Att skriva ett memo till din chef kan vara en utmanande uppgift. Det här är ett tillfälle för dig att skriva till din chef om ett specifikt ämne som du tycker behöver lösas. Det kan vara dina resultat för en rapport som han har bett dig att slutföra. Det kan också vara ett problem du har sett på kontoret som du tycker behöver lösas eller adresseras. Att skriva ett organiserat memo kan hjälpa din chef att smälta den här informationen snabbt.
$config[code] not foundBörja med en rubrik. Rubriken ska ha det datum som notatet skrivs, tillsammans med en kort fras som beskriver vad den handlar om. På så sätt vet din chef när den här frågan blev uppmärksammad och vad frågan är innan du läser resten av notatet. Ta med din chefs namn på dokumentet om det blir felplacerat och inkludera ditt så bra så att han vet vem som skrev det. Anta inte för att du mailade en kopia av det till din chef att han kommer ihåg vem som mailade det till honom.
Sammanfattningsvis vad du skriver om i första stycket i två till tre meningar. Tiden kan vara värdefull på kontoret. Ta inte med dina åsikter i den här sammanfattningen, säg bara fakta i frågan.
Ange de viktigaste punkterna i frågan i den andra delen av ditt memo. Detta kan göras som en punktlista eller en skiss. Gå inte förbi den första sidan med dina huvudpunkter, kategorisera dem om du känner att det kommer att göra det enklare för din chef att förstå hur de viktigaste punkterna är relaterade till varandra.
Inkludera bakgrundsinformation om problemet för din chef. Låt din chef veta var du fick den här informationen från. Vid denna tidpunkt om din chef har bestämt det problem du har tagit upp i noteringen är viktigt kan han ta itu med dig direkt eller fortsätta läsa för mer information.
Ta med dina idéer om hur du hanterar problemet du har tagit upp. Antag inte att din chef kommer att kunna lösa problemet med dig personligen. Hon kanske har den möjligheten, men om hon inte kan du vill ha din inmatning i memo för att hon ska läsa medan frågan är frisk i hennes sinne. Ange relevanta nummer eller information som stöder din idé om en lösning.
Be din chef att följa med dig om det memo som du har skickat. Begär att din chef antingen skriver tillbaka till dig, ringer dig eller sätter upp ett möte med dig för att diskutera informationen i ditt memo. Detta kommer att låta din chef veta vad du tycker är den bästa kommunikationsmetoden för att hantera det problem du har tagit upp i ditt memo.
Tips
Om din chef är på samma kontor som du är, skriv ut en kopia av memo för henne. Du kan också maila det, men genom att skriva ut kopian sparar du henne ett steg om hon vill läsa det utanför kontoret eller bort från skrivbordet.
Varning
Det är en bra idé att undvika att personliga känslor eller känslor återspeglas i ditt memo. Undvik att göra några personliga attacker mot andra eller deras idéer i ditt memo, med tanke på att ditt dokument kan granskas av andra än din chef.
