Kontorspersonal ger hjälp till kontorsarbetare. De underhåller register och arkiveringssystem och har ofta ansvar för datainmatning.De kan upprätthålla en databas över kunder eller lager och producera korrespondens för mailing, och de läser och vidarebefordrar mail till rätt avdelning. Det övergripande målet för en kontorsadministratör är att göra deras arbetsledares jobb enklare.
Databashantering
En kontoradministrationspersonal förväntas vanligtvis inte bygga en databas men kommer att krävas för att ange detaljer och kunna ringa upp register som uppfyller vissa kriterier vid ett ögonblick. De måste också producera rapporter baserade på databasinformation. Dessa rapporter skickas vanligtvis till ledande medarbetare eller presenteras på en konferens.
Förbereder korrespondens
Korrespondens kan vara ett individuellt brev eller ett nyhetsbrev som är avsett för alla kunder. Kontorsadministratörer måste utarbeta noter och meddelanden och skicka dem till all personal. Kontorspersonal förväntas ta hand om e-postförfrågningar och antingen svara vidarebefordra e-post till den aktuella avdelningen.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingSchemaläggning
Bokning av möten, planering av konferenser och informering av tidtabellens personal innebar traditionellt att skriva ned alla möten i en central dagbok och skicka veckovisa eller dagliga uppdateringar till personalen. Nu är de flesta schemaläggningarna slutförda elektroniskt med datahanteringsprogram som Outlook, iCal eller Eudora. Detta gör det möjligt för en administrativ personal att uppdatera och publicera flera kalendrar elektroniskt. Detta gör det möjligt för andra medarbetare att kontrollera kalendrarna samtidigt och vid behov göra justeringar.
Svara telefoner
Kontorsadministratörspersonal svarar på telefoner och antingen handlar med kunder eller överför dem till en avdelning som passar bättre för att svara på deras frågor. Det är också tjänstepersonalens uppgift att spela in detaljerade meddelanden tillsammans med eventuella kontaktuppgifter för den som ringer.
