Varje dag är en strid för produktivitet när du är en liten företagare eller konsult. Och, om vi är ärliga, kan produktiviteten vara särskilt svår att hålla fast vid under de varma sommarmånaderna när grillar och stranddrömmar blir förödande på vår dag.
Om du någonsin har satt dig tillbaka och undrat vad som hände mellan 9-5, kan en ny undersökning från skaparna av OfficeTime intressera dig. Här frågade tidsspårningsstället svarande att svara på frågan "var går vår tid" och identifierade några av de största synderna på arbetsplatsens produktivitet.
Tidigare i år meddelade OfficeTime de 5 bästa mördarena och formellt utträde Email (47 procent), Procrastination (42 procent), Social Networking (36 procent), Möten (34 procent) och Surfa på Internet (30 procent) som de bästa vicesna stjäl timmar från vår dag. Den här gången kontrollerade OfficeTime tillbaka för att se exakt hur mycket tid vi spenderade i de fem tidssugningsområdena.
Varning, resultaten kan skrämma dig:
- 64 procent spenderar upp till 1 timme på sociala nätverk varje dag
- 59 procent spenderar upp till 1 timme varje dag och surfar på Internet
- 49 procent spenderar upp till 1 timme varje dag i möten
- 40 procent spenderar i genomsnitt 1-3 timmar som handlar om e-post
- 34 procent spenderar 30 minuter till 1 timme "procrastinating"
Lägg upp den höga delen av dessa nummer och det är ganska lätt att förstå varför några av oss lämnar kontoret undrar vad exakt vi åstadkom i första hand.
Om du känner att du inte sträcker dina dagar så långt du kan kan du se några snabba produktivitetstips för att hjälpa dig att undvika några av de fällor som anges ovan.
1. Skapa en plan
Varje söndag sitter jag på min dator, räkna ut vad jag behöver göra i nästa vecka och skapa en karta för de närmaste 5-6 dagarna om hur / när varje uppgift kommer att bli fullbordad. Visst är det oundvikligt att andra saker kommer att dyka upp och att jag måste flytta min plan, men att gå in i veckan med en uppsättning struktur hjälper mig att fokusera på det arbete som är verkligen Viktig. Annars är det lätt att lämna veckan på samma sätt som du kom in - med en hög med arbete fortfarande på bordet eftersom du blev "sidospårad" på andra områden. Vet vad du behöver göra i din dag och din vecka och håll dig själv ansvarig för det.
2. Schemalägg Email
Det är inte förvånande att e-postmeddelandet igen och igen listas som den största gärningsmannen till produktivitet. I undersökningen som nämnts ovan sa 40 procent av de svarande att de spenderade mellan 1-3 timmar en dag svarar på e-post, och jag antar att du har haft dagar där du har spenderat mycket mer än det. Försök att schemalägga inställda tider där du svarar på e-post så att du inte spenderar hela din dag och kollar in och ut. Kanske hanterar du email för en timme på morgonen och checkar sedan in i 20 minuter före lunch och innan du går ut på kvällen. Välj vad som fungerar för dig, men kom till den punkt där du hanterar ditt e-postmeddelande, inte tvärtom. Och om möjligt, undvik att svara på e-post så fort du kommer in på kontoret. Du kommer att upptäcka att det är möjligt att knacka några saker av din tallrik först kommer att hjälpa till att ställa momentum för resten av dagen.
Det här inlägget på 7 Gmail-tips Varje SMB bör veta kan hjälpa dig att använda ditt Gmail-konto smartare genom att utnyttja kostnadsfria verktyg och funktioner.
3. Hitta ansvarsverktyg
Jag vet inte om dig, men min största produktivitetshinder håller mig själv ansvarig. När du arbetar för dig själv, har du ingen annan där för att knäcka piska och hålla dig på uppgift. Kanske är du disciplinerad och behöver inte det eller kanske du är som jag och lita på verktyg för att hålla dig så ansvarsfull och produktiv som möjligt.
Online tidspårningsverktyg som Harvest, Toggl och OfficeTime (skapare av undersökningen) kan vara otroligt användbara för en individ eller ett team för att hjälpa till att spåra tid och analysera hur det spenderas. Om du tar betalt per timme kan dessa verktyg också hålla koll på kundbudgetar och visa dem hur du spenderar sina dollar.
Om du inte är ett fan av linjeverktygspårare, är det kanske en pålitlig gammal äggutlösare som du föredrar att hålla dig på rätt spår. Jag håller en äggutlösare på mitt skrivbord och använder det religiöst när jag skriver innehåll. Oavsett verktyg du använder behöver inte vara prickigt, bara något som du kommer att vara ansvarig för.
4. Identitets- och begränsningsdistraktioner
Några distraktioner som vi är väl medvetna om - det är det blinkande ljuset på vår smarta telefon, det är Twitter, eller det är vår favoritblogg som inte har något att göra med arbete. Efter att ha identifierats är det lätt att begränsa dem när vi vill. Döda ditt Internet om du inte behöver det just nu, kasta din telefon i en låda där du inte kan se den, etc.
Men det finns andra distraktioner som dyker upp i vår tid som vi kanske inte inser.
Som ditt kontorsbudbärare system (Skype, kanske) som är fyllt med fler konversationer om lunchalternativ än arbete, eller den personen som gillar att ringa möten när ett mail skulle ha varit mer effektivt. En av fördelarna med att använda ett online-tidspårningsverktyg är att det kan hjälpa dig att upptäcka tid suger du kanske inte har märkt. Om du inte har använt en förut kan du prova det i några veckor helt enkelt för att hjälpa dig att analysera hur du spenderar din dag. Kanske hittar du att du spenderar en tredjedel av din dag i möten eller har en vän som textar dig varje timme. När du vet, klipp ut ljudet. Du skulle bli överraskad hur lätt fixar kan lägga till timmar tillbaka till din dag.
Vad är några av dina största synder på arbetsplatsens produktivitet? Faller de på listan eller har du andra hemliga laster?
Uppdaterar Social Media Photo via Shutterstock
13 Kommentarer ▼
