För att vara sekreterare för en styrelse måste du väljas till ledningen eller utses av antingen styrelsen eller det allmänna medlemskapet i organisationen. Sekreteraren är en ståndpunkt som säkerställer att alla regler och stadgar i organisationen följs av styrelsen under möten och genomförandet av styrelsens beslut. Sekreteraren har också ansvaret för samtliga register och dokumentation för organisationen.
$config[code] not foundProtokoll och register
En av de viktigaste aspekterna av en styrelsekreterares ställning är att registrera protokollen från varje styrelsemöte. Sekreteraren registrerar allt som händer under mötet inklusive vad som diskuterades, vilka åtgärder röstades om och vilka åtgärder som vidtagits som ett resultat. En styrelsekreterare håller också fullständiga, detaljerade register över alla affärsrelationer i företaget eller ideella organisationer. Under hela året är sekreteraren skyldig att distribuera dokumentation till styrelsen och medlemmarna samt komplettera alla juridiska ansökningar på organisationens vägnar i tid. Sekreteraren ser också till att alla poster är ordentligt och säkert lagrade.
Administrativa uppgifter
En styrelsekreterare tar ofta administrativa uppgifter utöver att delta i och registrera styrelsemöten. I den här egenskapen fullgör sekreteraren korrespondens på styrelsens och organisationens vägnar, svarar och returnerar telefonsamtal och ger personliga administrativa stöd till styrelseledamöterna vid behov. Sekreteraren kan också få tillstånd att få juridiska meddelanden på organisationens vägnar. Sekreteraren vid en ideell organisation kan förväntas acceptera välgörande donationer och utkast till skatteavdrag för bidragsgivare.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingStepping In
Sekreterarens roll i styrelsen är en röstposition. Sekreteraren har samma röstförmåga som andra styrelseledamöter trots att hon är ansvarig för att samordna mötet och hålla register. I händelse av att varken styrelsens ordförande eller vice ordförande kan närvara vid ett styrelsemöte, får sekreteraren tillfälligt komma in i hans ställe. När detta händer kan sekreteraren ringa till mötet för att beställa och leda funktionen tills en annan styrelseledamot tillfälligt utses till tjänsten.
Ansvarighet
En annan del av sekreterarens roll är att upprätthålla ansvarsskyldigheten. Sekreteraren ser till att styrelsens åtgärder överensstämmer med rättsliga krav och organisationens stadgar. Sekreteraren måste också hålla sig ansvarig för alla uppgifter i hennes ställning. Hon kan bli skyldig att rapportera om hennes framsteg när det gäller ansvarighet till styrelsen eller de medlemmar som utsåg henne. Om någon av sekreterarens uppgifter vidarebefordras till en annan styrelseledamot, är sekreteraren fortfarande ansvarig för arbetsuppgiften.
