För företag som letar efter långsiktiga kunder och en stabilare återkommande inkomst kan DCAA (Defense Contract Audit Agency) överensstämmelse vara en riktig välsignelse.
Ursprungligen skapad 1965 för att eliminera överlappning av överlapp mellan de olika grenarna av militären är DCAA nu ingången till praktiskt taget alla service- och arbetskontrakt för den amerikanska regeringen. Dess roll är främst att hjälpa till att hålla entreprenörer ärliga och se till att skattebetalarna inte tas på tur.
$config[code] not foundTyvärr har reglerna för att vara en DCAA-kompatibel entreprenör för många entreprenörer förändrats oerhört under det senaste decenniet. Detta har gjort det svårare att behålla DCAA-kompatibel status.
Hur reglerna har ändrats
Tidigare har DCAA: s betygssystem tillåtit grader av bristande överensstämmelse och skulle till och med erbjuda förslag på hur en entreprenör kunde förbättra sin betyg genom att förbättra bristande överensstämmelse.
Enligt de nya reglerna har DCAA ändrat betygssystemet till ett pass / fail-system. Entreprenörer kan inte längre ha grader av bristande överensstämmelse och fortfarande vara DCAA-godkända.
Enligt DCAA,
"DCAA kommer inte längre att rapportera otillräckliga i delutlåtanden. Dessutom kommer revisionsrapporten att identifiera de delar av systemet som påverkas av bristerna och rekommendera att avtalsparten inte godkänner systemet (om tillämpligt) och fortsätter att upphäva en procentandel av betalningsförskott eller ersättning för kostnaderna … Ytterligare förslag till förbättring av systemet kommer inte längre att rapporteras i interna kontrollrapporter. "
Kostnaden för att förlora DCAA-överensstämmelse
Förutom den uppenbara förlusten av potentiell verksamhet kan förlust av DCAA-efterlevnad få allvarliga konsekvenser.
Skriva till Virginia Society of Certified Public Accountants, Tom Marcinko och Bill Foote, CPA lyfter fram några av kostnaderna: "Att komma in på den offentliga marknaden utan att förstå bokföringen och andra unika krav ställer företaget på möjligheten att inte vinna affärer, förlora pengar och civila eller (i extrema fall) straffrättsliga påföljder. "
Hur man stannar kvar i DCAA-överensstämmelse
Det finns tre kontraktstyper du borde vara medvetna om att DCAA utvärderar i sina revisioner:
- Fast pris
- Kostnad ersättningsbar
- Tid och material (som inkluderar overheadkostnader som kostnader som registreras).
Det bästa sättet att undvika problem med de nya reglerna är att förbereda och säkerställa fullständig DCAA-överensstämmelse innan en DCAA-revision.
David Goldstein, VD på InLine Financials LLC, skriver:
"Det mest effektiva sättet att förbereda en DCAA-revision är att standardisera företagets bokföringsförfaranden och använda ett omfattande system för spårning och inspelning av arbetstiden långt innan revisionsprocessen inleds.
"Redovisning och tidsbehållande mjukvara är avgörande för att passera även pre-award undersökningen av DCAA revisionen. Företag som kan visa en historia med omfattande redovisning och tidshanteringspraxis upplever ofta minimerad övervakning under hela revisionsprocessen. Kontrakt med mindre entreprenörer med mindre etablerade metoder för registrering av kostnader, spårning och allokering av material, fakturering och övervakningsarbete genomgår en mer tröttsam revision. Om ett företags bokföringsprogram visar sig oförmögna att hantera DCAA-mandat, kommer en omfattande översyn av företagets manuella system att krävas. "
Detta understryker behovet av att företagen använder bästa praxis när det gäller spårning av tid, särskilt eftersom tidsföljande utgör nästan 75 procent av vad som är involverat i DCAA-överensstämmelse.
Att förlora DCAA-överensstämmelse kan vara en förödande förlust för din organisation såväl som dina kunders välbefinnande. Genom att vara proaktiv och ta itu med potentiella problem innan en revision kan du se till att ditt företag stannar överensstämmelse trots de strängare reglerna.
Militärbild via Shutterstock
