Jobbeskrivningar är viktiga både för arbetssökande och arbetsgivare. De låter kandidaten veta de uppgifter och krav som ställs och vad företaget förväntas beträffande prestanda. De ger också ett sätt för arbetsgivare att utvärdera jobbets betydelse, plats i verksamheten och att identifiera de egenskaper som behövs av en ny anställd som fyller rollen. Som sådan är skapandet av arbetsbeskrivningar ett förfarande som bär noggrant och tankeväckande överväganden.
$config[code] not foundDenna artikel fungerar som en omfattande guide till att skriva en arbetsbeskrivning som är utformad för att locka till sig de mest kvalificerade kandidaterna. Det diskuterar fördelarna med en välskriven jobbetbeskrivning, och innehåller råd om vad som ska inkluderas i en arbetsbeskrivning, språk och ton som ska användas vid skrivning av beskrivningen, hur man skriver en jobbannons som lockar uppmärksamhet och var man ska placera annonser på få största möjliga synlighet.
Så här skapar du en jobbbeskrivning
Arbetsbeskrivning Fördelar
"En bra jobbbeskrivning är mycket mer än en tvättlista med uppgifter och ansvar", säger Paul Slezak, medgrundare av RecruitLoop, en rekryteringsprogramvareplattform, i ett blogginlägg. "Om den är välskriven, ger den läsaren en känsla av de prioriteringar som är inblandade. Det ger inte bara en tydlig bild av positionen för potentiella kandidater, men är också ett användbart verktyg för mätning av prestanda och en viktig referens vid tvister eller disciplinära frågor. "
Arbetsbeskrivningen är ett kritiskt dokument för varje position, enligt Slezak, och utför flera användbara funktioner.
En bra jobbbeskrivning:
- Definierar var jobbet passar in i den övergripande företagshierarkin
- Används som grund för anställningsavtalet
- Är ett värdefullt resultathanteringsverktyg.
Det bidrar också till att attrahera rättanställda kandidater och ger en referenspunkt för lönebeslut och orättvist anställningsförfaranden, sade Slezak.
Vad ska inkluderas i en jobbbeskrivning
Small Business Administration säger att en arbetsbeskrivning bör vara praktisk, exakt och korrekt, för att effektivt definiera företagets behov.
Goda arbetsbeskrivningar börjar med en noggrann analys av relevanta fakta om ett jobb, till exempel:
- Enskilda uppgifter involverade
- Metoder som används för att slutföra uppgifterna
- Syfte och ansvar för positionen
- Förhållandet mellan jobbet och andra jobb;
- Kvalifikationer som behövs för jobbet.
SBA säger att en bra arbetsbeskrivning kommer att innehålla arbetsnamn, mål eller övergripande syfte, en sammanfattning av den allmänna karaktären och nivån på jobbet samt en beskrivning av positionens breda funktion och omfattning. Det bör också innehålla en lista över uppgifter, kritiska ansvarsområden och en beskrivning av relationerna och rollerna inom företaget, inklusive tillsynsmyndigheter.
Arbetsrekryteringsplatsen Monster.com har det här att säga om vilka arbetsbeskrivningar som ska innehålla:
"Processen med att skriva en arbetsbeskrivning kräver att du får en tydlig förståelse för jobbets uppgifter och ansvar. Arbetstillfället ska också innehålla en kortfattad bild av de färdigheter som krävs för att positionen ska kunna attrahera kvalificerade arbetskandidater. Ordna jobbet i fem avsnitt: Företagsinformation, Arbetsbeskrivning, Arbetsförutsättningar, Förmåner och Åtgärd. Var noga med att inkludera nyckelord som hjälper dig att söka jobbannons. En väldefinierad arbetsbeskrivning kommer att hjälpa till att locka kvalificerade kandidater, liksom att minska arbetstagarnas omsättning på lång sikt. "
(Obs! Monster har en lista över exempeljobbbeskrivningar som är avsedda att hjälpa till att skriva ditt.)
En rekryteringsbok ebook - "Den ultimata guiden till kandidatattraktion" - säger att en arbetsbeskrivning inte ska vara längre än en sida och innehålla en kort företagsöversikt (inklusive plats), lista över uppgifter, kärnkompetenser och en kort förklaring om vad Erbjudanden om företagskultur, förmåner och lön.
I e-boken hänvisades också till ett koncept som heter "Prestationsprofiler" där det står "att bestämma om en kandidat kommer att utmärka sig i jobbet … du måste faktiskt definiera dina förväntningar om framgång i rollen från början … Som en arbetsgivare som vill hyra Någon ny, även innan de kommer ombord, borde du kunna definiera sin prestation när det gäller de framgångar du hoppas att de kommer att uppnå. "
Det lägger till att förväntningarna ska vara mätbara, så att du bättre kan skärpa och intervjua kandidater och jämföra en ny medarbetares framgång på jobbet.
$config[code] not foundBeskrivning av jobb Språk och ton
Språk och ton är viktiga när du skriver en jobbbeskrivning eller annons. Se försiktigt dessa punkter:
Fokus på företagskultur
Enligt Sabrina Baker, ägare till Acacia Solutions, ett HR-konsultföretag, som pratade med Small Business Trends via telefon, bör företagskulturen
"Du ska använda det språk och den ton som bäst representerar din företags kultur," sa hon. "Om ditt företag representerar en öppen kultur (till exempel ett ungt tekniskt företag), reflektera det då i annonsens ton. Om det är mer traditionellt, använd mer formellt språk. "
Gör varje uttalande skarp och klar
SBA säger att göra varje uttalande skarpt och tydligt med hjälp av det klassiska verb / objektstrukturen. Det är emellertid inte nödvändigt att hänvisa till arbetstagaren, eftersom personen är ämnet.
Till exempel kan en mening om beskrivningen av en receptionistposition läsa: "Greetar kontors besökare och personal på ett vänligt och uppriktigt sätt."
Att hålla en mening skarp betyder också att rensa bort röran genom att utelämna artiklar som "a", "an", "the" eller andra onödiga ord.
Använd nuvarande spänning i verb
SBA rekommenderar även användning av verbs nuvarande spänning och, vid behov, förklarande fraser som berättar varför, hur, var eller hur ofta, för att lägga till mening och tydlighet (t.ex. "Samlar alla anställda tidskrifter två gånger i veckan för lönesamtal.”)
Gör titlarna noggranna
I ett email till Small Business Trends sa RecruitLoop's Slezak, "Den faktiska positionstiteln måste exakt återspegla vad din nya teammedlem kommer att göra i rollen. Gör inte det för vagt eller "kreativt." Du kommer bara att förvirra människor eller kanske till och med släcka dem. Internt kan du bestämma att ringa din receptionist till "Direktören för första intryck", men på en arbetsbeskrivning ska det bara säga "Receptionist." "
Förbliv oförsonlig
Konstruera meningar med "han / hon" -metoden eller som helt och hållet förbjuder användningen av genuspronomen, rådgivar SBA. Undvik också att använda adverb eller adjektiv som är föremål för tolkning, som "ofta", "lite", "komplex", "tillfällig" och "flera".
Inkludera löneinformation - eller inte
Ett problem för arbetsgivarna är huruvida löneinformation ska inkluderas i arbetsbeskrivningar eller annonser.
"De flesta företag gör det inte, säger Baker," men om du är bekväm med det, så, för all del, fortsätt. "
Hon varnar dock att inklusive ett lönintervall kan kandidater känna högsta nivån. "Alla kommer att be om det," säger hon.
Slezak var mer adamant. "Jobbannonser och arbetsbeskrivningar är två helt olika djur," sa han. "En arbetsbeskrivning behöver inte referera till lön medan en arbetsannons måste innehålla lön."
Hur man skriver en jobbannons: Bästa praxis
När du har skrivit jobbbeskrivningen är det dags att komponera och köra jobbannonsen.
Annonsen är nödvändig eftersom "det är troligen den första platsen en kandidat kommer att se och där ditt företag har det bästa tillfälle att fånga uppmärksamhet och intresse", säger Baker.
Hon skiljer skillnaden mellan en jobbannons och en arbetsbeskrivning genom att säga att jobbet beskrivs främst för internt bruk medan en annons är utåtriktad och utformad för att locka till sig kandidater.
"De flesta företag använde jobbbeskrivningar i sina annonser, vilket gör dem till en nackdel," sa hon.
I stället föreskriver Baker att för att locka de bästa kandidaterna bör företagen inkludera information om sin kultur, till exempel vad som gör dem till en bra plats att arbeta och vad som skiljer dem från konkurrenterna.
"Medan du ska inkludera en grundläggande beskrivning av uppgifter, är ditt främsta syfte att markera vad som gör ditt företag att sticka ut från dina konkurrenter," sa hon. "Det är inte något som många företag gör, vilket sätter dig framför spelet."
Baker tillade att du i en arbetsbeskrivning bör innehålla information om kandidatens uppgifter och förväntningar. Ange också minsta krav på nivå och ange att du bara accepterar de personer som du anser att de uppfyller.
"Var specifik, för att mildra mot okvalificerade kandidater som ansöker," säger hon.
Var ska du lägga in jobbannonser
Skicka jobbannonser på följande webbplatser, för att få så mycket som möjligt:
- Indeed.com är en arbetssökmotor som samlar information från andra platser. Du kan lägga upp ett jobb och köra sökordsspecifika löner per klick-annonser.
- Linkedin, företagets sociala nätverk, är ett populärt rekryteringsmål på grund av dess 300 miljoner medlemskontingent. Det ger möjlighet att posta jobb och söka kandidater. Till skillnad från andra webbplatser kan LinkedIn få arbetsgivare att lära sig om kandidater genom profiler som beskriver deras sysselsättningshistoria, färdigheter och personliga rekommendationer.
- Glasdörr är ett jobb och rekryterande marknad med fokus på öppenhet. Det kombinerar gratis och anonyma recensioner, betyg och löninnehåll med arbetsuppgifter. Webbplatsen erbjuder också rekryterings- och arbetsgivarmarknadslösningar för att hjälpa till att locka kandidater.
- Monster är en traditionell jobbplaceringsplats som låter arbetsgivare skicka jobb och söka kandidater.
- Genomförbar tillåter företag att posta till flera arbetsgrupper med ett enda inlägg. Dessa inkluderar webbplatser som Indeed, Monster, Simply Hired, LinkedIn, Glassdoor och andra.
(Workable har en omfattande lista över arbetsplatser på sin webbplats, som inkluderar försäljningsställen för branschens vertikaler, såsom Flexjobs (freelance, telecommute), Behance (design), Dice (tech) och AngelList (startups). En annan resurs, Betterteam, ett rekryteringsföretag för hantering av programvara, innehåller en lista över 50 toppannonser för jobbannonsering.)
Som du kan se går det mycket mer om att skriva en arbetsbeskrivning eller annons än vad som möter ögat. Följ de råd som finns i denna guide för att locka fler kvalificerade kandidater.
Job återupptar foto via Shutterstock
