Företagsminuter fungerar som det officiella dokumentet för ett företags möte. Korrekt bevarade protokoll erbjuder en objektiv sammanfattning av styrelsens och kommitténs förfaranden, samtidigt som det betraktas som bevis för överensstämmelse med lagar och förpliktelser.
Fyll i grundläggande detaljer först
Notera väsentliga fakta i första stycket. Observera när och var mötet inträffade, och hur länge det varade, såväl som närvaro eller frånvaro av ett kvorum. Identifiera alla deltagare, börja med styrelseledamöter och styrelseledamöter. Ange om någon saknas. Observera anställdas eller gästernas namn på en separat rad. Ange också om händelsen var ett regelbundet eller speciellt möte.
$config[code] not foundIdentifiera nyckelåtgärder
Tilldela en punkt för varje rörelse, från och med godkännandet av sista mötesminuten. Identifiera vem som gjorde rörelsen och resultatet, men oroa dig inte för att namnge de som utsände rörelsen. Om omröstningen är ett telefonsamtal, ange varje persons namn. Var noga med att spela in ord för ord.
Tips
Om du inte är säker på vem som gjorde en rörelse, var inte rädd att fråga. Men om du inte förstår en viss punkt markerar du den på din stenodynam - eller grova anteckningar på din bärbara dator - så du kan fråga ordföranden om det senare.
Sammanfatta viktiga punkter
Kondensera långa diskussioner. Hur styrelseledamöter bestämmer en fråga är mer relevant än de metoder som de brukade nå enighet om det. Om lagar eller förpliktelser kräver att du registrerar viss information, får du bara registrera faktorer som påverkar en viss omröstning, till exempel debatt om förslagets nackdelar och nackdelar.
Tips
Använd nyckelord, där det är möjligt, för att hjälpa dig spela in anteckningar. Skriv in nyckelord på vänster sida av din steno pad, om du använder en. Gör anteckningar om varje sökord på höger sida.
Spela in missförhållanden och nedlagda röster
Identifiera händelser som olikheter eller nedlagda röster när styrelseledamöter eller styrelseledamöter vill ha dessa synpunkter noterade för posten, eller processuella regler kräver det. Till exempel kan en medlem kanske inte rösta om ett problem på grund av verkliga eller uppfattade intressekonflikter. I så fall skriver du, "Styrelseledamot X var ursäkta från att diskutera eller rösta på Motion Y."
Tips
Undvik detaljerad notering för verkställande sessioner om styrelsen ringer en. Notera bara deltagarna, datum, tid, plats och varaktighet.
Granska ditt arbete
Korrigera och korrigera dina förslag till protokoll, helst efter mötet, och sedan skicka in dem för ordföranden att granska. Uppmuntra inte större redigering eftersom det kan äventyra ditt arbetssäkerhet. Skriv och datum dina minuter efter att styrelsen godkänt dem. Bifoga dem till alla ursprungliga signerade kopior av kommittérapporter, korrespondens och skriftliga rapporter. Ange den officiella kopian i organisationens protokoll.
Tips
När styrelseledamöter och styrelseledamöter får protokollet är det inte nödvändigt att bifoga bilagorna. Istället sammanfatta dem i dina minuter.
Varning
Avstå från att använda känslomässigt eller dömligt språk i dina minuter. Behåll din hållning som en neutral observatör.
