Ingen vill lära sig om en arbetstagares död, men när du gör har du en plan för hur du och ditt företag ska behandla det. Den här planen bör innehålla en förteckning över formulär som du behöver skicka medarbetarens mottagare, familj eller exekutör, samt de åtgärder du måste vidta före och efter utfärdandet av arbetstagarens slutlön. Statliga lagar tenderar att följa federala riktlinjer, men kontrollera med ditt tillstånd för att se till.
$config[code] not foundVid tidpunkten för hyra
Inkludera en beteckning av mottagarformulär i pappersarbetet för alla nyanställda medarbetare. Genom att fylla i detta formulär vet en anställd vem som ska få hennes slutlön om hon dör när han är anställd där. Påminn anställda varje år för att granska formuläret för att säkerställa att informationen är aktuell och förblir i linje med medarbetarens önskemål. Om din anställd inte utser en stödmottagare kan du utfärda den slutliga löneskatten till en exekutör eller närmaste familjemedlemmar, förutsatt att de har nödvändiga pappersarbete, såsom ett originalbrev av testamente eller administration, en certifierad kopia av dödsintyget och gällande W -9 Form.
Efter att ha läst en anställdes död
Efter att ha läst om en arbetstagares död, förbereda och skicka ett informationspaket till medarbetarens familj och / eller beteckning av mottagaren. Det här paketet bör innehålla information om eventuella förmåner, blanketter som måste fyllas i, utbetalade returkuvert, om det behövs, kontaktuppgifter och information om eventuella löner som är förfallna och när de kommer att betalas. Omedelbart anmäla löneavdelningen om arbetstagarens död. Denna avdelning kommer att behöva frysa arbetstagarens löner och stoppa eventuella direkta insättningar på plats tills det tar emot nödvändigt pappersarbete, vilket inkluderar ett dödsintyg och ett formulär W-9 för mottagaren eller egendomen. Lönegårdsavdelningen ska också beräkna beloppet för den slutliga löneskatten, som ska inkludera löner och andra typer av lön, såsom semestertid eller upplupen sjuktid, om tillämpligt. Om du använder en betaltjänst, kan du behöva ge den en certifierad kopia av arbetstagarens dödsbevis innan du behandlar arbetstagarens slutlön. Dessa steg är viktiga eftersom en bank kan frysa den avlidnes bankkonto, vilket kan påverka mottagandet av den sista löneskatten.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingBearbetar slutbetalningen
Om arbetstagaren har mottagit men inte betalat en lönecheck, bör du sluta betala på checken och utfärda en ny check för det beloppet till den anställdes mottagare eller egendom. Om arbetstagaren är skyldig en lönecheck för utestående vinst, utfärda det till arbetstagarens mottagare eller egendom. Kontrollera statliga lagar som reglerar eventuella speciella villkor som måste uppfyllas innan du utfärdar den slutliga löneskatten.
Rapportering av inkomst till IRS
För löner som betalas ut och betalas ut under samma kalenderår som arbetstagarens död, måste du inkludera lönen i arbetstagarens formulär W-2 och även anmäla beloppet för den slutliga löneskatten i Form 1099-MISC i mottagarens namn eller exekutörs namn. Om lönen betalas efter det år då arbetstagaren dör, ska du inte utfärda en W-2 i anställdens namn för det år då du utfärdar slutlönen. I stället utfärdar mottagaren eller exekutören ett formulär 1099-MISC som innehåller beloppet för den slutliga löneskatten. Du kan få kopior av dessa formulär från IRS, som också kan erbjuda ytterligare vägledning om hur du fyller i och utfärdar dessa formulär.
