Ett täckark när du skickar ett dokument via fax eller fax, är lika viktigt som själva dokumentet. Omslaget ger viktig information om vem faxet är för, hur många sidor det ska finnas och vad dokumentet hänvisar till eller vad det ska användas för.
Fyll i all information längst upp på omslaget, med mallen öppen eller på pappersform. Om du har namnet på personen du faxar till använder du den. Använd annars avdelningen eller företagsnamnet. Var noga med att inkludera det faxnummer du skickar till och telefonnumret för personen, avdelningen eller verksamheten. Detta hjälper den person eller kontorist som tar emot faxet få informationen till rätt person eller plats.
$config[code] not foundRäkna alla sidor, inklusive omslagssidan, och sätt numret i platsen för antalet sidor. Detta hjälper mottagaren att se till att de inte förlorade några sidor i överföringen.
Sätt all din identifierande information på formuläret. När du arbetar med denna typ av kommunikation är det viktigt att mottagaren inte har några problem med att identifiera dig och dokumentationen du skickar, liksom hur informationen ska användas.
Inkludera ämnet för faxet. Om det gäller vilken typ av konto som helst, inkludera kontonummeret på ämnesraden. Om det gäller ett projekt eller ett program, sätt det i ämnesraden. I området för anteckningar, inkludera information om diskussioner om dokumenten.
Placera omslaget ovanpå alla andra sidor som faxas så att det kommer igenom först. Detta kommer att låta mottagaren veta om han har mottagit alla dokument när faxet kommer igenom. Skicka sedan faxet som du normalt skulle.
Varning
Dubbelkontrollera faxnumret innan du trycker på skicka för att säkerställa att din information inte går till någon annan.
