Administrativa assistenters roll är att stödja den professionella personalen, så att de kan utföra sina uppgifter effektivt. Oavsett om det är regeringar, företag eller ideella organisationer, håller administratörer kontoret humming genom att ta hand om viktiga saker som pappersarbete och dataposter. De utför vanligtvis också vissa administrativa uppgifter, men de specifika uppgifterna beror på nivån på jobb och typ av kontor.
$config[code] not foundDagliga ansvarsområden
Administrativa assistenter utför uppgifter som att ordna möten, planera möten, hålla kontorskalender, svara på telefoner och redigera korrespondens. De underhåller kontorsfiler och databaser och skapar dators kalkylblad och presentationer. Ofta omfattar deras ansvar även inköpsprodukter och hantering av försörjningsrummet.
Deras kundservicefunktioner inkluderar att ta emot kontorbesökare och se att de får den hjälp de behöver.
Ytterligare avgifter
Det andra arbetet med administrativa assistenter beror ofta på den särskilda industrin. I juridiska kontor bidrar administratörer till att laga juridiska handlingar, medan de i medicinska kontor räknar ut försäkringsbolag. I skolkontoren är det en del av sina uppgifter att upprätthålla studentrekord och kommunicera med föräldrarna.
Nivån och arbetstiteln bestämmer hur mycket ansvar som faller till en administrativ assistent. Adm. Administratörer fokuserar på kontorfunktioner och grundläggande datortjänster, men senioradministratörer med avancerade datorkunskaper tar vanligtvis administrativa uppgifter, inklusive övervakning av kontorspersonal och utbildning av nya anställningar. Administrativa assistenter till chefer kan också göra forskning, skriva rapporter, ta protokoll på möten, övervaka andra administratörer och göra researrangemang.
Kunskap och färdigheter
Organisationsförmåga är avgörande eftersom administratörens primära jobb är att upprätthålla kontorsrekord och hålla reda på möten och möten. Admins måste också kunna kommunicera bra på engelska muntligt och skriftligt och utföra Internetforskning. Arbetet kräver kompetens med kontorsutrustning, inklusive datorer, kopiatorer, telefonsystem, fax och videokonferensutrustning.
Beroende på position och industri, administratörer behöver kompetens med olika datorprogram, t.ex. e-post, bokföring, databas, kalkylblad och ordbehandlingsprogram.
Kvalificerande för jobbet
Administrativa assistenter behöver minst ett högskoleexamen som innehåller klasser i kontorspraxis och datorprogram. Övrig träning på engelska och datorkunskaper är till hjälp, och många administratörer har tagit några tekniska skolor eller högskoleklasser eller har en associerad examen. Arbetsgivare tränar också vanligtvis nya anställningar i sina kontorsförfaranden och ordförrådets ordförråd - till exempel juridisk ordförråd.
Admins kan uppnå frivillig certifiering från International Association of Administrative Professionals. Certifiering kräver från två till fyra års erfarenhet, beroende på en administrators utbildning, och sökande måste också godkänna en tentamen.
