Att skriva ett memo-förslag gör att anställda kan kommunicera rekommendationer i ett kort, lättläst dokument. Slutstycket ska övertyga din publik att vidta åtgärder mot dina idéer. Anteckningen ska vara kortfattad och en till två sidor lång. Det finns fyra delar till ett memo-förslag, inklusive rubrik, aktuellt problem, lösning och uppmaning till handling.
Skapa en rubrik längst upp i ditt memo. Detta ska formateras till vänster och inkludera vem noteringen är till, vem noteringen är från, datum och ämne.
$config[code] not foundSkapa ett stycke som diskuterar problemet. Detta bör markera varför den nuvarande strategin eller processen inte fungerar. Företagets klädkod fungerar exempelvis inte eftersom språket är vagt och lämnar för mycket öppet för tolkning.
Skapa ett stycke som föreslår lösningen. Den här paragrafen bör innehålla ett koniskt språk om hur du åtgärdar problemet. Du kan till exempel diskutera att du sätter ihop en panel av chefer och anställda för att ompröva klädkodspolitiken, vilket resulterar i en mer detaljerad policy om vad som är lämpligt för arbetet.
Skapa ett samtal till handling. Det sista stycket i ditt memo-förslag bör berätta för läsaren vad nästa steg är. Till exempel kan du säga när du godkänner förslaget, kommer du att träffa chefer för att montera en klädkodspanel.
Referensbilagor i sista raden i ditt memo. Exempel på bilagor kan innehålla studier eller grafer som stöder din föreslagna idé, till exempel "Bilagor: Employee Focus Group Study."
Tips
Använd bulletpunkter för att läsa ditt förslag lättare. Kulor är enklare för chefer och chefer att läsa kortfattat och göra ditt memo mer koncis.
Varning
Glöm inte att begära hjälp av en korrekturläsare. Be en kollega att bevisa ditt förslag ett par gånger innan du skickar in det. Detta kommer att förhindra pinsamt grammatik eller stavfel.
