Du använder förmodligen "molnet" (dvs. går online) för att driva vissa aspekter av ditt företag.
Men som Thomas Hansen, vice vd för Microsoft Worldwide SMB förklarar, även om du säljs på fördelarna med molnet, kan det tyckas skrämmande att komma igång - eller göra mer.
Han förespråkar att vidta stegvisa åtgärder. Börja små. Gör sedan mer över tiden.
$config[code] not foundSå jag trodde att jag skulle bygga på den tanken genom att redogöra för 10 saker du kan göra - från och med idag - att hoppa på molnet eller öka användningen av molnapplikationer. Välj några av dessa taktiska steg och du kan spara tid, driva ditt företag mer effektivt och ofta minska kostnaderna:
1) Ställ in din standardfilsparande plats i molnet
Det är en sak att prata om centrala online-fillagring. Men det är en sak helt och hållet om du och din personal måste ta extra steg för att överföra filer till din online-molnplattform hela tiden.
Tänk på det. Om du och din personal räddar till en lokal hårddisk eller enhet först tar det dubbelt så mycket att du vänder och sparar dem till ditt molnfiler senare.
Men du kan "ställa in det och glömma det" så du behöver inte ta några extra steg. Och dina viktiga företagsfiler kommer automatiskt att säkerhetskopieras i processen.
Konfigurera bara dina datorer så att varje medarbetares standardposition för att spara filer är företagets online lagringslösning som du väljer.
Om du till exempel använder Microsoft OneDrive som din cloud storage-lösning, är det enkelt att konfigurera det i Windows 8. Klicka på "PC-inställningar" och du bör se ett menyalternativ för OneDrive. Därifrån kan du klicka på på / av-knappen för att göra OneDrive till din standardplats för fillagring.
Eller gör en sökning online för instruktioner om hur du byter den till den plattform du väljer på din speciella enhet. Det är möjligt att ställa in molnlagring som standardlagringsplats för många enheter.
2) Gå till låg hängande frukt: Cloud Based Email och Documents
En annan logisk plats att börja är att anta en molnbaserad e-post- och dokumentplattform, till exempel Office 365. Om du inte redan har gjort det här, låt mig berätta att affärsfördelarna är ganska övertygande.
För det första hjälper det med personlig produktivitet hos dig och ditt team. Om du använder flera enheter (som jag gör!) Kan du få tillgång till alla dokumenttyper och e-postadresser av kontoret, oavsett vilken enhet du använder. Kommer du till en konferens och tar din bärbara dator eller surfplatta med dig? Med en cloud-produktivitetsplattform som Office 365 har du allt du behöver bara genom att logga in. Du behöver aldrig igen överföra filer från tumminstationer eller synkronisera enheter senare.
För det andra hjälper det med teamsamarbete. I min verksamhet arbetar de flesta lagmedlemmarna på distans från sina hem. Ändå kan vi alla fortfarande ha tillgång till filer och samma verktyg, bara genom att ansluta till en webbläsare eller mobilapp.
Till exempel använder vi delade kalendrar i stor utsträckning. På så sätt kan vi hålla koll på företagsfrister som påverkar eller involverar flera personer och avdelningar, centralisera påminnelserna och se tillgängligheten vid en överblick.
Vi använder också delat dokument samarbete - bokstavligen dagligen. Vad vi gör är att hålla möten via konferenssamtal eller videokonferens, och sedan tittar teamet på och redigerar ett enda dokument medan vi är på konferensen. Eller vi tar mötesnoteringar på ett centralt delat dokument. Det sparar mycket tid. Det finns ingen anledning att räkna med mötesnoteringar senare. Vi behöver inte oroa oss för vilken version av dokumentet det senaste, för vi är alla där och skapar och redigerar samma dokument.
Dessutom kan du sprida kostnaden varje månad. Det finns ingen större licensavgift - det är mycket lättare att budgetera och ha råd.
3) Skapa ett centralt online arkiveringssystem
När du får alla att spara till molnet behöver du ett enkelt sätt för ditt lag att hitta vad som finns för vanliga filer.
För att göra detta, skapa ett online arkiveringssystem. Organisera det växande antalet dokument och filer som ditt företag skapar dagligen.
Använd en serie tydligt märkta mappar. Ordnar du ditt arbete genom projekt? Av kunder? Av avdelningar? Skapa ett system som är meningsfullt för ditt företag.
Med ett företagsövergripande arkivsystem sparar ditt team många timmar som de annars skulle spendera på att söka efter objekt eller duplicera insatser eftersom de inte kan hitta något.
4) Uppmuntra kunder och entreprenörer att dela via molnet
Hur många gånger hittar du dig själv och skickar filer fram och tillbaka? Då måste du leta igenom e-postmeddelanden senare för att hitta en fil du behöver.
Du sparar tid genom att dela filer direkt via molnet.
Du kanske inte kan "tvinga" tredje part att använda din molndelningsplattform, varför fråga inte? Ange snabbt fördelarna, som "Vi gillar att dela och redigera filer på OneDrive eller Dropbox eller en annan plattform eftersom det sparar tid på att jaga via e-post. Skulle jag kunna dela det här med dig där? "
Vissa kommer inte vara bekväma att dela filer på så sätt. Men du kan bli förvånad om du nämner det som ett alternativ.
5) Använd elektroniska signaturapplikationer
Skickar du eller tar emot många dokument som kräver signaturer? Om så är fallet spenderar du och ditt team mycket tid på att maila, skriva ut, signera, skanna, faxa - du vet borren.
Här är ett tips: kolla in molnbaserade, elektroniska signaturprogram. Tänk, Hello Sign eller DocuSign. Det finns också många andra elektroniska signaturalternativ där ute.
De sparar mycket tid. Inte bara de elektroniska signaturprogrammen tar bort någon av procrastineringsfaktorn eftersom du kan skriva ett dokument omedelbart, även under vägen, istället för att vänta tills du är nära skrivaren eller faxen.
De tar också bort mycket av besväret med cirkulerande dokument för signering. De skickar dokument till alla parter för signaturer, och skickar även påminnelser.
6) Skapa digitala tillgångsbiblioteken i molnet
Låt mig ställa dig en fråga: hur mycket tid spenderar du på att jaga eller vidarebefordra digitala tillgångar till företaget?
Jag pratar om din logotyp, den broschyr som du tog till branschvisningen några år tillbaka, mall för styrelseformat som du använde förra året, din blanka översynsformulär, officiella företagsfoton, executive bios, presspaket och andra tillgångar.
Om ditt företag är någonting som mitt brukade vara, spenderar du helt för mycket tid att gräva runt för den typen av material.
Skapa ett bibliotek med digitala tillgångar. Ställ in en central delad mapp eller mappar på din molnlagringsplattform. Nu kommer dessa tillgångar att finnas tillgängliga för alla i ditt team som behöver dem, var som helst, när som helst. De behöver inte jaga för dem eller stör någon annan att hitta dem.
7) Konvertera ett viktigt affärssystem till molnet
Du behöver inte ta itu med alla dina affärssystem och flytta allt till molnet på en gång. Börja med att titta på dina tre viktigaste system. Det kan vara QuickBooks, din kontaktdatabas och ditt lagerhanteringssystem.
Om du fortfarande använder lokala eller desktop-baserade versioner av dessa system, börja utvärdera fördelarna med molnbaserade (online) versioner. Med molnversioner får du mycket när det gäller möjligheten för hela laget att få tillgång till information och samarbeta bättre. Och molnsystem gör det lättare att överföra data från ett system till ett annat, vilket eliminerar dubbelt datainmatning och siloeffekten av information som marooned i ett system.
Vilken app kommer att leverera det största bandet genom att flytta till molnet? Det är frågan att fråga.
8) Insistera på Cloud-Updated Malware Protection för alla arbetare
Detta är särskilt viktigt med fjärrarbetare.
Stora företag har vanligtvis en IT-avdelning som bildar ett företagsnätverk med skyddsåtgärder som skydd mot skadlig kod.
Men småföretag kanske inte har ett nätverk.
Eller ett litet företagsteam arbetar ofta med människor som inte är på sitt nätverk. Fjärrarbetare kan ansluta från egna enheter hemifrån, med hjälp av det offentliga molnet. De loggar bara in via Internet.
Så det är viktigt att alla som får tillgång till dina system eller data, eller delar filer, har skydd mot skadlig kod uppdateras regelbundet med nya malware signaturer via molnet.
Microsoft erbjuder en inbyggd Windows Defender-produkt för stationära och Windows-baserade enheter - och det är gratis. Se till att den är aktiverad. Eller har ett annat alternativ för skadlig kodskydd på plats.
När Windows 10 kommer ut senare i år kommer det också att ha ytterligare säkerhetsfunktioner inbyggda via Windows Update. Windows 10 erbjuder också ett alternativ som heter Windows Update for Business. Detta ger snabbare åtkomst till säkerhetsuppdateringar och kritiska korrigeringar och kontroll över implementering av uppdateringar, för IT-administratörer. Om du till exempel har en IT-avdelning kommer den att kunna leverera korrigeringsfiler till avlägsna webbplatser, med begränsad bandbredd.
9) Installera ett molnbaserat telefonsystem
Tänk på antingen en Voice-over-IP (VoIP) telefontjänst eller en programvarubaserad virtuell växel- och telefonsvarare.
Med molnbaserade telefonsystem får du möjlighet för fjärrarbetare att få tillgång till ett centralt telefonsystem - till mycket låg kostnad. För småföretag med fjärrarbetare eller de som arbetar hemifrån är detta särskilt viktigt. Även om lagmedlemmar använder sina egna mobila enheter kan du fortfarande ansluta alla till centrala tillägg och företags röstbrevlådor.
Du får också ett professionellt intryck i form av en automatiserad rösthälsning.
Voicemail-meddelanden kan dirigeras som ljudfiler via e-post, så de kan vidarebefordras till andra lagmedlemmar.
Du får också användarstatistik som hjälper dig att se hur ditt team använder telefonen - perfekt för hantering av en kundsupportfunktion, till exempel.
10) Använd videomöten
Sist men absolut inte minst, gör stor användning av virtuella möten via video. Om du redan använder dem, fantastiskt - gör fler av dem.
Video levererar effekterna av personlig interaktion till kunder och försäljningsutsikter, utan bekostnad av personliga resor.
Videomöten är också bra för laget. Människor som arbetar hemifrån eller ligger i olika kontor kan känna sig isolerade. Detta kan vara demotiverande. E-post och snabbmeddelanden är användbara, men de är inte ersättare för att höra en lagmedlems röstböjning eller ser chefen le. Video gör att folk känner sig inkluderade. Det smidigt sättet att arbeta tillsammans.
Många småföretag använder Skype eftersom det är gratis och så många använder det för personliga ändamål att de redan är bekanta med det. Oavsett vilken konferenslösning du väljer, gör bara det.
Jag hoppas att dessa 10 idéer gör att du kan göra mer med molnet - eller bekräfta att ditt företag är i gott skick när det gäller molnet.
Hantera inte omedelbart alla dessa. Välj bara en eller två - och börja.
Vid tidpunkten för detta skrivande deltar Anita Campbell i Microsoft Small Business Ambassador Program.
Lågt hängande fruktfoto via Shutterstock
3 kommentarer ▼
