Att ha ett fungerande arkiveringssystem i något kontor är viktigt. Det bästa sättet att hålla kontorsdokumenten organiserad är att ha ett enkelt arkivsystem som du förstår. Nästa gång du behöver en fil, behöver du inte gå igenom högar av papper i hopp om att hitta rätt. Du vet exakt var det är.
Skapa tid för att omorganisera ditt arkivsystem eller starta ett nytt system; det är lättare att avsluta allt på en gång.
$config[code] not foundUppmana inmatning från de personer som använder filerna.
Alfabetisera dina filer eller sortera dem numeriskt efter kategori, klientnamn eller datum.
Färgkod dina filer.
Märk varje fil med ett namn som är meningsfullt och lätt att hitta. Det ska inte finnas några "diverse" filer i ditt system.
Gå igenom dina filer och dokument innan du placerar dem i det nya systemet och kassera eventuella onödiga dokument.
Tips
Om du är osäker på en kategori för ett dokument, lägg det under den första kategorin du tänker på när du överväger dokumentet eller få råd från en annan person.
Om det finns flera arkiveringssystem på kontoret, ska alla skapa samma typ av arkiveringssystem.
När du har ett nytt objekt som ska arkiveras, skapa filen direkt.
Har mappar och skrivverktyg tillgängliga nära ditt arkivsystem.
Häfta sidor ihop istället för att använda pappersklipp.
Varning
Lägg inte in dubbletter.
