Diplomatiska arbetsuppgifter är enkla och artiga och strävar efter att se till att mottagarna inte missförstår eller tolkar informationen. När du skriver ett diplomatiskt mail använder du formellt, exakt språk och undviker känslomässiga ord. Målet är att använda taktfält - ord som tydligt förmedlar viktiga budskap - utan att orsaka dåliga känslor.
Ställ in tonen
Ställ in tonen genom att fokusera på hur dina idéer, meddelanden eller instruktioner hjälper dina anställda. Bekräfta alla arbetsrelaterade kampar som de står inför, till exempel tekniska problem eller motgångar, och fråga - snarare än att kräva - när det finns något du vill eller behöver. Om du till exempel lägger till fler anställda i ett befintligt projekt skriver du: "Jag vet att det här projektet har lagt till extra stress på ditt team, så jag frågade Jane Doe för att hjälpa till med kopieringsredigeringen. Vill du kunna förse henne med ett grovt utkast före helgen? " Diplomatiska språket har en artig ton som försöker sätta mottagarna i ordning.
$config[code] not foundHåll det professionellt
Undvik personliga, konfidentiella eller känsliga ämnen, till exempel löneinformation, personproblem eller interna konflikter, i diplomatisk e-post. Diskutera bara offentliga frågor, föreslår Inc. Magazine. Håll alltid personliga eller konfidentiella problem ansikte mot ansikte eller telefon om ett möte från ansikte till ansikte inte är möjligt. Du vet aldrig när ett mail kan komma över kontoret. Använd professionella hälsningar och stängningar, så mottagarna vet att korrespondensen är arbetsrelaterad, inte personlig.Till exempel starta e-postmeddelandet med "Hej", "Hälsningar" eller "God morgon" - inte "Hej", "Yo" eller "Till mina pipar".
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingVälj dina ord klokt
Fokusera på "jag" uttalanden, snarare än "du" uttalanden, speciellt när du tar itu med brister, misstag eller korrigeringar i ett mail. Förklara dina uttalanden, så mottagarna får en klar förståelse för dina mål och avsikter. Om du till exempel vill skicka ett e-postmeddelande om hela företaget om vikten av att träffa deadlines skriver du: "Det har alltid varit mitt mål att möta deadlines för att upprätthålla en stark kundsupportbas. Aktualitet och effektivitet är två av mina prioriteringar, var snäll och kontakta mig om det uppstår situationer som kan leda till problem med deadline. "
Var direkt och specifikt
Var ärlig och direkt med din korrespondens, så dina medarbetare behöver inte läsa mellan raderna eller andra gissar vad du försöker säga. Diplomatiskt språk är taktfullt, kortfattat och till viss del. Ta bort överskott av ord, tankar eller idéer som kan förvirra dina anställda eller muta din email. Om du till exempel vill ta itu med arbetsklänksbrott i ett e-postmeddelande till lärare skriver du "Vänligen se klädkodskraven i arbetstagarhandboken. Inga shorts, kepsar eller flip-flops under skoltiden." Adressera e-postmeddelandet till "alla anställda", så ingen utpekas.
