Entreprenörer och småföretagare är notoriska för att inte ta semester. Sextiofem procent av småföretagare tycker det är svårt att ta semester, enligt Juni 2015 Office Depot Small Business Index.
Och det är synd, för en avkopplande semester är bra för ditt företag. Du kommer tillbaka med nya idéer och en ny positiv inställning. Vad som verkade som att krossa problem eller ständigt närvarande bekymmer sätts i perspektiv.
$config[code] not foundDitt personliga liv kommer också att gynna. Så många företagsägare gör offer och lägger på långa timmar varje vecka. En semester är en möjlighet att återansluta med din make och barn.
Tricket till en oroande semester är korrekt planering. Följ dessa tips för att göra dig redo för semester och du kommer snart att glida in i ett par flip-flops:
1. Tilldela en suppleant
Du behöver någon att vara ansvarig när du är borta.
Om du har chefer i ditt företag, vet de redan sina roller. Om du har mer än en chef på ditt lag och de är kamrater kan det hjälpa till att utse en av dem som huvudansvarig vid nödsituationer.
Acceptera att misstag kommer att hända. Var säker på din suppleant vet att han eller hon har ditt fulla förtroende.
Men vad händer om du inte har chefer? Det är då du måste vara tydligare med dina anställda. De kan behöva särskilda instruktioner om deras auktoritet och hur långt denna myndighet sträcker sig. Se till att de vet när de ska nå ut till dig.
2. Rensa din tallrik
Du kommer inte att tänka på den stacken av oavslutade projekt när du gräver dina tår i sanden, med solskydd i ena handen och en margarita i den andra.
Om du inte har en personal att delegera till när du tummar ut dörren, så här kan du rensa några av dessa saker från din tallrik innan du lämnar. Logga bara en extra timme eller två varje dag i en vecka eller två i förväg, whittling bort dessa projekt. Det är mycket bättre än att dra en all-nattare precis innan du beror på att köra 12 timmar till stranden.
Om du är en procrastinator, börja med den enklaste uppgiften först. Avsluta det - och känslan av prestation kan bara få dig att sparka upp tillräckligt för att ta itu med ett annat projekt. Och en annan.
Projekt som levereras före deadline gör kunderna nöjda. Och glada kunder är mindre benägna att fylla din e-postlåda med missiver eller bugga dig via telefon medan du försöker dekomprimera i paradiset.
3. Låt folk veta
Berätta för nyckelpersoner, som kunder och andra som är vana vid att hantera dig personligen, att du kommer vara borta. Det ställer förväntningar. Att veta att de flesta inte kommer att göra akut krav precis innan du lämnar.
Meddela dem några veckor före avresan. Ge sedan en annan påminnelse några dagar innan du packar dina väskor. Här är ett exempel på en "på semester e-post" för att skicka till kunder och andra viktiga personer:
"Bara en kort notering som påminner dig om att jag ska vara på semester 10-25 augusti, njuta av det soliga havet på Myrtle Beach. För eventuella problem med produkter eller tjänster kan Joe hjälpa dig med telefon / e-post. För något annat, kontakta Mary i min frånvaro på telefon / email. "
Det finns en annan fördel för att hålla kunderna i slingan. Att diskutera dina semesterplaner gör dig lite mer mänsklig i ögonen. Du är inte längre bara ägaren till ett företag. Du och den andra personen kan tycka att du har ett gemensamt intresse för snorkling, till exempel, och kan bättre anslutas.
4. Uppdatera dina meddelanden
Vissa människor gillar att skapa ett automatiskt svar för deras e-post. På det sättet, när ett nytt e-postmeddelande kommer in, skickas avsändaren direkt om att de är ute av kontoret. Justera meddelandet i Tips 3 ovan.
För Microsoft Office 365, ställ in funktionen Automatiska svar. Eller använd funktionen Regler och mallar för Outlook-versioner av skrivbordet.
Gmail-e-post och Google Apps-e-post har en funktion utan kontorssvar som är lätt att ställa in.
Glöm inte din röstbrevlåda, heller. Överväg att lämna ett inspelat meddelande som varnar folk som du är ute och kommer att returnera meddelanden långsammare än vanligt. Här är ett samtal semester voicemail meddelande:
"Hej, det här är jag. Tack för att du ringde! Jag är ute av kontoret tills datum. Om du har ett brådskande ärende, vänligen ring Brittany på nummer. Hon kommer att vara glad att hjälpa. Annars, lämna ett meddelande och jag kommer tillbaka till dig när jag återvänder. "
Viktigt: Lägg på en påminnelse i din kalender för att byta ut dessa meddelanden så fort du kommer tillbaka. Var inte den person som fortfarande har det gamla semesterröstmeddelandet som spelar veckor senare.
5. Planera för problem
Antag inte automatiskt att allt kommer att gå fel i din frånvaro - det kommer inte! Men när du är redo för semester, försök att förutse potentiella scenarier som kan spränga upp.
Korta ditt lag Förklara vad du skulle göra i varje situation.
Och försäkra dem att det är okej att kontakta dig om de anser att situationen är bortom dem.Det är bättre att avbryta din semester i en timme, än att spendera dagar som fastställer en mini katastrof vid din återkomst.
6. Ange nödnummer
Gör en lista med två typer av nödnummer för att ge till nyckelpersoner.
Den första uppsättningen nödnummer är din egen, för anställda som kan behöva nå dig.
Ett mobilnummer är bäst. Ge också en alternativ, bara om din är avstängd eller batteriet är dött - kanske din make / makas mobiltelefon.
Ange om du vill ha texter eller samtal. En kort textmeddelandeutbyte kan vara mindre påträngande än ett röstsamtal, men mer omedelbart än e-post.
Därefter utse en lista på personer som kanske kan svara på frågor i din frånvaro på nödkontaktlistan. Denna lista kan innehålla din försäkringsagent, advokat eller IT-konsult.
7. Skriv ner procedurer
Gå över viktiga affärsprocesser som du kommer att delegera i din frånvaro. Till exempel kan någon annan än du behöva öppna butiken på morgonen eller stänga kontoret på natten. Typiska procedurer som utflyttar människor är:
- ställer in säkerhetslarmet eller stänger av det om det av misstag utlöstes,
- köra kreditkortstransaktioner,
- bearbeta lön,
- omstart av servrar,
- loggar in som administratör till viktiga programvarusystem, eller
- Allting som personen inte är van vid hantering.
Be arbetstagaren att utföra procedurerna för dig ett par gånger innan du lämnar.
Skriv alltid proceduren som säkerhetskopia också. (Minne är en knepig sak.)
En snabb video av dig som utför nyckelprocedurer kan vara ännu bättre. Be arbetstagaren att använda sin mobiltelefon för att spela in den, så det kan vara en bekväm uppdatering.
8. Betala dina räkningar
Obetalda räkningar har ett sätt att tjata och tränga i våra sinnen. Vem behöver det?
Lämna för din semester med en ren skiffer av leverantörsskulder. Betala fakturor, kreditkortsuppgifter och räkningar som kommer att gälla när du är borta. Se till att lönelistan är inställd för att behandlas när du är borta.
9. Rensa din kalender
Det här kan verka självklart, men problemet uppstår när folk försöker gå till minne. Eller de glömmer om återkommande telekonferenser och stående möten som inte visas på deras kalender.
Kontrollera faktiskt din kalender - innan du lämnar. Och ta en stund att medvetet tänka på de stående mötena och samtal, så att du kan berätta för folk att inte förvänta dig.
10. Var inte tillgänglig (mycket)
Motstå frestelsen att ta jobbet med dig. Om du limmas på din bärbara dator eller telefon, kommer det inte bara att förstöra din tid utan din familjs tid också. Föreställ dig att dina familjens grumpiga ansikten är sittande och väntar på att du ska komma ur telefonen, så att du kan gå på vandring.
Ändå vill de flesta företagare hålla kontakten. De vill inte involvera sig så mycket att det slutar känna sig som en semester. Sjuttiofem procent av företagsägarna kolla deras telefoner och e-post på semester, enligt Office Depot Small Business Index-undersökningen.
Om du måste hålla kontakten med ditt företag begränsar du det till en viss tidslucka varje dag. Till exempel kan du avsätta en halvtimme varje morgon klockan 9 på fältmeddelanden som inte kan vänta eller checka in med personal. När 30 minuter är över, ge dig själv tillåtelse att spela med ett gott samvete.
11. Pack Light Tech
Lyckligtvis har tekniken gjort det enklare än någonsin att hålla kontakten på distans. För de som inte har personal, men fortfarande behöver hantera några kritiska uppgifter medan de är på semester, är mobila enheter en gudstjänst.
En tablett eller till och med en smartphone kan ersätta en bärbar dator medan den är borta. Ta bara tid att ladda ner några viktiga mobilappar i förväg om du behöver. En bra app kan göra mobiltransaktioner snabbare och enklare.
Dokument som är lagrade i molnet kan nås från en smartphone eller surfplatta. Om du inte använder molnet, ta några minuter innan du lämnar för att överföra viktiga filer till en tummin enhet.
12. Dela minnet
Kom ihåg: lite R och R kan ge lite avkastning (avkastning på investeringen).
Vid din återkomst, dela dina minnen med ditt lag i några minuter. Att inte köra dem eller få dem att känna sig dåliga att du var på semester och de var inte - men för att avslöja din mänskliga sida. Det stärker personalrelationerna.
En fin touch är att få något billigt tillbaka för lagmedlemmar, om det är praktiskt. Lådor av saltvatten taffy, T-shirts eller kaffe muggar runt omkring visar att du tänkte på ditt lag och du bryr dig.
Bonus Tips: Undvik Social Media "Dead Giveaway"
Det är bra att planera att låta "nästan" alla veta att du lämnar på semester. Men idag finns det ett stort undantag: sociala medier. Här är några tips för säkerhetsmedvetna:
- Motstå uppmaningen att berätta för alla på Facebook att du är borta i två veckor. Du vill inte ta chansen att någon kan komma in i ditt hem - eller din arbetsplats om du inte har en ordinarie personal - medan du är borta. Inbrottare har varit kända för att övervaka webbplatser som Facebook.
- Använd inte "incheckningsappar" som Foursquare som visar dig på flygplatsen eller äta middag på avstånd.
- Undvik att ladda upp roliga familjefotografier från någon avlägsen destination till Instagram eller Twitter medan du är borta. Spara de bilderna och pittoreska beskrivningar av den perfekta stranden på Maui till din återkomst. Bilderna och minnena kommer att behållas. Dina kollegor, kunder, vänner och utökade familjer kommer att älska att höra om dina äventyr lika mycket när du är säker hemma igen.
Semesterfoto via Shutterstock
Mer i: Motivational 2 Kommentarer ▼
