Memorandum - kortfattat för memorandum - är nästan samma som bokstäver. En viktig skillnad mellan dem är att brev skickar information till personer utanför en organisation, medan noteringar generellt skrivs till människor på insidan. En annan skillnad mellan bokstäver och noteringar är formatet. Ett brev använder en hälsning ("Kära Fru") och en nära ("Med vänliga hälsningar"); ett memo gör det inte. Ett memo innehåller alltid en ämnesrad. Noteringar kan vara formella eller informella, beroende på vem som ska läsa dem.
$config[code] not foundPlanera innehåll
Ange de punkter du behöver göra i noteringen och skriv ner informationen som behövs för att stödja dessa punkter. Inkludera bakgrundsinformation som behövs för att ge ämnet ett sammanhang.
Beställ informationen. Om ämnet är komplext, obehagligt eller kontroversiellt, bör bakgrundssammanhanget troligen gå först. Annars börja med huvudidén.
Kontrollera att du inte har lämnat ut stöd eller huvudinformation.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingSamla upp stöddokument som du behöver för referens när du skriver ditt memo.
Formatera memo
Kontrollera om ditt företag har ett föredraget format för interoffice-memorum. Vissa företag har till och med förtryckta memorandum formulär. Använd det föredragna eller förtryckta formatet om ett är tillgängligt.
Ställ in marginalerna och lämna minst 1 1/2-tums utrymme både i toppen och botten och ett 1 tums utrymme på varje sida. Innehållet i notatet bör centreras på sidan; om notatet är mycket kort bör topp- och sidomarginalerna ökas.
Ställ in ordbehandlingsdokumentets stil i blockformat: vänsterjusterad, enkelavstånd, med ett mellanslag mellan stycken.
Skapa en rubrik
Skriv in rubrikkomponenter för att starta noteringen, en komponent per enkelriktad linje. Varje komponent ska följas av ett kolon. Till exempel: Datum: Till: Från: Ämne:
Fyll i ämnesinformationen med en titelstil. Det vill säga, orden i ämnet bör alla aktiveras förutom artiklar, prepositioner och samband med mindre än fyra bokstäver, såvida de inte startar eller avslutar titeln. Gör ämnet specifikt.
Fyll i "Datum", "Till" och "Från" rader, anpassa det första ordet med var och en med det första ordet i ämnesraden. Datumet ska skrivas med en stavad månad - 4 juli 2020, till exempel. Använd fullständiga namn för linjerna "Till" och "Från".
Skapa en rubrik på andra och efterföljande sidor om memo körs längre än en sida. Om anteckningen är till flera mottagare, använd en förkortad form av ämnesraden, singelutrymme och inkludera datumet, sedan ett enda utrymme igen och inkludera sidnumret. Om du till en person kan du använda ett alternativt formulär, som anger läsarens namn, sidnummer och datum på en rad, namnet är rätt inriktat, numret centrerat och datumet som är inriktat.
Skriv kroppen
Skriv en inledande paragraf om läsaren behöver det för sammanhang. Denna paragraf ger historia, anger det problem som ska behandlas i memo och / eller uppdaterar läsarens minne om tidigare meddelanden om ämnet.
Ange huvudidén av notatet. Detta blir öppningslinjen om du inte skrev en inledande paragraf. Här meddelar du en policy, lösning, beslut, rekommendation, hitta eller händelse. Om det inte fanns någon introduktion, ge kort sammanhang, till exempel "Som vi diskuterade …" eller "Eftersom cafeterian har upplevt långa linjer …"
Ge all information som behövs för att förklara, stödja eller helt förmedla den information som läsaren behöver för att förstå ämnet.
Avsluta
Ange noteringar längst ner, till exempel en "cc:" om du skickar en kopia av notatet till någon förutom den person som anges i rubriken.
Redigera anteckningen. Se till att stavning och grammatik är korrekta, idéer utvecklas och att läsaren förstår vad du behöver säga.
Skriv ut memo och starta det. Vissa organisationer vill ha initialerna skrivna bredvid linjen "Från" i rubriken. Andra vill ha initialerna längst ner. Kolla företagets policy.
Tips
Oavsett om du skriver ett memo till en överordnad eller en underordnad, till flera personer eller för att informera andra om kontroversiella eller ovälkomna ämnen, behåll tonen affärsmässig och formell. Håll noteringar kortfattade, tydliga och lätta att läsa.
Varning
När du skriver, kom ihåg att noteringar inte längre är tillfälliga kommunikationer som de en gång var. Innehållet som sannolikt kommer att dröja i obestämd tid, förvaras som en förteckning över företagets verksamhet och historia. Så skriv med permanens i åtanke.
