Tidigare betraktades en sekreterare ofta bland de lägsta på bolagets totempol. Tiderna har ändrats, och sekreterarens roll har blivit administrativ assistent, den person som ofta är ledaren till en hel organisation. Oavsett om de arbetar för en enskild verkställande, flera chefer eller hela organisationen, tillåter en assistents hantering av administrativa uppgifter att alla andra spenderar mer tid på strategiska prioriteringar och växer verksamheten, säkra med vetskap om att detaljerna är under kontroll.
$config[code] not foundAdministrativa uppgifter Översikt
I allmänhet är administrativa uppgifter de uppgifter och aktiviteter som ingår i den dagliga verksamheten i ett företag. De innefattar att svara samtal, ta meddelanden, hantera korrespondens, beställa leveranser och hålla de gemensamma kontorsområdena organiserade och funktionella. Uppgifter kan också innefatta att skapa rapporter, inmatning och hantering av data, hantering av filer, grundläggande bokföring och andra finansiella uppgifter. Många av dessa uppgifter förvaltas av administrativa assistenter, vars uppgift är att hjälpa en individ eller ett team genom att ta på sig några eller alla sina arbetsuppgifter, men många inträde- och mellanledspositioner innehåller också en hel del administrativt arbete. Till exempel kan administrativa assistenter vara ansvariga för att uppdatera sitt eget arbete i ett projekthanteringssystem eller svara på e-postmeddelanden. Huvuddelen av de flesta administrativa uppgifterna är sekretess och köljer ofta för att hantera och distribuera information.
Teknologi
Att veta hur man teknik är en av de viktigaste aspekterna av administrativa uppgifter. Detta innefattar att använda verktyg som datorer, faxmaskiner, kopiatorer, skannrar, telefoner och annan kontorsutrustning. Användning av vanliga program för datorprogram inklusive ordbehandlingsprogram, kalkylblad, databas och skrivbordspublicering är vanligtvis nödvändig för de flesta administrativa arbeten. Möjligheten att felsöka problem med delad utrustning ingår också i många administrativa arbetsbeskrivningar. Det är inte ovanligt att till exempel administratörer uppmanas att rensa pappersstopp eller byta toner i skrivare och kopiatorer.
I vissa företag förväntas administrativa assistenter också veta hur man använder schemaläggnings- och projekthanteringsprogram. De som arbetar direkt för chefer är vanligtvis skyldiga att klara sin chefs kalender, och avdelningen administrativa assistenter är skyldiga att schemalägga möten, hålla koll på semester och sjuka dagar, och vet vanligtvis vart folk är och vad de gör.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingKommunikation
En annan viktig administrativ tjänst innebär kommunikation. Administrativa assistenter är ofta tvungna att kommunicera, både skriftligt och muntligt. De kan bli ombedda att skriva noteringar, motsvara kollegor eller kunder med hjälp av e-post, uppdatera företagshandböcker eller webbplatser eller redigera och korrekturlera andras arbete. Assistenter är också vanligtvis ansvariga för att svara på telefonen, samtal på uppdrag av sin chef och interagerar med besökare. Därför bör en framgångsrik administrativ assistent ha utmärkta kommunikationsförmåga och kunna skriva och tala tydligt och professionellt.Ett solidt grepp om stavning, grammatik och standarden för professionell skriftlig kommunikation är viktigt eftersom en assistent representerar hans eller hennes chef.
Bokföring och inköp
Att hålla reda på utgifterna är viktigt i alla affärer, och den uppgiften faller ofta till en administrativ assistent, som kan bli uppmanad att ange utgifter i ett kalkylblad eller bokföringsprogram, samla in och verifiera kostnadsrapporter från anställda och hantera ersättningar. I ett litet företag kan en administrativ assistent också hantera kundfordringar, sända ut räkningar och bearbeta betalningar och hantera insättningar till företaget. Administrativa experter har också ibland ansvar för småkassor, hålla reda på kostnader och lägga till pengar när det behövs. Andra uppgifter i denna rike kan innefatta analys av utgifter, bistå med budgetering och hantering av leverantörskonflikter.
När det gäller inköp, är administrativa assistenter typiskt ansvariga för leveranser, vilket innebär att de organiserar och övervakar kontorsmaterial och beställer påfyllningar efter behov. De utför forskning om leverantörer och begär eller utfärdar inköpsorder vid behov. I vissa fall kan administrativa assistenter också vara ansvarig för spårning och hantering av licensiering för programvara eller prenumerationer, så att de betalas snabbt och används korrekt.
Forskning och planering
Många administrativa yrkesverksamma uppmanas att förvalta forskningsprojekt och sammanställa information. Det kan vara så enkelt att leta efter ett telefonnummer eller en adress, eller ett mer komplext projekt kan innebära att man tittar på kundinformation, referensuppgifter och skapar utarbetade kalkylblad eller rapporter. Dessa projekt kräver vanligen att arbeta inom snäva tidsfrister och presentera information.
I många fall innefattar administrativa uppgifter även planering. Från veckovisa personalmöten till större evenemang uppmanas administrativa assistenter att ta hand om detaljer. Du kan vara ansvarig för att boka ett konferensrum för ett möte eller hantera rumsreservation för hela byggnaden eller golvet, beställa förfriskningar och se till att all teknisk utrustning är redo och fungerar när mötet startar. Reseplanering är ett annat stort ansvar. Om företaget inte har en reseavdelning kan den administrativa assistenten vara den som forskar och bjuder flyg och hotell, gör matreserveringar och tar hand om andra detaljer, till exempel konferensregistreringar.
Specialiserade uppgifter
I specifika branscher uppmanas administrativ personal att hantera uppgifter som kräver specialkunskap eller färdigheter. Till exempel behöver de juridiska och medicinska administrativa assistenterna ofta slutföra uppgifter som kräver förståelse av branschterminologi och rutiner. Juridiska sekreterare kan uppmanas att fylla i och lämna in pappersarbete för juridiska handlingar, såsom domen, överklaganden eller fordringar, vilket kräver en grundläggande nivå av juridisk kunskap och förståelse. En förståelse för domstolssystemet och förfarandena är också viktigt för dessa administrativa assistenter, vilket är att veta hur man bedriver juridisk forskning.
Uppgifter i en personalavdelning fokuserar på sysselsättningsproblem och kan omfatta schemaläggningsintervjuer, behandling av bakgrundskontroller och genomförande av den första granskningen av ansökningar för att säkerställa att de är kompletta. Någon i den här kapaciteten kommer sannolikt att behöva ha en förståelse för och erfarenhet av personal och anställningsrätt. I huvudsak är det specifika fält och avdelning som en administrativ assistent arbetar med, den avgörande faktorn för de specifika tullarna, med vissa områden som kräver mer erfarenhet och kunskap än andra.
Administrativ assistent Kvalifikationer
Medan de flesta jobb innehåller åtminstone vissa administrativa uppgifter, hanteras de flesta av administrativa assistenter. Det finns möjligheter i nästan alla branscher, och de flesta postnivåer är öppna för individer med högskoleexamen eller motsvarande. Vissa arbetsgivare föredrar att anställa administrativa assistenter eller sekreterare med en kandidatexamen eller erfarenhet inom området. Vissa fält, som lag och medicin, kräver vanligtvis assistenter att ha ytterligare utbildning relevant för fältet.
Oavsett utbildningsnivå söker de flesta arbetsgivare efter administrativa assistenter som har erfarenhet och färdigheter i kontorarbete, inklusive ordbehandling, kalkylblad och databashantering. Vanligtvis kräver arbetsgivare assistenter att ha kompetens i Microsoft Office-produkter. Vissa samhällskollegor, tillfälliga byråer och vuxenutbildningar erbjuder certifikatprogram inom kontorsledning, vilket kan ge dig en fördel när du letar efter ett jobb. De flesta arbetsgivare tillhandahåller också utbildning på jobbet för att hjälpa assistenterna att komma fort och känna till sina specifika uppgifter.
Utöver klara färdigheter vill arbetsgivare anställa personer som har utmärkta kommunikationsförmåga (både skriftligt och muntligt), organisatoriska färdigheter, beslutsfattande och problemlösande förmågor och interpersonella färdigheter. Professionalism är också ett måste, liksom möjligheten att multitaska och prioritera. Eftersom så många arbetsgivare hanterar känslig information och ofta är bundna av federala bestämmelser, är diskretion och förmågan att behålla sekretess också viktiga egenskaper.
Betalnings- och sysselsättningsutsikt
Den genomsnittliga lönen för en administrativ assistent varierar avsevärt, med assistenter på grundnivå i den nedre delen av spektret som tjänar löner i lågt till mitten av 20 dollar, och de högst betalda utbildningsassistenterna tjänar nära sex siffror. PayScale.com rapporterar att administrativa assistenter tjänar en median lön på $ 38.736, en siffra som är nära speglad av siffror för Bureau of Labor Statistics, som sätter median lön på $ 37.870, den punkt där hälften av administrativa assistenter tjänar mer och hälften tjänar mindre. BLS rapporterar att de högst betalda assistenterna tjänar mer än 62 000 dollar per år, och det beloppet hoppar till 85 000 USD för verkställande sekreterare. Betala ökar med många års erfarenhet, med de som har mest upplevelse som tjänar mest.
Tyvärr är det också BLS-projekt som kräver att administrativa assistenter sannolikt kommer att minska med 5 procent år 2026, eftersom de flesta positionerna inte kommer att vara nya utan snarare ersättare för de anställda som lämnar. Utvecklingen av teknik och förskjutningen av många administrativa uppgifter till andra anställda står för mycket av nedgången. Dessutom, som många organisationer effektiviserar verksamheten, får assistenter tilldelas mer än en chef eller avdelning och tar på sig mer ansvar.
Hur man lyckas i dina administrativa uppgifter
Ofta är fantastiska administrativa assistenter högst upp på listan för kampanjer, särskilt när de har en högskoleexamen och en djupgående förståelse för branschen och verksamheten. Att ta ditt arbete seriöst kan leda till större och bättre saker, så det är i din bästa att hitta sätt att bli oumbärlig för din chef och medarbetare.
Ett av de bästa sätten att göra detta är att lära sig om din chefs mål och prioriteringar och förutse hans eller hennes behov. Titta framåt och ha framsynthet för att förbereda för förfrågningar eller behov innan din chef till och med inser dem. Till exempel, om din chef närvarar på ett visst möte varje vecka eller månad, läs protokollet från mötet i förväg och förbereda eventuella dokument eller rapporter som din chef förväntas presentera vid mötet i god tid. Om du ser att din handledare kommer att vara i möten hela dagen utan mycket paus, beställ lunch att levereras och håll kaffekanna färsk. Kom ihåg att det är ditt jobb att få chefen att se bra ut, så gör vad du måste göra för att presentera den mest professionella och kompetenta bilden.
Att fortsätta med din bransch kan också hjälpa dig att vara en rockstjärnassistent. Lär dig terminologin och fortsätt med trenderna. På så sätt kan du bidra till konversationer och vara mer exakta i ditt arbete. Detaljer sak, så att förstå vad alla pratar om hjälper dig att undvika dyra misstag. Stora assistenter är också resursfulla och vet när man ska agera och exakt vad man ska göra. Du kan inte springa till din chef med varje fråga eller fråga. din chef förväntar dig att ta hand om saker som går tillbaka till lärandet. Om du känner din organisation inifrån och ut, var du hittar information och företagets policy och rutiner kan du vara mer resursfull och lösa problem.
Slutligen krävs att du är en bra assistent exceptionella organisatoriska färdigheter. Du kan bli uppmanad att svara på frågor, tillhandahålla statusuppdateringar eller lösa andra problem vid något tillfälle, och om du inte är organiserad kan du inte göra det. Den viktigaste administrativa plikten är att hålla alla tallrikarna snurrande och organiserade är grunden för denna färdighet.
