Hur man gör möten mer produktiva

Om du är en av de miljoner anställda som tillbringar i genomsnitt 21 procent av sin tid i möten, vet du att de är tidskrävande och ofta spåra din dagliga att göra-lista.Du kanske inte kan avbryta alla (även om vissa företag syftar till mötesfria dagar), men du kan göra dem mer produktiva. Så här leder du ett möte som inte får dina medarbetare att sova eller slösa bort någons tid.

$config[code] not found

Ange en agenda

Låter enkelt, eller hur? Men om du inte har någon lista över specifika saker, finns det en bra chans att mötet kommer att hänga från ämnet och konversationerna kommer att svänga till allt från spelresultat till småklagomål. Ta kontroll genom att skicka agendan till deltagarna före tid. Be alla att komma och förbereda sig för att ta itu med de medföljande objekten och erbjuda även chansen för deltagare att lägga till en sista punktsagenda om de anser att det är helt avgörande för diskussionen.

Fråga alla att bidra

Förutom att sätta upp en agenda och be om att alla ska vara beredda, ta ett extra steg och faktiskt tilldela alla mötesspecifika uppgifter. Det kan vara så enkelt att ha alla tillbringar en minut i början som presenterar viktiga höjdpunkter i sitt arbete / lag för den senaste veckan eller månaden. För möten som tar upp pågående projekt kan alla behöva komma redo för att diskutera resultat eller erbjuda korrigeringar. Till exempel arbetade jag en gång för ett företag där anställda gjorde en röra i köket och inga mängder påminnelser från HR löste problemet. Ledningsgruppen ringde ett möte för att diskutera lösningar. Vi fick alla veta att komma med minst två idéer. På det sättet kunde vi prata genom konkreta idéer och valde att driva de två bästa. Som en extra bonus uppnådde vi uppgiften på 45 minuter istället för den heltid som tilldelades.

Dagens video

Bragt till dig av Sapling Brought to you by Sapling

Lämna de bärbara datorerna på skrivbordet

Om du inte kör mötet och ger fantastisk presentation (inte en annan PowerPoint, snälla), gräva den bärbara datorn. Experter specificerar hur man stirrar på våra skärmar hindrar samverkan och empati, vilket gör det svårare att komma till enighet. Dessutom spenderar distraktioner tid och får dessa möten dra längre än vad som behövs. Om du vill ta anteckningar, använd penna och papper, studier har funnit människor som skriver saker på gammaldags sätt som faktiskt behåller mer information, hur som helst.

Håll deltagarlistan kort

Du behöver inte hela lagets inmatning i de tidiga stadierna av planeringen. Medan du inte vill lämna ut människor som är kritiska för processen behöver du inte heller 50 personer. Beslut om kritiska intressenter för varje möte. Om det är ett långsiktigt projekt, kommer de berörda parterna att flytta med projektet, men fråga dig följande frågor innan du skickar en inbjudan: Är personen en ämne expert, fattar de budget eller ekonomiska beslut, och behövs de i den här fasen av processen? Kom ihåg att bara för att någon inte ingår i mötet betyder det inte att de inte bör hållas uppdaterade. Tilldela specifika personer att dela information utanför kärngruppen för att se till att lag inte känner att de lämnas i mörkret.