Tänk dig att vara tvungen att rifla genom arkivskåp på jakt efter en gammal mapp med ett viktigt dokument som du behöver för att lösa en kundförfrågan.
Tja, att hitta sådan information som hålls i ett arkiverat papper kan vara beskattande, frustrerande och utan tvekan sakta ner dig. Men när du skannar dina gamla dokument och lagrar dem i en elektronisk databas kan det göra dokumenthanteringen mycket enklare och effektivare för din verksamhet.
$config[code] not foundVad är dokumentskanning?
Dokumentskanning, även känd som dokumentbildning, definieras helt enkelt som processen för att fånga en digital bild av ett pappersdokument (eller en mikrofilm).
"Det är hur dina pappersdokument omvandlas till elektroniskt sökbara bilder, vilket kan hjälpa till med din affärsprocess", säger Neil McKeever, en dokumentbildningsspecialist med den brittiska dokumenthanterings- och skanningstjänsten Kefron, till småföretagstendenser i ett e-postsvar.
Hela processen med att konvertera fysiska dokument till digitalt format inkluderar även att skanna och fånga bilden med hjälp av OCR-program (Optical Character Recognition). OCR känner igen de digitala bilderna intelligent och omvandlar dem till textdokument för att låta sökord söka i ett dokument.
"När det görs korrekt kan dokumentskanning ändra hur ditt företag fungerar till det bättre och spara både tid och pengar," tillade McKeever.
Affärsfördelar med skanningsdokument
Enligt McKeever, vars uppdrag är att hjälpa små och företagskunder att implementera och behålla sitt informationshanteringssystem på bästa möjliga sätt, finns det ett antal anledningar till att dokumentskanning (eller bildbehandling) kan vara värdefull för ditt företag.
Han förklarar sex viktiga fördelar med dokumentskanning för företag:
1. Dokumentskanning sparar tid och pengar
Med enkel åtkomst till alla dina filer och dokument med ett knapptryck behöver du eller din personal inte slösa bort tid genom att söka igenom lådor och filer för att hitta det dokument du behöver. Du betalar inte personal för en uppgift som kan ta timmar när det ska slutföras inom några sekunder.
2. Dokumentskanning förbättrar din kundtjänst
Med dokumentbildning kan du digitalisera alla delar av en fil och indexera den med en rad metadata. Det betyder att om du behöver en viss information - till exempel ett fakturanummer - kan du hitta det direkt. Detta är särskilt användbart om du vill möta dina kunders behov så fort som möjligt.
3. Dokumentskanning minskar lagringsutrymmet
Genom att konvertera alla dina fysiska dokument till digitala filer behöver du inte längre lagra dem där de ligger nära varandra. De kan boxas upp och skickas för att säkra dedikerade platser, frigöra utrymme på ditt kontor för mer viktiga saker och minska kostnaderna för pappersfiler.
4. Dokumentskanning förbättrar säkerheten
Eftersom du inte behöver de pappersfilerna på plats kan du behålla dem i dedikerade lagringsutrymmen som har utmärkta säkerhetsprotokoll. Du behöver inte oroa dig för säkerhet på ditt kontor, eftersom alla digitala filer och säkerhetskopior kan lagras på distans på mycket säkra servrar.
5. Dokumentskanning ger dig möjlighet att dela och samarbeta
En annan stor fördel med digitala filer över papper är dokumentdelning. Flera kollegor kan komma åt samma dokument vid behov, vilket reducerar bortkastad tid än en gång, där pappersfiler måste överföras från en avdelning till en annan.
6. Dokumentskanning hjälper dig att uppfylla regler för överensstämmelse
Slutligen kan du konstatera att efterlevnadsprocedurer i din bransch kräver att du behåller några dokument digitalt såväl som fysiskt. Att sätta en säker och effektiv dokumentbildningslösning på plats nu kan spara tid och ansträngning längs linjen.
Skanna foto via Shutterstock
3 kommentarer ▼
