser saker.
3. Ha ett tydligt affärsändamål för att hålla evenemanget. Innan du kan börja planera en lyckad händelse, var tydlig på varför du gör det i första hand, för varje beslut efter det borde stödja ditt huvudmål. Är det ledande generationen? Är det att skapa medvetenhet om ditt företag eller en viss produkt? Är det att utveckla kundlojalitet? Eller vill du bara tjäna pengar (vilket är okej)? Och se till att laget är medveten om syftet, så att du inte har "scope creep."
4. Se upp för andra branschhändelser när du planerar. Kolla kalenderen. Se till att du inte planerar ditt evenemang på eller för nära semester eller populära semestertider. Det är lika viktigt att kolla på andra händelser som dina mål deltagare kan komma till.
5. Var flexibel med ändringar i storlek, plats och andra detaljer. När du kommer in i händelseplaneringsprocessen kan det hända att din händelse ändras i storlek, plats och på många andra sätt än vad du ursprungligen tänkte. Detta är naturligt och helt bra så länge du inte förlorar synen på anledningen till att du gör allt detta arbete i första hand. En viss flexibilitet är nödvändig.
6. Känn dina begränsningar. Vi vet alla att målet är att kasta ett bra liveevenemang. För det ändamålet måste vi också vara medvetna om vad vi kan eller inte kan realistiskt göra - vare sig det är budget … eller tidvis. Om du bestämmer dig för att kasta en levande händelse på en veckas tid, planera för en mer intim affär. Om det är en stor händelse, förbered dig flera månader framåt. Om budgeten är liten kan du behöva kompensera med kreativitet och mycket gör-det-själv-arbete.
7. Skapa SMART mål. Börja alltid med strategi. Precis som att bygga något företag börjar stora händelser med en stark, genomtänkt och mätbar strategi. Levande händelser är ett fantastiskt sätt att dela ditt varumärke, ansluta till din målmarknad, få feedback på din produkt (och mer!), Men du måste veta vad du försöker uppnå. Stick med SMART mål och redogöra för vad du syftar till. Se sedan till att du fortsätter i linje med att nå dessa mål.
$config[code] not found
Budget: Hur man betalar för din händelse
8. Utveckla en "finansieringsplan" för din händelse och uppskatta siffrorna. Vet hur du ska betala för evenemanget. De flesta evenemang finansieras av sponsring, biljettförsäljning, interna marknadsbudgetar - eller en kombination av alla tre. När du skapar din budget för evenemanget måste du uppskatta hur mycket pengar du realistiskt kan höja från varje område. Innan du bokar din plats eller skriver några kontrakt, är det en bra idé att börja signera sponsorer först eller att sälja förskottsbiljetter för att se till att det finns tillräckligt med intresse för din idé att finansiera den.
9. Skapa en kostnadsbudget - och spara pengar genom sponsorbidrag från "in-kind". Händelser tenderar att kosta mer än den genomsnittliga småföretagaren tycker - främst med avseende på platsen och mat och dryck. Kom ihåg att prissätta alla tillstånd och licenser du behöver också. (Här kan en evenemangsplanerare hjälpa dig att undvika huvudvärk.) Gör en omfattande lista över alla utgifter och markera områden där du tycker att sponsorer kan spela en roll för att erbjuda något "i natura". Ju mer du arbetar med andra märken och Partners för att vara värd för dina händelser, ju mer du kan spara.
10. Tänk på crowdfunding som ett nytt alternativ för att samla in pengar till ett evenemang. Om det här är första gången du kör händelser, använd crowdfunding plattformar för att underlätta risken. Genom att publicera dina händelser på dessa plattformar måste deltagare satsa på biljetter till evenemanget. Om det minsta antalet deltagare som krävs är inte uppfyllt sker inte händelsen.
Marknadsföring: Få människor att delta
11. Du behöver en detaljerad marknadsplan. Skapa en marknadsplan för evenemanget. Ju mer organiserad du är desto mer professionell blir ditt evenemang.
12. Var oförtröttlig i dina ansträngningar eller din händelse kommer att misslyckas. Om du inte vill vara på din händelse ensam … då marknadsföra, marknadsföra, marknadsföra, marknadsföra … och marknadsföra lite mer.
13. Definiera bra skäl för att människor ska dyka upp. Vad är dragen för deltagare? Du måste definiera vad du gör vid evenemanget som kommer att ta med de målmottagarna i dörren. För en konsumentprodukt kan det vara en fest med underhållning och produktdemos och freebies. För en affärsmiljö kan det vara pedagogiskt innehåll eller en spännande, välkänd experthögtalare. Vad som än är, förlora inte sambandet med varför du vill att den här speciella publiken clamoring ska komma in.
14. Skriv ut varför din målmarknad ska delta - anta inte att fördelarna är uppenbara. När du marknadsför en händelse, var noga med att berätta för din målgrupp vad de ska lära sig, vem de ska träffas och varför de borde vara där. Anta inte att dina vänner kommer att berätta för sina vänner. Om du använder högtalare, ge dem reklam kopia så att de kan marknadsföra evenemanget till deras publik.
15. Lär dig hur man pratar med media. Journalister är väldigt upptagna och alltid på deadline … de har inte tid att höra en försäljningslek. Låt dem veta att informationen finns och - för framtida berättelser - att du är expert på det området. Inkludera den informationen när du når ut.
16. Använd Twitter hashtags. Twitter är fantastiskt för att marknadsföra evenemang och för att skapa en känsla av online-community kring ett evenemang. Ställ in en unik hashtag tidigt. Sök Twitter först för att se till att den inte redan används. Sätt ishtaggen direkt på evenemangets hemsida, och om du använder Tweet-knappen för att dela på webbplatsen, arbeta hashtag direkt in i premade verbiage. När människor tweetar, främjar den händelsen automatiskt på Twitter.
$config[code] not found17. Använd online sociala före-evenemang för att främja huvudhändelsen. För att skapa intresse för ditt evenemang, försök hålla en Google Hangout eller en Twitter-chatt några veckor före huvudhändelsen. Bjud in några av dina högtalare att delta i den sociala sociala händelsen. Ge en förhandsgranskning av vad som kommer att hända vid huvudhändelsen, genom att diskutera vilka talare som ska täcka eller markera aktiviteterna. Det genererar förväntan.
18. Köp reklam på sociala medier. Att köpa reklam på sociala nätverk är ofta förbisedd av små händelser. Sociala annonseringsplattformar (Facebook, LinkedIn och Twitter framför allt) erbjuder djupinriktningsalternativ som kan bidra till att nå vår målgrupp i vårt geografiska läge. Den goda nyheten är att inga stora budgetar krävs och biljettförsäljningen kan enkelt mätas.
19. Använd YouTube för att marknadsföra ditt evenemang. YouTube är den andra sökmotorn över hela världen efter Google. Ladda upp videoklipp från våra tidigare händelser eller intervjuer med våra högtalare / artister är ett bra sätt att övertyga potentiella deltagare att klicka på köp. Video ger signifikanta visuella signaler, vilket på så sätt påverkar vår beslutsprocess. Med händelser känner vi alltid risken att inte veta vad som kommer att hända, videoen underlättar spänningen.
20. Skapa en fantastisk reklamfilm med låg budget. En liten kreativitet med några affischtavlor, ett royaltyfri musikklipp och en bra smartphone-videokamera skapar en rolig video för att hjälpa till att publicera vad som ska komma. Det här är ett bra videoexempel, det gjorde det bara på en budget, för att främja en liten affärshändelse.
21. Få lokala bloggare involverade. Var smart med bloggare. Att involvera lokala bloggare att delta i evenemanget är vanligtvis en bra strategi att få publiken före, under och efter evenemanget. Bloggare brukar räkna med en bred räckvidd och följer vanligtvis inte traditionella medieregler.
22. Utnyttja händelsesregistreringsplattformar som Meetup. Använd befintliga plattformar. Om detta är ditt första försök att köra ett evenemang och du saknar färdigheter för att marknadsföra det, kolla på Meetup.com. Förutom att erbjuda en svit för att hantera händelser på nätet, är Meetup en bra referens för relevant publik i ditt område. Det har också registrering och RSVP-hanteringsfunktioner som är särskilt praktiska om du är oerfaren.
23. Använd online registrering. Det enklare sättet att skrämma bort människor är genom att ha analog registrering (fax, bankutkast eller endast vid dörren). Erbjud onlineregistrering för att säkra så många deltagare så snart som möjligt, vilket kommer att hjälpa till att förutse siffror och släppa budget snart.
24. Få listade på webbplatser som catering till din grupp. När du väl vet vem du vill delta, är nästa steg att sätta dig själv framför dem. Det finns webbplatser som specialiserar sig på att notera händelser nationellt (t.ex. Meetup, Lanyrd) och lokalt så starta där och forskning som är mest lämpliga att få listas på.
25. Ge lokala partners incitament att marknadsföra dig. Pressmeddelanden som skickas till relevanta mediaaffärer hjälper till att generera nyhetsmoment och du kan titta på att få media (online och offline) involverade som partner. De får exponering vid ditt evenemang i gengäld för att publicera det. Om de inte vill engagera sig på den nivån, kontakta dem med tanken på att köra en tävling för sina läsare att vinna biljetter.
26. Gör det enkelt för dina högtalare att publicera till sina anhängare. Om du har några experter / talare att delta, uppmuntra dem att publicera sitt närvaro till sina sociala medier efterföljare / e-post abonnenter.
27. Ge incitament för tidig fågel. Early Bird-biljetter till billigare priser är ett bra sätt att få tidiga anmälningar genom att ge människor incitament att agera nu snarare än att vänta och glömma.
Team: Vem ska hjälpa till?
28. Delegerat ansvar. Oavsett storleken på ditt företag, försök alltid att delegera ansvar. Att ha en person som ansvarar för varje detalj fungerar oftast inte bra. När det är möjligt, låt folk ta kontroll över de områden de tycker mest om. Till exempel, låt foodie i ditt företag hantera catering detaljer. Ju mer någon har sitt ansvar, ju mer sannolikt kommer de att utföra dem med framgång.
29. Uppföljning - och följ upp igen. Incheckning tidigt och ofta. Även om ingen vill vara micromanaged, se till att anställda och säljare är på rätt väg med sina evenemangsuppgifter. Så länge människor vet att du förväntar dig uppdateringar från tid till annan, är de mindre benägna att bli frustrerade när du ringer eller skickar e-post till en.
30. Sponsorer är royalty - se till att de tycker om det. Om du har sponsorer - behandla dem som kungar. De finansierar ditt evenemang och gör det möjligt för dig att göra det (om det är din affärsmodell). Var väldigt tydlig före evenemanget vad de kommer att få som sponsorer.
31. Undersök alltid uppgången, för sponsorer. Om du tror att du kan få 100 deltagare, basera din sponsringskvot på en lägre uppskattning - speciellt om detta är din första händelse. Det är bättre att ge sponsorerna en trevlig överraskning än en besvikelse.
32. Fråga folk vad de tycker, och var redo för feedback bra eller dåligt. Be om kritik. Om du har gjort ett halvt anständigt jobb får du massor av kudos. Säg tack, men be om CRITIQUE och var redo för det.
33. Ta med en skicklig social media-grupp om ditt evenemang. Glöm inte ett socialt medielag. Medan det inte är nödvändigt för varje händelse eller bransch, fokuserar allt fler händelser på att utnyttja sin publiks virala kraft. Om din publik tweetingar Facebooking och tar bilder på Instagram - du borde göra detsamma och du behöver ett utbildat lag att utföra.
34. Leta efter säljare som tjänar din nisch och är villiga att engagera sig. De bästa leverantörerna du kan arbeta med är de som är bekanta med småföretagskulturen. Leta efter säljare som ofta arbetar med småföretag eller som skulle engagera sig på en större nivå än deras roll.
Händelsedag: Dra ut den
35. Ställ förväntningarna noggrant - leverera sedan. Se till att publiken har en stor (inte bra) erfarenhet; och att du ger dem vad de förväntade sig av att delta.
36. Attityd är smittsam. Dina gäster kommer till stor del att spela upp din attityd och dynamik under evenemanget. Led genom exempel och ha en bra tid.
37. Låt folkreaktionen vara din barometer. Läs publiken under evenemanget. Fråga folk hur de gör det. Om sakerna går bra, och om de inte är så vet du.
38. Fråga dig själv: Hur är detta relevant för deltagare? Se till att du erbjuder innehåll som är relevant för över 80% av publiken. Publiken måste gå med konkreta taktik för att förbättra sin verksamhet och karriär … och de måste känna högtalarens energi. Att prata om ditt företag och vad du gör - utan att erbjuda publiken vad de behöver - är slöseri med tid och pengar för alla.
39. Som ceremoniemästare eller högtalare - övning. Du vet ditt företag, men antar inte att du vet hur man sätter på en presentation. Öva din presentation, svara på frågor och hantera svåra och konfronterande medlemmar av publiken. Ju mer förberedda du är desto bättre.
$config[code] not found40. Titta ditt bästa. Titta på delen … vara bekväm men modig framåt. Även om du är revisor eller advokat, välj din mest distinkt kostym eller slips. Folk kommer ihåg hur bekväm du är i din egen hud.
Beredskapsplan: Vad ska man göra när saker går fel
41. Föreställ dig händelsen steg för steg och gör en lista med två kolumner: vad kan gå fel i en kolumn och din beredskapsplan i den andra. Var beredd på det oväntade. Kanske ljudsystemet misslyckas. Kanske kan din nybörjare prata. Kan du klara och fortsätta?
42. Var redo att låna ut en hand för att fylla några luckor. Även om planering framåt är en bra framgångsform, är det aldrig tillräckligt. Något oväntat kommer alltid upp. Således lönar det sig att lägga in lite extra armbågsfett för förmildrande omständigheter. Detta gäller cateringarrangemang, tryckkrav, gästboende, väderprognoser, underhållning och mer.
Ett stort tack till experterna som bidrar till de ovanstående småföretagens planerings tips:
- Matt Telfer, marknadschef för Heart Internet och blogger på Marketing Nerd Tips 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, VD, Doubet Consulting Tips 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, Event Planner och Ägare, L2 Event Production Tips 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, Internet Marketing och Affiliate Program Manager, Dag 2 Dag Utskrift Tips 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, VD, Chief Event Specialist, Liz King Events Tips 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, händelseindustrins högtalare och redaktör av Event Manager Blog Tips 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, tekniken Evangelist och redaktör för Small Biz Technology Tips 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, grundare och VD för småföretagstendenser Tips 16, 17, 20
Shutterstock: Plan, Budget, Tom, Bankett, Team, Skam
109 Kommentarer ▼
