En mötesplanerare vid en stor konferensboende är ansvarig för en kunds händelse från första kontakten tills gruppen lämnar hotellet. Planeraren hanterar allt från bokning av mötes- och hotellrum till mat och utrustning. I en stor anläggning kan det finnas flera mötesplanerare som alla har olika kompetensområden och arbetar tillsammans om gruppevenemang. Exempel på dessa olika områden är reservationer, mat och dryck och PR.
$config[code] not foundPR och marknadsföring
I denna roll tjänar mötesplaneraren som representant från logi och konferensanläggning till allmänheten. Plannerens jobb är att se till att anläggningen har ett positivt rykte och att hjälpa till med att ta emot kundreservationer. Mötesplanerare skapar broschyrer som beskriver anläggningens tjänster, svarar på mailade eller telefonförfrågningar om evenemangsplaneringstjänster och ger information om aktuella mötesfaciliteter och tjänster för användning på hotellets hemsida. I denna roll skapar planeraren innehåll för multimediaannonser för anläggningens evenemangsplaneringsavdelning. Planeraren är också skyldig att nå ut till företag och konventioner för att uppmuntra till nya och fortlöpande affärer.
Bokningar och registrering
När du arbetar främst i reservationer och registrering hjälper mötesplaneraren kunderna till att boka hotell och balsal för deltagare. Beroende på hur stor gruppen är och vilka aktiviteter som ska hållas på plats, föreslår mötesplaneraren vilka möteslokaler i konferenscentret bäst motsvarar kundens behov. Planeraren bokar också grupper av hotellrum för kundens deltagare och hjälper till med alla nödvändiga överlämningsplatser. En del av denna roll i mötesplaneraren innefattar att förhandla om en grupprabattränta och eventuellt hjälpa till med researrangemang. Mötesplanerare hjälper också till med registrering på plats för deltagare.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingMat och dryck
Varje konvention behöver mat och dryckeservice. Lyckligtvis för kunderna, tar platsplanerare på plats enkelt hand om denna fråga för dem. Mötesplaneraren hjälper klienten att räkna ut hur mycket mat som behövs för den projicerade mängden deltagare. En del av detta bidrar till att avgöra om måltider ska serveras vid middags- eller bufféstil och vilka drycker som ska erbjudas. Mötesplaneraren diskuterar menyn för varje måltid med kunden och hjälper till att utveckla en budget eller paketavtal för kunden.
Tekniska skyldigheter
Det finns många olika tekniska aspekter av en mötesplanerares jobb i en stor konferensboende. En av de tekniska ekonomiska aspekterna av rollen är att hjälpa kunden att utveckla en budget och bestämma hur alla tjänster på anläggningen ska betalas. Mötesplaneraren organiserar klientens hela evenemang, se till att kunden vet vilka konferenslokaler som är tillgängliga vid vilken tidpunkt och utvecklar ett evenemangschema. Planners är också ansvariga för att lokalisera, hyra och installera ljud- eller annan specialutrustning som kunden behöver. En mötesplanerare kan också lokalisera och ordna underhållning på kundens begäran.
