Oavsett hur bra du får för att prioritera och jonglera dina att göra-listor finns det fortfarande tider när du vill göra dina mest tråkiga affärsuppgifter försvunna. Du känner till dem: datainsamling, datainmatning, tidsplanering, hantering av din inkorg och så vidare. Dessa uppgifter dränerar din energi men de måste göras, och det går bra för att försäkra dig om småföretagens framgång.
Om dessa problem låter bekanta, har du tur. där är verktyg som kan göra dina mest tråkiga affärsuppgifter försvinner, eller åtminstone ta upp mycket mindre tid. Det finns tre grundläggande principer som spelar här, var och en bidrar till att minska den tid du spenderar på dina mest tråkiga uppgifter: automation, enstaka post och kund / anställd självbetjäning. Alla adresseras av verktygen nedan.
$config[code] not foundSmall Business Dashboard Tools
Att få en detaljerad titt på ditt företags vitala tecken kan vara en av dina mest tråkiga uppgifter. Först måste du samla in de uppgifter du behöver genom att besöka många källor både online och offline. Då skulle du behöva masha all den data tillsammans rätt innan du kunde producera och se meningsfulla rapporter.
Verktygen i det här avsnittet sparar dig från båda dessa steg. De samlar dina företagsuppgifter automatiskt, sammanfogar data från alla dina källor till en hel hel och presenterar sedan mycket användbara, lättfattliga rapporter på en instrumentpanel. Vilken tidsbesparare!
Klipfolio
Ett av de mest mångsidiga instrumentpaneler för priset kan Klipfolio automatiskt samla in data från över 900 källor. Du kan även ladda upp data manuellt. Klipfolio mashar sedan dataen som du vill, även om den kommer från flera källor. Sedan presenterar den data, som du kan se nedan, i en användbar instrumentbräda på skrivbordet eller mobilenheten.
Kasta in möjligheten att ställa in tröskelvärden och indikatorgrafik (t ex rött utropstecken när dåliga trösklar överförs) och du kan se de potentiella fördelarna.
DashThis
Ett annat robust instrumentpanelverktyg, DashThis, kan dra data från många källor. Men det som verkligen står ut är att verktyget erbjuder en extra tjänst. Det skapar en anslutning till någon källa som ännu inte ingår. Så det här kan hjälpa dig att hitta ytterligare data som du kanske har missat.
Siffror
Numerics är en iOS-enbart app som kan dra data automatiskt från många av de mest populära online-lösningarna, inklusive Google Analytics, PayPal, Zendesk och WordPress. Resultatet är en kortfattad drag-och-släpp-instrumentpanel där varje panel kan röras för att gräva djupare in i ett område. Se bilden nedan.
En bra funktion: Du kan ansluta via Airplay eller HDMI för att visa din instrumentpanel på en stor skärm.
Small Business Automation Tools
Automation reglerar hushållet när det gäller att minska tiden som spenderas på tråkiga affärsuppgifter. Dessa verktyg tar alla små, dagliga (ofta många gånger dagliga) uppgifter från din skylt. Således befriar de dig att arbeta på mer lönsam till-dos.
Zapier
Zapier gör att du kan utlösa en åtgärd i en app när något händer i en annan. Här är ett exempel på ett kommando som du kan ange: "När någon registrerar mig för mitt nyhetsbrev, skapa en post för dem i mitt kundrelationshanteringssystem." Hur mycket tid skulle det spara dig på en dag? Här är en annan: "Lägg till Twitter-användare i ett Google Drive-kalkylblad när de favoritar en av mina tweets"? Du får idén. Detta är ett praktiskt sätt att samla varma ledningar.
Med krokar till över 200 webbappar, är möjligheterna enorma.
Om detta då (IFTT)
Om detta då (IFTT) är mycket lik Zapier, utom det är fri. Det är sant att du för närvarande är begränsad till 145 "Recept", IFTTs term för en "gör detta när det händer" -anslutningen. Ändå verkar möjligheterna oändliga här också. IFTT erbjuder även möjligheten att vidta en åtgärd baserad på din Android eller iPhone: s möjliga plats - föreställ dig att få ett SMS när du är nära ett kundkontor som påminner dig om att sluta med och säga "Hej!"
Ännu bättre, du kan använda recept som redan skapats av andra IFTT-användare, en sann hopp om att få ut det mesta av det här verktyget.
Oasis Workflow
Det slutliga automatiseringsverktyget som listas här är Oasis Workflow, ett WordPress-plugin som gör att du kan skapa ett godkännande för innehåll med steg. Processen inkluderar villkor (om godkänd gör det här, om det inte godkänts gör det) och roller (författare, godkännare) med specifika spelare (till exempel den faktiska personalen).
Oasis Workflow verkar vara en otrolig tidsbesparare av två skäl. Först måste du inte komma ihåg att skicka ett e-mail eller en text för att varna nästa person i processen att det är dags för dem att agera. Plugin hanterar detta för dig. För det andra behöver du inte söka igenom meddelanden för att veta exakt vilken scen varje innehållsinnehåll är för närvarande. Så det kan vara ett användbart verktyg för innehållshanterare.
Småföretag E-postverktyg
Tack vare översvämningen av e-postmeddelanden som du mottar varje dag har hanteringen av din inkorg blivit en obeveklig, vardaglig uppgift. Verktygen i det här avsnittet kan hjälpa dig att skära ner tiden du spenderar på den här tråkiga uppgiften samtidigt som du försäkrar att du inte saknar viktiga meddelanden.
ActiveInbox
ActiveInbox gör din Gmail-inkorg till en att göra-lista på steroider. Med bara några klick kan du sortera dina e-postmeddelanden i grupper som "Gör idag", "Väntar på", "Åtgärder att ta" och mer. Detta hjälper dig att arbeta snabbt och effektivt med dina mail så viktiga meddelanden flyter till toppen och stannar på din radar medan mindre viktiga meddelanden hamnar i en hink för att hantera när du kan komma runt till dem.
Det finns två andra fina funktioner här. En är förmågan att schemalägga e-postmeddelanden som ska skickas vid ett framtida datum och tid. En annan är tillägget av "Project" -mappar som gör att du kan gruppera e-post och uppgifter genom gemensamma mål.
Mailstrom
Mailstrom använder artificiell intelligens för att skanna e-postrubriker (men aldrig innehållet.) Det sorterar sedan varje meddelande i buntar som du kan hantera som en grupp. Till skillnad från ActiveInbox kan Mailstrom användas med vilket e-postsystem som helst, inklusive Gmail, AOL, Outlook och Apple.
Det finns också en prenumerationsfunktion som tar bort ditt e-postmeddelande från e-postlistor som du vill lämna.
Small Business Appointment Booking Tools
Hur många gånger har det tagit längre tid för dig att schemalägga en tidpunkt då kommer den aktuella händelsen att vara? Dessa verktyg tar bort den frustrationen genom att införa "självbetjäning", ett sätt för kunder att schemalägga möten under slots du har markerat som tillgängliga. Processen eliminerar ständiga avbrott så att du kan fokusera på att erbjuda exceptionell service.
mindbody
MINDBODY är ett tidbokningsverktyg som erbjuder några riktigt användbara funktioner. Inte bara kan kunder använda din webbplats för att schemalägga möten, de kan också använda en Facebook-widget som visas nedan. De kan också schemalägga med sina mobila enheter. Det finns även en gratis app för dina kunder att använda.
En intressant funktion är "väntelistan" som gör det möjligt för kunder att registrera sig för en tidslucka som redan har tagits. Funktionen flyttar dem sedan på plats och meddelar dem om den tidigare klienten avbryter. Det finns också en mängd rapportering, kundinloggning och marknadsföringsfunktioner som följer med det här verktyget kan du ta en titt på.
ScheduleOnce
Om du söker ett verktyg för att skapa schemaläggning för kunder, medarbetare och mötesplatser, kanske du vill överväga ScheduleOnce. Klienter kan använda detta verktyg för att schemalägga möten och medarbetare kan använda det för att hitta en bra tid för ett möte (en mycket tråkig affärsuppgift, som alla småföretagare vet!) Men du kan också boka mötesrum och till och med schemalägga någon annan om det beviljas lov. Så det verkar vara ett mycket mångsidigt verktyg, minst sagt.
Small Business Employee Scheduling Tools
Findmyshift
Om du driver ett litet företag där anställda arbetar skift (till exempel detaljhandel, restauranger och andra serviceföretag) kanske du vill ta en titt på Findmyshift. Först kan du skapa ett schema för dina anställda som är tillgängliga när som helst, var som helst på vilken enhet som helst. För det andra kan du aktivera dina anställda att hävda sina egna tidsluckor och hantera ändringar och swappar på egen hand baserat på deras behörigheter.
Verktyget har också drag-och-släpp schemaläggning, olika roller och behörigheter, meddelanden om automatisk skiftpåminnelse och tidskrifter, så företagare som hanterar anställda med strikta tidsplaner kan vilja titta på.
Small Business Data Gathering och Organisation Tools
Om ditt företag använder många blanketter, checklistor och andra datainsamlingsmetoder, så är det här avsnittet för dig. Dessa verktyg eliminerar den fruktade dubbla datainmatningsuppgiften. Det här är när du skriver in det som skrivs på ett papper i dina digitala system. Det är en tråkig uppgift som förlorar tid och är benägen att fel. Så här är några verktyg som kan eliminera det.
Duk
Canvas tar dina formulär och gör dem till mobilappar som kan användas var som helst för att fånga text, bilder och till och med signaturer. När en blankett har fyllts i kan data synkroniseras med dina affärssystem, vilket eliminerar dubbel ingång.
Men vad som kan imponera affärsägare ännu mer är Canvas applikationsbutiken där tusentals appar som lägger till både former och funktionalitet till det här verktyget är tillgängliga. Om du inte hittar vad du behöver, kan du också skapa egna egna apps.
FileThis
FileThis fungerar som en super effektiv personlig assistent som säkert hämtar alla dina online-uttalanden, räkningar och andra dokument från företag som American Express, Chase, PayPal och Amazon utan att behöva logga in på sina webbplatser individuellt.
När du har deponerat i en online plats som du väljer, till exempel Dropbox, Evernote eller Google Drive, sorteras dina uppgifter, tydligt namngivna och konverteras till en PDF-fil. Med FileThis online eller på din mobila enhet kan du sedan söka igenom dina data efter namn, datum, nyckelord och tagg.
Det kan ha varit en tid då tråkiga uppgifter i din verksamhet var oundvikliga. Men innan du accepterar att detta fortfarande är sant, var noga med att kolla in några av verktygen i den här listan. Tekniken kan eliminera tidskrävande uppgifter från ditt företag, vilket ger dig mer tid att skapa en bättre produkt eller tjänst och bättre tjäna dina kunder.
Sträckande foto via Shutterstock
15 kommentarer ▼
