Det finns ett skrivprojekt framför dig … och ett tomt papper. I en kall svett börjar du tycka att det är lättare att anställa en copywriter (trots allt gick du inte in i affärer för att vara författare). Tänk om. Med fem enkla steg och lite övning kan du vara din egen copywriter och återinvestera de pengar du skulle ha spenderat på extern hjälp till ditt företag.
Varför Business Skrivning är viktigt
Anledningen till att skriva eller någon form av affärskommunikation är viktig är samma anledning som vi bedriver verksamhet: att skapa positiva affärsresultat. Effektivt företagsskrivning kan främja positiva affärsresultat på många sätt, inklusive:
- Skapa värde för intressenter
- Att hjälpa intressenterna att anpassa sig till företagets strategier och mål
- Tillåter författaren att engagera sig i fortlöpande lärande
Skriftförslagen nedan kommer att förbättra hur du skriver till vilken längd som helst - från en informell e-post till ett fullständigt företagsförslag. (Det enda som kommer att variera är den tid som spenderas på varje skriftlig uppgift.)
Steg 1: Känn din publik.
Kommunicerar du upp, ner eller i sidled? Är din publik intern eller extern för din organisation? Det här är de mest grundläggande frågorna relaterade till din publik. Om du slutar här i undersökningen har du förmodligen inte tillräckligt med information för att gå längre i skrivprocessen.
Lär känna din läsare som du kan. Om det är en viss person, har de en assistent som kan ge dig viss insikt? Kanske kan personens direkta rapporter ge dig några tips? Finns det en profil för den person som hjälper dig att bestämma dina intressen och kommunikationsstil? Om du säljer eller kommunicerar kommandot, kan svaren på dessa frågor vara en avgörande avgörande faktor för huruvida publiken läser och handlar om ditt skrivande.
Ta en stund att överväga din läsarens föredragna kommunikationsstil. Tänk på hur de kommunicerar med dig och andra. Vill de att du ska "komma till rätta", eller börjar de med att fråga hur din familj gör? Den rådande visdomen i den amerikanska skriftliga kommunikationen är att gå rakt fram till punkten; dock; många affärsmän föredrar att bygga upp ett förhållande först och de kommer inte läsa ditt e-postmeddelande om de känner sig devaluerade av kommunikation som hoppar rätt till företag. Att känna din publik betyder att veta var du ska sätta din huvudpunkt: i början eller slutet.
Det viktigaste att komma ihåg när du överväger din publik är att veta vad de bryr sig om. Det finns inget fel på frågan "Vad är det för mig?" Om du inte frågar det på din läsarens vägnar kan ditt meddelande bli förbisett.
Steg 2: Bestäm på kommunikationskanalen.
När du väl vet din publik kan du fatta ett välgrundat beslut om vilken kanal du ska använda. Kanaler eller kommunikationsmetoder kan delas in i internt eller externt, formellt eller informellt. Återigen är det bara det första steget. Tänk om läsaren kommer att passera din information. Om så är fallet, vem ska han eller hon vidarebefordra den? Dessa frågor hjälper dig att bestämma om du behöver en broschyr, brev, memo, e-post eller annan form av företagsskrivning.
Ett exempel: Vi ska skriva till vår handledare för att övertyga honom om att en ny policy måste införas kring att begära betalad ledig tid. Eftersom det här är en mer formell, intern begäran, använder vi ett memoformat. Notatet skrivs på ett sådant sätt att handledaren kan ta det till HR-direktören för diskussion.
Steg 3: Verbalisera önskad åtgärd.
Under workshops i företagsskrivning förstår deltagarna ofta publiken och kommunikationskanalen, men i det ögonblick där de måste identifiera sitt övergripande mål tänker de "jag vill att de ska läsa den." Detta mål saknar verksamhetens syfte skriva - för att ändra beteende. Verbalizing vad du vill ha från läsaren uppmuntrar specifika åtgärder. Vill du att läsaren följer en ny policy? Vill du att de ska kräva ett visnings- eller prövningsbud? Föreslår du en ändring, eller gör en förfrågan som kräver omedelbar åtgärd?
Om du är oklart om den ideala resulterande åtgärden kommer din läsare att vara otydlig, och mindre sannolikt att agera. På baksidan, genom att ha en klar uppfattning om vad målet med din kommunikation är, är du mer sannolikt att övertyga din läsare att agera. Tiden är kärnan i företagsskrivning. Du har bara ett ögonblick att låta publiken veta att vad du måste säga är värdefullt och behöver åtgärder.
Steg 4: Tänk som en reporter.
Gilla en reporter, svara på "Five W's" - vem, vad, var, när, varför (och hur). Kom ihåg att företagsskrivning är tydligare när det är till den punkten. Ge inte historik och "intressant" bakgrundsinformation om den inte direkt hänför sig till vad du vill att läsaren ska göra.
Om du har en läsare som gillar betydande detaljer, överväga att svara på följande frågor i ditt skrivande:
- Varför handlar läsaren?
- Hur gagnar läsaren?
- Vad ska läsaren göra?
- När ska läsaren göra det?
- Vad händer om läsaren vidtar åtgärder?
- Vad händer om läsaren inte vidta åtgärder?
- Vem annars kommer att gynna? Varför?
- Var går läsaren för mer information?
Steg 5: Stäng försäljningen.
Be om försäljningen i slutet av din affärskommunikation. Begär från läsaren vilken åtgärd du förväntar dig och när du förväntar dig det. Detta är den "stängande" tekniken som är mest effektiv med amerikanska publiken. Om man skriver för en internationell publik, är det olika steg involverade. Men att ge ett övertygande slut kommer att stärka din kommunikation.
Låt oss ta en titt på ett exempel som använder alla fem steg i skrivprocessen.
Till: Evan Datta Från: Soma Jurgensen, x555 Datum: 29 december 2010
Re: Ökad effektivitet av betalda tidsfrister (PTO) -förfrågningar Vid ett nyligen anställd möte flyttades jag av er önskan att förbättra effektiviteten i våra processer för att prioritera vår tid och upptäcka mer balans mellan arbete och liv som en organisation. Dina tankefulla idéer den dagen inspirerade mig att erbjuda en egen idé. Tänk på detta memo som en begäran om förändring i en process som kostar vårt företag otaliga timmar av ineffektivitet och omarbeta. Beväpnad med denna ändringsförfrågan kan du lägga till en annan taktik för att mästare din strategi att fokusera på människor genom att effektivisera processer. Den nuvarande politiken är att anställda ska e-posta sin handledare för kraftuttag. Handledaren undersöker sedan antalet dagar som arbetstagaren har och delvis fyller i ett formulär för arbetstagaren att slutföra och underteckna innan han godkänner begäran. Eftersom vårt företag har ökat antalet anställda som rapporterar till varje chef under förra årets omstrukturering, har efterfrågan på chefernas tid för PTO-förfrågningar ökat exponentiellt. Med endast en assistent översvämmas HR-direktören med förfrågningar om individuella PTO-uppdragsansökningar. Resultatet är avsevärd tid för forskning och tillfredsställande förfrågningar, vilket har lett till många fel också. Genom att använda företagets intranät för att distribuera formulären och anpassa HRIS-systemet med anställdas inloggningar kan mycket av forskningen och formuläret göras av de anställda själva. Det nya systemet skulle fungera enligt följande: Att anta denna processförändring kommer att frigöra tid för anställda, chefer och HR. Den sparade tiden kan spenderas i personlig kontakt med anställda som har mer än rutinfrågor och förbättrar kundservice från HR. Att fortsätta med den nuvarande politiken kommer att resultera i förlorad tid och resurser. För mer information om frustrationerna gällande den nuvarande politiken är HR-assistenten och jag tillgängliga att träffas efter årets första år. Vi är tillgängliga för att ge specifika detaljer som stöder denna förändring i ett möte med HR-direktören. Denna nya process kan genomföras inom sex månader, vilket gör att företaget kan dra nytta av detta kalenderår (2011) och snabbt framhäva din strategi att fokusera på människor genom att effektivisera politiken. Jag kommer att kontakta dig inom en vecka från årets första för att diskutera denna möjlighet ytterligare. Om du har frågor under tiden, kontakta mig på min förlängning i rubriken i noteringen. Vänliga hälsningar, XXXX
Avslutande kommentarer Kom ihåg detta - även om du har några sekunder att organisera dina tankar med den här femstegsprocessen kan du förbättra ditt arbete oavsett innehåll. Efter varje ömsesidigt inkluderande steg kan du, affärsförfattaren, underlätta stark kommunikation som har positiva resultat för ditt företag.
