Virtuell receptionist. Du kanske har hört termen innan, och det är inte omedelbart klart vad exakt de är eller vilket syfte de tjänar. Är de robotar? Sitter de i hörnet av ditt kontor och pipar som jetsons robotpiga? (Nej) Om du inte vet vad en virtuell receptionist är, varför skulle du anställa sina tjänster för ditt företag? I de enklaste termerna svarar virtuella receptionister dina telefoner på distans. Men det är så, så mycket mer. Vi är här för att rensa allt detta för dig: Vi ska förklara vad en virtuell receptionist är, vad de kan göra för ditt företag (mycket!) Och varför det är viktigt att alla telefonsamtal som kommer in i ditt företag får besvaras.
$config[code] not foundVad är dem?
Virtuella receptionister är noggrant utbildade, alltid tillgängliga kundservice experter! De gör allt som en traditionell in-house receptionist gör, men det finns dussintals av dem, ofta tillgängliga dygnet runt. I grund och botten har du förmågan hos en vanlig gammal receptionist multiplicerat några dussin gånger utan att rekrytera eller anställa huvudvärk.
Om du inte har råd att hyra en receptionist och hitta dig själv med hjälp av värdefull tid med telefonsamtal, är virtuella receptionister den perfekta lösningen. En virtuell receptionist är allt du vill att den ska vara.
Vad gör de?
Här är några av de uppgifter som virtuella receptionister hanterar för kunder, samtidigt som de låter precis som en del av deras verksamhet:
Svara på vanliga frågor: Företag som sträcker sig från läkarkontor till kampsportsinstruktörer till landscapers använder virtuella receptionister för att svara på samtal som kräver öppettider, adresser och alla andra enkla frågor, vilket sparar tid att fokusera på sitt arbete.
Ta emot meddelanden: En virtuell receptionist bröd och smör.De svarar på samtalet men vill ha, ta ner den som ringer upp information och meddelande och vidarebefordra informationen till dig så att du inte kommer sakna några viktiga detaljer.
Samla leder: När du får ett samtal från en intresserad part kommer din virtuella receptionist att samla all ledinformation så att du kan hålla reda på uppringare och följa upp som du passar. Om du har en CRM eller annan kunddatabas redan på plats kan din virtuella receptionist enkelt uppdatera dem med blyinformation också.
Schemaläggning av möten: Virtuella receptionister kan vanligtvis arbeta med all planeringsprogramvara du har på plats. De kan ta samtal från kunder och schemalägga, omplanera eller avbryta möten efter behov för någon form av verksamhet.
Bearbetningsorder: Någon form av order! Från e-handel beställer telefoner till underhållsförfrågningar om avbrottsrapporter under en naturkatastrof, är virtuella receptionister upp till uppgiften.
Efterhandstöd: Användning av virtuella receptionister ger dig förtroendet för att den som ringer dig når en riktig person varje gång - aldrig en röstbrevlåda. Låt dina virtuella receptionister ta så få eller så många samtal som du vill: hela dagen, bara efter timmar, helger och helgdagar, eller någon kombination av dem.
Live överföringar: Kanske vill du ha en chans att se vem som ringer, bestäm sedan om du vill svara personligen eller låta en virtuell receptionist hantera det. Live call transfer gör det möjligt. Samtal ringer till dig först och sedan till en virtuell receptionist efter några ringar om du inte svarar. Det motsatta är också möjligt: Virtuella receptionister kan svara på varje samtal, sedan placera den som ringer i korthet medan de kontaktar dig, fråga om du vill ringa och vidarebefordra den som ringer till dig. Hur som helst, du har kontroll.
Varför spelar det någon roll?
Det kan tyckas som mycket för att säkerställa att alla telefonsamtal blir besvarade. Med Internet i allas ficka, som även kallar företag längre, eller hur? Vad är ett missat samtal då och då, eller hur? Fel. Fel!! Glöm inte: du vet aldrig vem som är i slutet av det telefonsamtalet. Det kan bara vara din nya största klient, och varje missat samtal är ett missat tillfälle. Du har nog hört det innan, men vi skulle inte upprepa det om det inte var sant.
Den ständigt ökande tillgängligheten på internet har faktiskt ökat telefontrafik till företag, eftersom det är lättare idag för en intresserad konsument att göra en sökning med några kranar på ett tangentbord och hitta dem. Detta gör både dig och dina konkurrenter lättare att hitta, så om du inte svarar första gången kommer de noga att ringa någon annan innan du ger dig ett nytt skott. Du har inte råd med det här, eftersom kunder som ringer har en högre avsikt att vidta åtgärder, enligt en rapport från 2017 av Forrester. Faktum är att kunder som når ut per telefon är mer värdefulla kunder totalt: "Intresserade som initierar inkommande samtal tenderar att konvertera 30% snabbare, spendera i genomsnitt 28% mer och behålla en retentionshastighet 28% högre än de som engagerar sig strängt via andra kanaler."
Poängen är att det är mer än någonsin att svara på alla samtal, och det är ofta inte timmar på dagen för att se till att det är mitt i allt som är involverat i att driva din verksamhet. In-house receptionister är dyra. Virtuella receptionister är överkomliga, alltid tillgängliga och utbildade för att konsekvent leverera ditt företags budskap exakt vad du vill ha.
Foto via Shutterstock
Mer i: Sponsrad kommentar ▼
