Hur man övervakar personal i fjärrkontakter

Vi lever i en global ekonomi. Dessa dagar kan din personal eller direkta rapporter inte vara belägna i samma byggnad du jobbar i. De kan inte ens vara i samma stad, stat eller land. Men som chef eller handledare är du fortfarande ytterst ansvarig för att administrera och övervaka prestanda, hantera eventuella problem som uppstår och hantera löneadministration - allt långt ifrån.

Var säker på att det finns en skriftlig arbetsbeskrivning tillgänglig för varje anställd som du övervakar. Skicka varje anställd en kopia av sin arbetsbeskrivning så att du båda har samma förväntningar på arbetsuppgifter och prestanda.

$config[code] not found

Starta en fil för varje anställd. Inkludera en kopia av den anställdes arbetsbeskrivning, hans personalrekord från tidigare chefer, tidigare utvärderingar, närvarokontakter och annan relevant information.

Ett förstahandsbesök på arbetstagarens arbetsmiljö är det bästa sättet att få en verklig känsla för vad arbetstagaren gör och de utmaningar han kan möta. Det ger dig också en möjlighet att lära känna medarbetaren på en mer betydelsefull nivå, för att möta den andra personalen med vilken medarbetaren samverkar regelbundet och att skapa någon form av obligation med arbetstagaren. Detta är också en möjlighet för medarbetaren att lära känna dig, din ledarstil och din personlighet.

Köp din anställdas lunch när du besöker och spenderar lite tid i en out-of-office social verksamhet. Lär känna honom som person, ta reda på hans gillar och ogillar, diskutera hans framtida ambitioner med företaget och ge honom en möjlighet att ställa frågor. Dela något om dig själv för att upprätta en koppling mellan dina två.

Snap en bild av din medarbetare att ta tillbaka till ditt kontor med dig. Skicka det på en anslagstavla eller häng det vid ditt skrivbord så att du kommer att se det ofta och kom ihåg personen bakom röstetelefonen eller den e-postkommunikation du byter ut.

Låt din medarbetare veta att du vill hålla kommunikationslinjerna öppna. Han kan ringa eller e-posta dig när som helst med frågor, bekymmer eller bara nyheter och uppdateringar om vad som händer på hans kontor. Ta reda på om hans föredragna kommunikationsmedel är telefon eller e-post eller kanske videokonferens. Ärade hans preferens när han kommunicerar med honom.

Kommunicera med din anställd ofta - om arbete och andra frågor som du kan dela med arbetstagaren runt vattenkylaren om han var belägen på ditt kontor. Håll dig tillgänglig. Bjud in din anställd att återvända om han är bekväm i det. Ring bara för att fråga hur saker går från tid till annan och fråga om han har några problem eller något du kan hjälpa honom med. Var inte bara en dålig nyhetsröst i den andra änden av telefonen - en av de chefer som bara kontaktar sina anställda när något är fel eller att leverera ett specifikt direktiv.

Schemalägg regelbundet (minst årligen eller två gånger per år) besök på varje anställds avlägsna plats för att upprätthålla ditt förhållande. För mycket tid mellan fysiska besök kan få arbetstagaren att känna sig borta eller glömd, oavsiktlig för dig och företaget.

Kommunicera med de andra personerna som din anställd interagerar med lokalt ibland för att ta reda på hur saker och ting går ur sitt perspektiv, vad deras erfarenhet av din medarbetare är och att hjälpa dig att bedöma din medarbetares prestation ur sitt synvinkel.

Fråga om eventuella problem, kundklagomål eller problem som kan behöva lösas i en verklig insats för att upptäcka vad som händer och förbättra situationen. Ställ frågor och få medarbetarens syn på situationen. Anta inte bara det värsta. Få de fakta du behöver för att bilda en mer objektiv synpunkt om du hellre än bara tar en persons "klagomål" som evangelium.

Kom ihåg att e-postkommunikation ibland kan misstolkas, så var noga med dina meddelanden.

Utvärdera din anställdes prestation regelbundet - både mätbara prestationsobjekt och subjektiva prestationsbedömningar. Låt honom veta vad man kan förvänta sig av dig och när du ska förvänta dig det när det gäller prestationsutvärderingar (det vill säga kommer det att vara årligen, var sjätte månad eller vid något annat intervall, kommer prestationsbedömningar att korrelera med lönejusteringar eller bonusar etc.).

Beröm din anställd när hans prestation garanterar det eller han gör något utöver sin arbetsbeskrivning. Känna igen honom på ett konkret sätt, till exempel en personlig anteckning eller en liten present som du kan skicka i posten.

Sök efter att förstå din anställd och hans jobb och hjälpa honom att växa och utvecklas inom sin nuvarande position eller i företaget. Kom ihåg att hans framgång - och framgången för alla dina anställda - direkt påverkar din framgång som chef.