Du flyger förmodligen inte första klass om du vill spara pengar på affärsresa. Och om du kontrollerar flera webbplatser innan du bokar flyg och hotellrum, gör du redan bättre än många resenärer. Men gör du flexibla datum flygresor innan du planerar affärsresor? Den strategin som förklaras nedan kan spara dig hundratals dollar.
Vad mer kan du göra för att spara pengar på affärsresa? Använd några av trickarna i vart och ett av våra fem kategorier av resebesparingar.
$config[code] not foundRedaktörens anteckning: titta på en video med 10 sätt att minska företagets resekostnader.
Sätt att spara pengar på flygresor
Hitta ditt flyg först
Om du kan välja när du ska resa för företag, kan du spara hundratals dollar på flygbiljett. Börja med att göra en flexibel datumflygning på flera resande webbplatser innan du planerar resan. När du har hittat några billiga flygningar, se om datum och timmar fungerar för dina ändamål och köp biljetterna.
Till exempel hitta flera billiga flygningar och ring sedan personen du möter för att föreslå en tid som passar dina billigaste flygdatum. Om det inte fungerar, försök det näst bästa.
Reser endast med transport
Hoppa över det incheckade bagaget för att undvika avgifter. Smart packning gör det möjligt att gå med bara en bärväska för de flesta korta resor, och du får också andra saker. Delta Air Lines till exempel tillåter en bärväska på upp till 22 med 14 tum och ett "personligt föremål" (portfölj, stor handväska, bärbar dator). Du kan även ta en "ytterligare godkänd vara" (jacka, paraply).
Kontrollera flygbolagens webbplatser
Resebyråerna är ett bra ställe att starta din sökning, men du får inte se alla tillgängliga biljetter. Till exempel visas ingen av Southwest Airlines flygningar på Expedia och liknande webbplatser. Andra flygbolag får inte ha alla sina flygningar listade i dessa externa bokningssystem.
Dessutom är flygningarna ibland billigare på flygbolagets webbplatser. Så börja med de stora resesidorna, och kolla även några flygbolagssidor för att se om det finns andra slagsmål eller om du kan boka de som du hittat för mindre.
Prova Hated Airlines
Spirit Airlines är det mest hatade flygbolaget i USA, och ändå trivs de för att de är billiga. Spirit, Frontier och andra lågprisflygbolag har låga baspriser och tar sedan ut för nästan allt annat - ofta överraskande resenärer. Men om du är tillräckligt flexibel kan du spara mycket. Välj inte dina platser, skriv ut boardingkorten hemma, betala för bagage online och läs det finstilta.
Om du verkligen är avsedd att spara och det är bara en affärsresa över natten, gå med mindre än att fortsätta. Dessa flygbolag tar vanligtvis av för bagage. Till exempel säger Frontier att ditt fria "personliga föremål" kan vara en ryggsäck, väska eller portfölj på upp till 18 med 14 av 8 tum. En portfölj eller ryggsäck av den storleken kan vara tillräckligt för en kort resa.
Använd off-site parkering
Körar du din egen bil till flygplatsen? Kolla på en av de rabatterade flygplatsens parkeringsplatser som Premier Parking. Du kommer att behöva spendera några minuter mer ridbussar, men du kan spara upp till 70 procent jämfört med parkering i de delar som drivs av flygplatsen.
Hyr ut din parkerade bil
Om du vill ha gratis parkering vid flygning, använd en tjänst som FlightCar. De tar ut ingenting och hyr ut din bil. De säger, "I genomsnitt 5 dagars resa, medlemmar spara $ 100 i parkering avgifter och göra $ 30 i hyresintäkter."
Använd flygvärdighetsvarning via e-post
Ställ in Airfare Alerts på Airfare Watchdog för alla rutter som lämnar din hemort eller för specifika stads-till-ruttlinjer. När flygbiljetter erbjuds till priser "mycket lägre än normen" får du ett mail. Denna inställning fungerar bra om en affärsresa till en viss destination skulle vara användbar men valfri. Bara gå när och om du får en billig biljettpris.
Sätt att spara pengar på marktransporter
Försök med flygbiljetter eller biluthyrningspaket
Expedia och andra resesidor ger dig möjlighet att förpacka din biluthyrning med din flygbiljett. Se vad de har att erbjuda. Kontrollera sedan för biluthyrning separat för att se om du kan spara genom buntning eller om du är bättre att betala för dina flygbiljetter och biluthyrning separat.
Använd rätt kreditkort för att hyra en bil
Om du har ett kreditkort som erbjuder hyrbil försäkring, använd det för att betala för din hyra. Därefter avvisa kollisionsskyddsavdraget som erbjuds av hyrbilsföretaget. Detta kan spara dig i genomsnitt $ 20 per dag.
Förskotts inte för uthyrningsbilgas
Biluthyrningsföretag erbjuder vanligtvis tre val när de återvänder. Återlämna det med tanken i sin helhet, betala en skandalig pris per gallon för att fylla den när du återvänder, eller förskottsbetalning för en full tank och oroa dig inte för det. Men som en tidigare hyrbilagentiv medger, "Om du inte trycker bilen tillbaka på partiet med en tom tank, förlorar du pengar förutbetalt för gas." Fyll bara tanken kort innan du återvänder bilen.
Lär dig hur man använder Uber
Många användare har funnit att Uber ofta är billigare än vanliga taxibilar, och företagets hemsida gör det klart att det inte finns något behov av att tipsa. Lär dig hur du använder verktygen i Uber-appen så att du kan kolla priser och bekräfta ditt prisnotering.
Boka hotell som erbjuder flygplatstransfer
Du kan enkelt spendera $ 35 eller mer på en taxitur från några flygplatser till ett hotell i stadens centrum. Använd TaxiFareFinder.com för att kolla priser för din destination. Kontrollera sedan dina hotellalternativ och se vilka som erbjuder en gratis transfer till och från flygplatsen. Det är värt att betala $ 25 mer för ett rum om du sparar två $ 35 taxi biljettpriser.
Sätt att spara pengar på hotell
Börja på nätet
Gör en sökning efter "hotell" plus namnet på ditt resmål. Det billigaste kan vara under de standarder du vill ha, så kolla recensionerna och arbeta dig i pris tills du hittar en plats du kan vara nöjd med.
Prova kupongwebbplatser
HotelCoupons.com erbjuder utskrivbara kuponger för många olika hotell. Ange bara en postnummer för ditt resmål och se vad de har. Sök sedan hotellet efter namn online och kolla priser för att vara säker på att du får en överenskommelse. Kupongavtalen är vanligtvis bättre.
Använd vägkuponger
Många hotell publicerar fortfarande kuponger i resenärrabattsböcker som finns på bensinstationer längs stora motorvägar. Leta efter dem under några stopp före ankomst, och kolla sedan recensioner online med din smartphone för att se om platsen är acceptabel.
Börja ett bud krig
Hotellbokningar kan vanligtvis avbokas utan kostnad till 24 eller 48 timmar före ankomst. Innan tidsfristen anropar andra hotell och säger "Jag har en reservation på (namn på hotell), och jag undrade om du kan slå sitt pris." Om de erbjuder ett bättre pris, boka det och gå tillbaka till först för att se om de kommer att släppa priset ännu längre.
Registrera dig med AAA
Kostnaden för ett AAA-medlemskap varierar runt om i landet, men är vanligen under $ 80 för en grundläggande plan. Förutom vägarbidrag för bilproblem får AAA-kortet dig andra reserelaterade rabatter, inklusive 10 procent rabatt på många hotell.
Sätt att spara pengar på måltider
Dra fördel av hotellets frukost
Om ditt hotell erbjuder en full frukost eller till och med bara bagels, kaffe och apelsinjuice som en del av ditt rumsavgift, äta nog så att du kan få en lättare eller senare lunch. Faktum är att ta hänsyn till denna förmån när du väljer ett hotell. Om priserna är ungefär samma, kan den med frukost enkelt spara dig $ 10 till $ 20.
Gör lunch din huvudmåltid
De flesta restauranger tar betalt mindre för lunch än middag, även när måltiden är identisk. Så, när du är på affärsresa, gör lunch din huvudsakliga måltid på dagen. Ät sen och ät tillräckligt. Du kan få med ett mellanmål till middag.
Använd online kuponger
RetailMeNot.com gör det enkelt att söka efter restaurangkuponger. Ange bara ett namn och se vad de har. Till exempel gav en sökning just nu en gratis aptitretare på Chili och 15 procent av räkningen på Outback Steakhouse.
För att hålla det billigt och enkelt, kolla in ditt hotellfönster för en restaurang inom gångavstånd och Google namnet plus "kupong". Du kan spara på måltiden och på gasen. Skriv ut kuponger med gästdatorn i hotellets lobby eller ta med din smartphone för att kassan ska skanna om det alternativet erbjuds.
Undersök menyer online först
Om du ska betala för en affärsmiddag med andra, kolla in menyerna online innan du väljer en restaurang. På så sätt kan du hitta den prisvärda platsen som uppfyller dina krav. De flesta restauranger har nu fullständiga menyer publicerade online med priser.
Få mataffärer
För att hålla den måltidsbudgeten verkligen låg, hitta en mataffär nära ditt hotell. Köp beredda sallader och makings för smörgåsar. För en varm måltid, gå till deli-sektionen och se vad du kan ta tillbaka till ditt hotellrum. Du kan spendera så lite som $ 15 per dag för måltider på affärsresor om du äter från livsmedelsbutiker.
Sätt att spara pengar på skatter
Ta M & IE Per Diem Allowance
För måltider som ätas under affärsrelaterad resa, säger IRS att du kan rapportera utgiften med faktiska kostnader eller en "standard måltidstillägg". Det bestäms med hjälp av de per diem-priser som publiceras på webbplatsen för General Services Administration (GSA). Ange din destination för att hitta "Moms och tilläggskostnader" (M & IE) ersättning. Om du tror att du spenderar mindre än det, använd ersättningen som ditt avdrag.
Anta att du är i Denver i fem dagar i affärer. Ditt hotellrum innehåller en stor frukost och du äter annars på smörgåsaffärer. Som ett resultat spenderar du ungefär $ 20 per dag för måltider, för ett totalt skatteavdrag på $ 50 under din resa (hälften av dina utgifter på $ 100). Men per diem M & IE-priset för Denver är $ 66, så du kan använda det för en $ 165 avdrag (halva $ 330). Om din kombinerade federala och statliga skattesats är 35 procent, skulle du spara ungefär $ 40 på dina skatter med hjälp av den andra metoden jämfört med den första.
Använd Standard Mileage Rate för ekonomiska bilar
Om du använder en bil för affärsändamål och uppfyller IRS-kriterier för att använda standard körsträcka, kan det spara dig en stor del på dina skatter, jämfört med de faktiska utgifterna. Detta är ofta sant när du kör ett ekonomiskt fordon och du har inte lånat för att köpa bilen, i vilket fall ränta skulle vara avdragsgilla. Standardräntan för 2015 är 57,5 cent per mil.
Om du inte är säker på vilken metod som är bättre, spåra faktiska utgifter och de mil som används för affärsändamål. Se vilken metod som ger dig det största avdraget. Om ditt avdrag för året är $ 1.500 högre med hjälp av standard körsträcka och din sammanlagda federala och statliga skattesats är 35 procent, skulle du spara $ 525 vid skatt tid.
Gör det om affärer
IRS gör det klart att din resa måste vara huvudsakligen om affärer för att dra av kostnaderna för att komma till din destination. Du kan ha en personlig sidresa (utan avdrag för dessa utgifter). Men om resan är primärt personlig är det inte en avdragsgilla kostnad att komma till ditt resmål, även om du bedriver någon verksamhet där. Så, var god att blanda affärer och nöje, men för att spara pengar på skatter, var noga med att du dokumenterar att affärsdelen var det primära syftet.
Vilka är dina favorit sätt att spara pengar på affärsresa?
Resefoto via Shutterstock
Mer i: Small Business Growth 5 Kommentarer ▼
