När en klient går in på ett kontor är receptionisten den första personen han kommer att träffas. Receptionister är länken mellan allmänheten och de företag de arbetar för, och därför borde de vara kunniga om alla kontorspolitiska åtgärder och förfaranden. De kanske inte kan svara på alla frågor som en kund har, men de borde alltid kunna styra kunden till någon som kan.
Greet Visitors
Receptionistens primära uppgift är att hälsa på besökare och rikta dem till lämpliga kontor eller administratörer. Receptionisten är ett offentligt ansikte hos alla företag, och bör vara vänlig, hjälpsam och kunnig om alla kontor och policyer. Dessa kan variera från ett kontor till ett annat. Till exempel behöver en sjukvårdspersonal veta hur man får försäkringsinformation från varje patient och hur man samlar sambeta vid behov. Även om de inte behöver svara på medicinska frågor borde de veta vem som ska rikta patienter till om de har problem. En receptionist i ett advokatbyrå bör inte erbjuda juridisk rådgivning, men hon måste veta vem på deras kontor har expertisen att arbeta med en klient och direkt rikta honom till den personen.
$config[code] not foundFörverkliga Office-policyer
I vissa fall är receptionister ansvariga för att tillämpa kontorets policy och förfaranden. Särskilda kontorspolicyn varierar från kontor till kontor, men de är vanligtvis utformade för att skydda arbetstagarnas och kundernas säkerhet och säkerhet på kontoret. Kontorspolitiken kan innefatta förbud mot rökning, alkoholhaltiga drycker och sexuella eller verbala trakasserier på kontoret eller mottagningsområdet. Många kontor har också en grundläggande klädkod, och kräver att alla kommer in på kontoret för att bära skor och lämpliga kläder. Övriga grundläggande kontorspolicyer omfattar driftstimmar, fakturering och hur man informerar kunder om eventuella ändringar i tjänster eller avgifter. Receptionisten borde liksom alla anställda vara medvetna om kontorspolitiken och ha en personalhandbok tillgänglig hela tiden.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingSekretess och sekretessfrågor
I många kontor är receptionister ansvariga för att lämna stora mängder information. Dessa kan inkludera klienters anställningsregister, juridiska eller medicinska historier, adress och kontaktuppgifter, eller finansiell information. Trots att en receptionists arbetsgivare kan ha fullständig tillgång till den informationen, bör receptionisten inte dela den med någon utanför kontoret eller med obehörig personal på kontoret eller på arbetsplatsen. Kontorpolitiken ger strikta regler för kundernas rätt till privatliv och innehåller ofta påföljder för att frigöra obehörig information. Eftersom receptionister är upptagna med mycket personlig information måste de vara medvetna om dessa policyer och hålla sig till dem hela tiden. Mottagare bör också kunna informera kunder om deras integritetsrättigheter och svara på eventuella frågor som de kan ha angående dessa problem.
