Att hålla sig organiserad är grundläggande för att säkerställa att kontoret går smidigt. Som en verkställande assistent försöker du ofta hålla kontoret effektivt och om du inte är redo kan saker bli hektiska. Du blir uppmanad att utföra uppgifter dagligen, veckovis och månadsvis. Utan organisation är det lätt att bli förvirrad och glömma viktiga tidsfrister.
Att göra område
Beteckna en del av ditt skrivbord som "to-do" -området istället för att ha klibbiga anteckningar och papper överallt. Placera saker i en låda eller mapp på skrivbordet och kolla det regelbundet under hela dagen. När uppgifterna är färdiga, ta bort objekten från skrivbordet till en "färdig mapp" eller till en låda för arkivering. I början av varje dag gör du en fullständig lista över uppgifter för dagen och lägger den i mappen "att göra". Skrapa av uppgifterna när de är färdiga. Lägg till uppgifter när de kommer till dig och i slutet av dagen se till att allt är klart.
$config[code] not foundAnge dagar
Ange dagar för veckovisa uppgifter. "Du kan ordna din vecka så att du i viss mån vet vad du ska göra", säger Victoria Moran från OfficePRO Magazine. Till exempel, välj onsdagen som dag och håll papper som behöver krossas i en låda tills det är dags. Eller säg småpengar på fredagar. Detta kan också fungera med dagliga aktiviteter. Moran föreslår att man återkommer röst och e-post vid vissa tider per dag. (REF1) På så sätt behöver du inte stoppa vad du gör ofta under dagen.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingFärgkodning
Använda färgkodning kan hjälpa dig att organisera vad som behöver göras och när. "Tänk alltid på vilka uppgifter du utför och hur ofta du utför dem", säger Judith Allen från Admin Secrets. (REF2) Kod varje vecka, en färg som röd; ge dagliga uppgifter blå, månadsuppgifter gul och så vidare. Placera uppgifter i kodmappar och ta sedan din kalender och markera vad som behöver göras med en färgad ruta bakom den. På elektroniska kalendrar skriver du in orden i uppgiftens färger om du inte kan skapa en ruta.
Delansvar
Att dela ansvar är en viktig del i att hålla sig organiserad. Det kan tyckas svårt eftersom du är den person som de flesta uppgifter är delegerade till, men det kan göras. Ibland beror aktualiteten av din uppgift på dina handledares och medarbetares åtgärder. Om du har ansvaret för att balansera boken, ge dina medarbetare en deadline för att vända sig i sina stubbar. Låt dem också skriva ut varje kontroll som de tar från boken. Om din chef går på en resa, få honom att skriva ner eller ge en checklista över vad som behöver göras. Ge sedan en kopia av listan så att du är båda på samma sida. Ge också medarbetare speciella mappar för att sätta in alla småkvitteringskvitton i en mapp. På så sätt behöver du inte jaga någon när det är dags att förena lådan.
