Ett memo med de dåliga nyheterna om budgetnedskärningar är lika stressande för den person som måste skriva det som för de anställda som tar emot det. Men det finns sätt att hantera skapandet av den rätta typen av memo för denna olyckliga uppgift, och det handlar om att hålla egenskaper som ton, direkthet och empati i åtanke. Titta på de dåliga nyheterna i ditt memo, förklara vad som händer nästa, och du kommer att gå långt mot en motiverad acceptans av denna negativa situation.
$config[code] not foundInstruktioner
Förklara vad som händer så fort du kan i anteckningen. Börja med erkännandet att de nyheter du kommer att leverera är ovälkommen. Därefter redogöra för budgetnedskärningarna, och gör det på ett lugnt och rationellt sätt.
Beskriv vad budgetnedskärningarna innebär för anställda jobb. Det är den största frågan du får och du måste ta itu med det tidigt. Ange vilka avdelningar i ditt företag som påverkas av nedskärningarna, och hur många jobb kommer att vara på linjen.
Undvik att använda arg, nedslående eller spottande språk någonstans i ditt memo. Respektera dina anställda genom att tala om sanningen och på ett medkännande sätt. Men ursäkta inte eller skriv för mycket om hur upprörd du känner. Dina anställda kommer sannolikt att se sådana kommentarer som opartiska.
Express intresse för feedback. Informera dina anställda hur de kan nå dig med frågor om budgetnedskärningarna. Försök att förutse de olika frågorna som de kommer att fråga, och vara beredda att ge trovärdiga, korta svar.
Tacka anställda för deras tid, inte bara för att läsa memo, men för deras hårt arbete och engagemang på jobbet. Undvik falsk medkänsla. Visa istället empati och oro. Ge dem stöd genom att inkludera information i ditt memo om rådgivning och andra former av anställningsstöd som kan vara tillgängliga.
Direkt anställda till personalresurser för mer information om budgetnedskärningarna. Medan den avdelningen ska informera medarbetarna om arrangemang som avgångsvederlag, försäkringar och arbetstillfällen, undviker du att skicka medarbetare där för att svara på frågor som rör frågor. Det är ditt ansvar att få anställda att känna sig mer tillfreds, och de borde komma till dig med dessa frågor.
Inkludera eventuella bilagor du kan ha angående budgetnedskärningarna. Efter att du har undertecknat ditt memo med en pledge om tillgänglighet för eventuella frågor kan du också lägga till ett inlägg som riktar läsare till diagram och annan statistisk information som stöder beslutet att sänka budgeten. Detta kan hjälpa anställda att bättre förstå orsaken till flytten.
Tips
Avlägsna rykten genom att skriva noteringen så snart som möjligt. Rykten om överhängande dåliga nyheter kan skapa störande moralproblem som måste hanteras snabbt.
Kontrollera ditt memo försiktigt för eventuella fel i grammatik, språk eller stavning. Misstag kommer att skada den allvarliga importen av ditt meddelande.
