Att välja ett företagskommunikationssystem för ditt företag är ingen liten uppgift.
Oavsett om du är en soloprenur som arbetar hemifrån eller växer med ett fullvärdigt kontor och personal, är ditt företags kommunikationssystem det som ger dig tillgång till dina kunder, leverantörer och andra som du kanske behöver kontakta.
Här är en lista med tips för att välja ett företagskommunikationssystem som hjälper ditt företag att trivas.
$config[code] not foundFörstå den kritiska betydelsen av kommunikation
Att välja ett företagskommunikationssystem är inte något som bör tas lätt. Så välj inte bara en leverantör eftersom den har ett identifierbart namn eller var det första företaget du kom över. Gör lite forskning för att du ska få det bästa värdet och de funktioner som ditt företag behöver.
Kommunicera från var som helst
Få småföretagare håller idag sig till att bara göra affärer från en plats. Och med ett molnkommunikationssystem, som erbjuds av några VoIP-leverantörer som Nextiva, kan du komma åt ditt företagskommunikationssystem från en mängd olika enheter. Du behöver inte stanna kvar på ditt kontor.
Hitta en leverantör med bra stöd
Kundsupport är en av de viktigaste faktorerna du behöver tänka på när du väljer en kommunikationsleverantör. Så prata med andra företagsägare, läs recensioner, och gör lite onlineforskning för att ta reda på vilka leverantörer som har det bästa stödet för sina system.
Fokusera på hur du vill att supporten levereras
Mer specifikt bör du ta reda på exakt hur de leverantörer du överväger erbjuda support, och se till att de anpassas till dina önskemål. Yaniv Masjedi, marknadschef för Nextiva, sa i en telefonsamtal med småföretagstendenser: "Vissa människor gillar att få stöd via telefon och vissa människor skulle hellre kommunicera med dig via Twitter, Facebook, livechatt eller e-post. Så om du föredrar att kommunicera med ett företag på ett visst sätt, kolla in det och fråga folk på företaget, säger han.
Fråga Var Service Reps är baserade
För dem som föredrar att ta emot kundsupport via telefon, säger Masjedi att platsen för agenter ofta är en viktig faktor. Om du vill se till att dina kundsupportrepresentanter är baserade i USA eller i ett visst geografiskt område, fråga specifikt när du gör din forskning.
Ring deras kundserviceavdelning
Ett av de bästa sätten att få all denna information är att bara ringa företag direkt. Du kan använda detta för att samla information, men också ta hänsyn till din egen erfarenhet. Masjedi säger: "Ring deras kundservice och se hur det är. Väntar du på håll i väldigt lång tid eller svarar de telefonen direkt? Väntar på håll i 45 minuter när du har problem med ditt kommunikationssystem är det sista du vill uppleva. "
Handla runt för en bra idé om tillgängliga tjänster
Marknaden för affärskommunikationssystem har expanderat de senaste åren tack vare ny teknik. Så det finns många alternativ att välja mellan. När du har ringt och frågat om en viss leverantör gör samma för flera andra företag och jämför dem sedan.
Jämför priser, inklusive rimliga affärsalternativ
Eftersom marknaden har expanderat, så har prisalternativ. VoIP-tjänster erbjuder alternativ som ofta är billigare för småföretag. Och som med alla affärsbeslut bör priset vara en del av din beslutsamhet.
Ta lite tid att upptäcka dolda kostnader
Men du bör inte bara ta priset av varje tjänst till nominellt värde. Vissa leverantörer erbjuder inledande prissättning eller erbjuder endast vissa priser om du loggar in på ett långsiktigt kontrakt. Titta på dessa faktorer innan du bara väljer det lägsta priset alternativet.
Läs recensioner och leta efter varningsskyltar
Recensioner kan vara en bra källa för information om olika företag. Gör en snabb sökning av dina bästa val och se upp för eventuella varningsskyltar om människor har oro över stöd eller tillförlitlighet.
Förstå företagets behov
Med så många olika funktioner och typer av planer finns det något för i stort sett alla affärer. Det betyder att du måste välja en plan som passar bäst för din typ av verksamhet. Om du behöver mobila alternativ väljer du en plan som innehåller de här funktionerna. Om du vill att faxfunktionen ska inkluderas, välj en plan som innehåller det. Tänk på de funktioner du vill ha och jämför de specifika planerna från olika leverantörer.
Hitta ett system som passar storleken på ditt företag
Det finns också planer som passar bäst för olika affärsstorlekar. Om du har några anställda behöver du förmodligen inte ett system som är inställt för hundratals. Men om du har ett anständigt medelstort lag, håll inte bara fast vid det system du hade när du arbetade hemma själv.
Men sök också ut skalbara lösningar
Men även om du inte vill betala för mer än du behöver, är en lösning som kan växa med ditt företag ett bestämt plus. Hitta en som ger dig möjlighet att lägga till linjer eller lagmedlemmar. Eller åtminstone, registrera dig inte för ett långsiktigt kontrakt om du planerar att växa upp inom den tidsramen. Masjedi säger: "Så många företag börjar små och sedan inom några år har de hundratals anställda. Så du vill inte ha ett telefonsystem utformat för tio anställda eller mindre. Du vill ha en leverantör som kommer att stödja dig när du växer. "
Lär dig hur ofta uppdateringar tillhandahålls
Med så mycket tillväxt som händer i branschen, vill du inte sakna nya funktioner som kan vara till hjälp bara för att du fastnar i ett kontrakt. Innan du registrerar dig för något, fråga om nya funktioner som företaget arbetar med och hur ofta de uppdaterar sin teknik.
Utse inte små funktioner
Även små funktioner kan göra stor skillnad när det gäller ditt företags kommunikationssystem. Masjedi säger till exempel att många av Nextivas kunder verkligen uppskattar möjligheten att enkelt ändra utgående eller hålla meddelanden. Om du har ett litet husdjur med ditt nuvarande system, eller något litet som du önskar att du kan göra med det, fråga om det när du tittar på leverantörer. Det finns inga detaljer för små.
Ta ditt system mobilt
Mobila kommunikationssystem blir populär nu när många av dem är molnbaserade. Företag som Nextiva erbjuder även mobila appar som företagare kan använda för att ringa på sina affärsområden från var som helst.
Leta efter alternativ som en separat affärsruta
För vissa företagare kan bara ett separat antal för affärsverksamhet vara ett stort plus. Masjedi säger att advokater i synnerhet tenderar att uppskatta möjligheten att ringa och ta emot företagsamtal på en separat rad, även om de faktiskt använder sin personliga mobiltelefon, eftersom det låter dem undvika att ge ut sitt personliga nummer.
Utforska alla nyskapande nya funktioner
Det finns otaliga sätt att använda olika kommunikationssystem. Så om det finns en funktion eller förmåga du vill, finns det förmodligen en leverantör som erbjuder den. Masjedi säger till exempel att vissa företag verkligen uppskattar Nextivas vFax-funktion, vilket gör det möjligt för dem att skicka virtuella dokument som fax även om du inte har en faktisk faxmaskin.
Ta reda på om Analytics
Analytics kan vara en annan användbar funktion. Även om du inte använder dem för tillfället kan de hjälpa ditt företag på olika sätt. Så det är en faktor som är värt att titta på.
Samla in data för att öka ditt företag
Analytics-information kan ge dig data som du kan använda för att expandera din verksamhet. Masjedi erbjöd detta exempel:
"Om du är en kemtvätt och när du stänger till 5 varje dag, men du ser att samtal kommer av någon anledning på lördagar till 7, kommer du att veta att du kanske behöver hålla den öppen en extra två timmar på lördagar, " han sa.
Använd inspelade samtal för att utbilda anställda
Många telefonsystem ger dig också möjlighet att spela in samtal. Du kan använda den här funktionen för att utvärdera telefonservice och även använda samtalen för att utbilda anställda och förbättra din tjänst.
Rita på teknik för att optimera ditt lag
Du kan också använda samtalinspelning och analys för att hålla koll på anställningsvanor. Du vill inte se teammedlemmar som spenderar hela dagen på onödiga samtal. Så du kan använda data för att se till att alla är på uppgift.
Lita inte på din leverantör för varje liten uppdatering
En annan viktig fördel med VoIP och liknande tjänster är att de ger användarna möjlighet att uppdatera delar av sin tjänst på egen hand. Det betyder inte att du inte kan ringa efter service eller hjälp. Men om du bara vill uppdatera ditt utgående meddelande eller något litet, kan du göra det utan att behöva sitta på vänteläge eller ringa ett företagets rep till din plats. Så om det är något som är viktigt för dig, hitta en leverantör som ger dig möjlighet att hantera delar av ditt konto på egen hand.
Men se till att de kommer att hjälpa när du behöver det
Men god service är fortfarande viktigt för din verksamhet. Se till att din leverantör är öppen och tillgänglig för att hjälpa till med allt du behöver, inte bara en liten uppsättning alternativ på sin förinspelade telefonmeny.
Burkar foto via shutterstock
Mer i: Nextiva 3 Kommentarer ▼
