Nyckeln till att skriva en effektiv rapport är att bara hålla fast vid fakta. Fokusera på de viktigaste detaljerna. De bästa rapporterna ger en klar och kortfattad förklaring av ämnet till hands. Många tror att en rapport måste vara lång och översvämd med detaljer, men i verkligheten kommer en effektiv rapport att få rätt till saken på ett kortfattat sätt. Innan du börjar skriva rapporten ska du först skapa en punktlista över alla ämnen som du behöver diskutera. Du kan sedan organisera rapporten baserat på denna information.
$config[code] not foundBeskriv din rapport innan du skriver den. Skapa allmänna sektioner och dela sedan de här delarna i mindre underavsnitt med titlar som är beskrivande och lätta att följa. Gör konturen till en innehållsförteckning och inkludera innehållsförteckningen i början av rapporten, så att läsaren lätt kan hänvisa till rapporten.
Bestäm din målgrupp. Vem ska läsa denna rapport? Det här hjälper dig att bestämma tonen i rapporten. Bestäm om det är informellt eller formellt. Oavsett vilken ton du använder, skriv med vanligt, enkelt språk. Undvik "företagspresent," jargong och stora ord.
Starta rapporten med en sammanfattning. Sammanfatta nyckelpunkterna. Använd kulor för enkelhet och uppmärksamma huvudmålen i rapporten. Kom tillbaka till denna sammanfattning när rapporten är fullständig för att bekräfta att du har tagit alla viktigaste detaljerna.
Ange specifika uppgifter om varje underavsnitt som du skisserade i det första steget. Dela dem i korta stycken. Varje stycke får inte överstiga fyra eller fem meningar. Undvik noggranna beskrivningar: Ange din punkt, relevant statistik eller föreslagna åtgärder och gå vidare till nästa avsnitt.
Använd visuella mått för att illustrera dina poäng. Grafer, diagram och foton som stöder dina resultat kommer att hjälpa läsaren att förstå koncepten.
Läs rapporten två gånger efter det att du har gjort det första utkastet. Klipp ut onödiga ord och redundanta språk. Korrekt grammatik och stavfel.
Lägg ut rapporttexten i en attraktiv mall med ett enkelt lock. Microsoft Office har gratis rapportmallar tillgängliga på Microsofts webbplats (se Resurser). Uppför rapporten i spiralbindning så att läsarna enkelt kan bläddra igenom sidorna.
Tips
Minimera sidräkningen om du vill att rapporten ska vara effektiv.
Låt inte din läsare gå vilse eller skrämmas av rapportens längd. Du vill att folk ska läsa rapporten i sin helhet i stället för att bara skumma den.
Låt en annan läsare titta på rapporten för att se till att den effektivt överför dina poäng.
