Administrativa assistentdagar fylls med flera uppgifter, inklusive schemaläggning, skicka e-post och hantera projekt. Dessutom är det ibland nödvändigt att ta ett meddelande till din chef när hon inte är tillgänglig. Ett oklart, dåligt skrivet meddelande kan störa din chef. Om du vill imponera på henne, ge ett detaljerat meddelande som sammanfattar samtalets karaktär och det begärda svaret. Även om du inte är administrativ assistent kan du ibland ta meddelanden till en chef som inte är tillgänglig.
$config[code] not foundMedan på telefonen
Fråga uppringaren om han vill lämna ett meddelande. Om svaret är "nej", ta en stund för att uppmuntra ett meddelande. Berätta för honom att din chef kommer att vara i möten hela dagen, så att ringa tillbaka kanske inte är det bästa alternativet.
Fråga uppringaren att ge ett detaljerat meddelande. Vissa ringer svarar med, "Bara ring henne tillbaka." Tyvärr kan din chef inte vara nöjd med ett så vagt budskap. I det här fallet, svara med, "Säker sak. Vad kan jag säga henne det här gäller?"
Begär ett fullständigt namn från den som ringer. Förnamn kan orsaka förvirring för din chef. Fråga bara, "Kan jag få ditt fulla namn?" när du tar ner meddelandet.
Be om den uppringande telefonens nummer. Även om det här kan verka självklart är det lätt att glömma numret när man fokuserar på andra aspekter av samtalet. Om uppringaren föredrar att kontaktas via e-post, skriv det här också.
Skriv ner all denna information på skrotpapper när du ställer frågorna. Skriv också datum och tid för samtalet.
Reläter meddelandet
Ordna dina anteckningar för samtalet på en liten pappersbit. Varje meddelande ska fylla bara en bit papper. Undvik att skriva mer än ett meddelande på varje slip.
Skriv ned datum och tid för samtalet följt av för- och efternamn på den som ringer uppe på papperet. Om hon också gav sin position eller relation till din chef, till exempel en revisor eller leverantör, skriv det här också.
Sammanfattar syftet med samtalet i en kort mening. Skriv detta under namnet på den som ringer. Var kort och specifik så din chef behöver inte undra vad det handlar om.
Skriv uppringarens telefonnummer längst ner i meddelandet.
Skriv "URGENT" i stora bokstäver i det övre högra hörnet av noten om samtalet var mycket viktigt. De flesta telefonmeddelandena faller inte under den här kategorin. Brådskande meddelanden avser familjefel eller företagsproblem som kan få stor negativ inverkan på företaget.
Sänd meddelandena till din chef så fort han är tillgänglig. När du ger honom varje meddelande läser du det högt. På så sätt finns det ingen chans att han missar ett viktigt budskap.
Tips
Vet när du ska tala upp. Om ett meddelande verkligen är en nödsituation, särskilt med chefs familj, avbryta henne och berätta om den som ringer omedelbart. Vissa saker i livet är viktigare än ett affärsmöte.
