Tillbaka 1917 gjorde den första Bankers Box® kontorshantering på huvudet. Som namnet antyder var det utformat för bankirer att hantera bankkonton. Men snart antogs det av alla slags företag att organisera och arkivera poster.
$config[code] not foundSnabbspolning 95 år. Världen har förändrats, men några saker har inte. En sak som inte har förändrats är behovet av att hantera dokument och dokument i din verksamhet.
Faktum är att registerhanteringen har blivit en ännu större problem i vår moderna värld. Tvister är exempelvis ett faktum i livet i dag. Tvister om problemfrågor har uppstått när det gäller registrering av lagring - med en solid politik för att behålla och förstöra poster och att kunna hämta dem på ett korrekt sätt, om det behövs, är viktigt. Och det är bara ett exempel.
Men alltför många företag har inte heller en bra dokumenthanteringslösning och därmed upplever osäkerhet på grund av dåligt organiserad rekord - eller de är outsourcing på grund av en felaktig uppfattning är det en stor huvudvärk att hantera register internt.
Och det är beklagligt. Varför? Eftersom hantering av poster via en intern lösning är genomförbar och har fördelar - det är inte svårt, det kan spara pengar, det är bekvämt, det är säkrare, och det får dig att organisera.
Hantering av poster internt ligger väl inom förmågan hos små och medelstora företag.
Fellowes, ett företag som är erkänt för sitt engagemang för innovation på arbetsplatsen, nyligen undersökta beslutsfattare i små och medelstora företag med 1 - 1000 anställda. Den undersökningen visar fördelarna med att hantera register internt enligt följande:
1) Spara pengar - 52% av dem som använder ett internt dokumenthanteringssystem säger att de har sparat dem pengar / skära utgifter. Inte bara det, 16% av dem säger att ett internt dokumenthanteringssystem har haft en "stark positiv inverkan" på driftskostnaderna.
Faktum är att kostnaden är en viktig drivkraft för att byta till en intern lösning. Nästan 65% av dem som byter till en intern dokumenthanteringslösning säger att kostnader för dokumenthantering, strypning, bindning och laminering på plats var en faktor i sitt beslut.
För att få en snabb snapshot av ditt företags potentiella besparingar, prova Fellowes Savings Analyzer på savingsanalyzer.fellowes.com.
2) Inga mer oväntade och dolda kostnader- Ett av de problem som företag står inför med att använda dokumenthämtning och återhämtning på plats är oväntade avgifter än vad som kan leda till att den totala kostnaden för hantering av off-site-dokument hanteras. Utöver de grundläggande lagrings- och återköpsavgifterna finns det extra avgifter för bränsleavgifter, boxar med odd storlek, ombokning, rush-hämtning, rush-leverans, leverans av tredje part, lagringsminimum, hanteringsavgifter, programavgifter, arkivförstörelse / detaljerad fakturering och kopieringskostnader. En intern lösning kan minimera eller eliminera alla dessa kostnader. Detta diagram visar de negativa effekterna av så många avgifter:
Klicka för att se större diagrambild
3) Återhämtningstiderna är snabbare - Tiden är pengar i affärer. Bara 14% sa att deras leverantörer av dokumenthantering på plats hämtade dokument samma dag som begärts. Nästan en tredjedel säger att det tar tre dagar eller mer att hämta poster - ibland mer än en vecka! Med en inbyggd lösning är hastigheten inom din kontroll.
4) Effektivitet och bekvämlighet förbättras - Enligt undersökningen säger 74% att man inte har någon påverkan eller negativ inverkan på effektiviteten när det gäller att hantera dokumenthantering på plats.
Fellowes skapade Savings Analyzer för att beräkna din sparande potential. Det tar så lite som 60 sekunder att köra räknaren - prova och se.
7 kommentarer ▼
