Följ dessa webbkonferenstips för en lyckad händelse

Verksamheten bedrivs i allt större utsträckning via onlinemöten.

Utrustningen blir samtidigt lättare att använda, med sömlösa integreringar och mer sofistikerade och kraftfulla funktioner. Även personer i transit kan dra över till vila eller hitta en lugn plats och delta i en onlinekonferens från bekvämligheten av deras smartphone.

Business Webkonferenslösningar är billiga, ofta från $ 20 per månad upp till $ 40 per månad för ett funktionsrikt servicepaket. Enligt en tabell som tillhandahålls av Getvoip.com, en webbkommunikationsrådgivare, kommer de flesta företagens VoIP-telefonleverantörer till och med att erbjuda webbkonferenslösningar som tillägg för en månadsavgift som sträcker sig från $ 5 per månad till $ 15 per månad.

$config[code] not found

Webkonferenser kan vara en uppenbarelse - eller ett stort slöseri med tid för vissa organisationer om de inte implementeras på rätt sätt. Tekniska underverk kommer att vara värdelösa om webbaserade möten är oorganiserade, för långa, för korta, meander eller på andra sätt är ineffektiva och ineffektiva. Med andra ord måste attributen till ett bra möte som hålls när alla är i samma konferensrum bibehållas, så gott som möjligt, i ett webbkonferensformat.

SyberWorks 'Mary Polley-Berte erbjöd en uttömmande lista över tips på webbkonferenser. Här är några av hennes förslag som hjälper till att göra dina webbkonferenser till en framgång:

Var väldigt försiktig i produktion av PowerPoint-bilder. De måste vara övertygande och på-punkt.
Ha en "go-to" person vem är det centrala fokuset när man anordnar mötet.
Låt deltagarna veta vad kommer att hanteras under mötet.
Repetera och testa presentationen före mötet.
I allmänhet, se till att alla som är involverade i att köra webbkonferensen är bekant med den teknik som kommer att användas.

Några av Polley-Berts efterföljande förslag - det finns 23 fler - är mycket användbara. Utgångspunkten är att webbkonferenstekniken fortfarande är i sina tidiga stadier, men nyckeln till att använda den i stor utsträckning och effektivt bygger på gammaldags sunt förnuft.

CIO: s Esther Schindler täcker några av samma mark som Polley-Berte. Men hennes unika spinn och insikt gör hennes tankar ännu värda att läsa.

Schindler föreslår att sändning av information före en telekonferens är viktigare än att göra det för ett internt möte. Grundregler är viktiga på grund av webbtelekonferensernas karaktär. Hon tillägger att tätt kontroll är ett måste. Personer som deltar på webbkonferenser är ansvariga för alla distraheringar av ett hemkontor eller Starbucks. Sålunda är mental disciplin enormt viktig.

Det är också viktigt att inte falla i byte mot synden "out of sight, out of mind". I hybridmöten - där de flesta människor befinner sig på en plats men betydande antal närvarar på distans - finns det en tendens att glömma de som inte är i rummet. Ett strukturerat tillvägagångssätt för förfarandet är ett viktigt steg för att förhindra detta.

Humbolt State University, i en oförändrad del, tittar på webbkonferenser från veckan före, under och dagen efter utsiktspunkter. Det finns flera förslag för varje tidsperiod. Här är de bästa från varje:

Innan: Förutse sannolika deltagarfrågor och förbereda svar; ge en agenda och skapa en tydlig förståelse för målet för konferensen.
Under en torrgång: Använd de datorer som ska användas under evenemanget för att se till att de har rätt programvara och fungerar korrekt. inkludera alla högtalare och moderatorer i torrgången så att alla vet vad som ska göras.
Sessionsdagen: Använd en detaljerad agenda starta online-sessionen 30 minuter före evenemanget.
Under sessionen: Inbjudande deltagare att presentera sig via chatt tjänar det dubbla syftet att bekanta sig med tekniken och hålla dem engagerade köra igenom dagordningen och göra en sund kontroll.
Efter sessionen: Granska alla inspelningar som ett sätt att förbättra i alla aspekter av att köra en webbkonferens; Skicka en länk till inspelningen från vilken deltagare och andra kan dra nytta av.

Dr. Tony Karrer på eLearning Technologies erbjöd också en lista över steg som ökar oddsen för att hålla en framgångsrik webbkonferens. Artikeln är inte ny, men den har råd som fortfarande är mycket relevant. Några av Karrers viktiga insikter:

Planera inte på ad hoc-deltagande från deltagarna. Utforma dem. Om du vill skriva in volontär, anser du att det är en bonus.
Om det är länge eller multipoint session, design i raster.
Om webbkonferensen spänner över tidszoner - särskilt internationellt - schemaläggs mycket noggrant.
Uppmuntra folk vem kommer att presentera om relaterade ämnen eller under samma panel att kommunicera med varandra före evenemanget.

Webkonferenser erbjuder enorma fördelar. Samtidigt är de förberedelsekrävande. Många av de saker som händer naturligt i ett lokalt baserat möte, som impromptu konversationer under kaffepauser och möjligheten för folk att läsa de verbala signalerna till högtalare, är helt eller delvis frånvarande. Att göra upp för detta är svårt, men inte omöjligt.

VOIP Conference Photo via Shutterstock

4 kommentarer ▼