Om du letar efter ett kontorjobb kan du vara osäker på vad arbetsgivare menar när de ber om allmänna kontors färdigheter. Trots att varje arbetsplats är unik är det gemensamma uppgifter som allmän kontorshjälp förväntas utföra. Ju fler färdigheter du kan erbjuda en potentiell arbetsgivare desto bättre är dina chanser att få det jobb du vill ha. Oavsett om jobbtiteln är generell kontorsassistent, allmän kontorsarbetare eller allmän kontorsanställd, här är några av de färdigheter som arbetsgivarna oftast letar efter i utförandet av de allmänna arbetsuppgifterna:
$config[code] not foundSkriver
Arbetsgivare förväntar sig vanligtvis att du skriver minst 60 ord per minut (wpm). Om du brukar meddela dina vänner med dina tummar och en smartphone kan tanken på att använda alla 10 fingrarna och ett tangentbord i full storlek tyckas skrämmande. Om du lärt dig att skriva i skolan kan du bygga upp din hastighet med viss övning. Öppna en tidningsartikel eller en bok och kopiera det du läser. Skicka e-post till familj och vänner att öva att skriva fullständiga meningar och korrekturläsa ditt arbete. De genvägar och förkortningar du använder när du kommunicerar casually med vänner är inte acceptabla för företagskorrespondens.
Även om du aldrig lärt dig att skriva, kan du lära dig dig själv genom en gratis handledning som finns tillgänglig online. Efter att ha läst var du ska placera dina fingrar handlar det om att få så mycket övning som möjligt för att förbättra din hastighet och noggrannhet.
Datainmatning
Tänk på datainmatning som att skriva på ett numeriskt tangentbord. Tangentbordet, även kallat en nummerknapp, numpad eller 10-tangent, är en del av ett vanligt datortangentbord. Vanligtvis placerad till höger om alfanumeriska nycklar, det ser ut som en räknare. När du är skicklig med det numeriska tangentbordet, hittar du det mycket snabbare och effektivare för att skriva siffror än raden av nycklar ovanför alfabetet.
För att börja, kolla in några av de gratis handledningarna online. Noggrannhet är exakt eftersom antalet och de numeriska sekvenserna är unika. Det finns ingen stavningskontroll eller autokorrigering, så du måste vara säker på att du matar in informationen varje gång.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by Saplingarkivering
Arkivering är mer än bara att veta dina ABC.De flesta människor kan lätt identifiera initialbokstaven i ett filnamn och se att "häst" går före "igloo". Det kan vara lite svårare när man måste titta på andra eller tredje bokstaven när de första bokstäverna är desamma. Till exempel kommer "häst" efter "praktisk" eftersom "o" kommer efter "a." Eftersom både "häst" och "hus" har samma första och andra bokstäver måste man titta på tredje bokstaven. "Häst" kommer före "hus" eftersom "r" kommer före "du".
Innan tekniken var vanlig i kontorsinställningar, innebar filering hanteringen av pappersdokument. Nu kan arkivering inkludera lagring och hämtning av digitala dokument.
Telefon
Behöver du lägga ett leende i ansiktet för att prata med kunder i telefonen? Svaret är ja eftersom ditt leende kommer genom din röst när du talar. Även om det är viktigt att veta hur man överför samtal och sätta på samtal är den viktigaste komponenten i telefonkunskap förmågan att vara trevlig och vara lugn, även när den som ringer är frustrerad, otålig eller helt oförskämd. Som den person som svarar på telefonen kan du vara en kunds första kontakt med företaget. Det första intrycket du gör är den som kommer att hålla kunderna tillbaka.
Microsoft Office
Microsoft Office är en uppsättning programvaror avsedda för olika typer av datahantering. De tre vanligaste är Word, Excel och Outlook. Word är ett ordbehandlingsprogram som används för att skapa dokument som brev, flygblad, broschyrer, noteringar och andra former av skriftligt material. Excel är ett kalkylprogram för en mängd olika applikationer som hantering av inventarier, skapande av anställningsplaner och spårningskostnader. Outlook används för e-post, underhåll av individuella och gruppkalendrar, hantering av uppgifter och några andra organisationsfunktioner. Precis som med skrivning och datainmatning finns det många handledning online som hjälper dig att lära dig programvaran. Om du behöver gå in i större djup, erbjuder många gemenskapskollegor och förlängningsprogram noncredit kurser för Microsoft Office som du kan slutföra på några kvällar.
Kontorsmaskiner
Kontorsmaskiner inkluderar datorer, kopiatorer, multilinska telefoner, faxmaskiner, shredders och portmätare. De grundläggande funktionerna för varje maskintyp kan variera beroende på maskinens märke och modell. Du kommer inte att förväntas göra större reparationer, men allmänna kontorsarbetare är ofta ansvariga för rutinunderhåll, t.ex. byte av papper och bläck i de maskiner som använder dem.
Mjuka färdigheter
Mjuka färdigheter kan vara svåra att kvantifiera, men de är viktiga i näringslivet. Tänk på följande färdigheter och hur de kan vara tillgångar till en arbetsgivare:
- anpassnings~~POS=TRUNC
- Samarbete
- Ledarskap
- Förvaltning
- Göra flera saker samtidigt
- prioritera
- Problemlösning
- Lagarbete
- Tidsplanering
Enligt Robert Half, ett internationellt personalföretag, kan bevis på mjuka färdigheter tippa balansen till din fördel när dina färdigheter och erfarenheter är jämförbara med andra kandidater. Vissa anställningschefer säger att mjuka färdigheter är ännu viktigare. Tekniska färdigheter lärs lätt. Det är mycket svårare att lära sig interpersonella och beslutsfattande färdigheter. När du skriver ditt CV eller pratar om dig själv i en intervju, markera dina mjuka färdigheter med hjälp av fraser som dessa:
- "Ungdomsledare lyckades med flera projekt och tidsfrister"
- "Led ett 3-personers team som effektiviserar ansökan och hantering av medföljande pappersarbete"
- "Lugnt prioriterat flera projekt i en snabbare miljö"
- "Alltid genomförda projekt i tid eller före deadline"
- "Konsekvent följt igenom på arbetsförpliktelser, vilket leder till en kampanj och ett större ansvar"
- "Implementerat nytt system för att minska inlämningstiden med 20 procent"
Utbildningskrav
Det finns inga formella utbildningskrav för en allmän kontorsställning. Många går in i fältet med ett gymnasiet diplom. Beroende på arbetsgivare kan vissa college eller till och med en examen behövas. Arbetsgivare vill veta att du kan göra jobbet. För de flesta är dina administrativa färdigheter och kvalifikationer viktigare än en viss grad. Varje organisation har sina egna syften och förfaranden. Utöver dina grundläggande färdigheter lär du dig vad du behöver veta när du är på jobbet.
Arbetsmiljö
Allmänna kontorsarbetare finns i en rad olika inställningar, från små företag till stora företag. Allmän kontorshjälp behövs i nästan vilken bransch du kan tänka dig, inklusive akademiska institutioner, sjukvårdsinrättningar, myndigheter, vinstdrivande företag och ideella organisationer. Majoriteten av de allmänna kontorsarbetarna är kvinnor. Ungefär en av fyra arbetstid deltid.
Lön och jobbutsikter
Medianlönen för en allmän kontorsarbetare är 15,14 dollar per timme eller 31,500 dollar per år. Median lön är den siffra där hälften i yrket tjänar mer och hälften tjänar mindre. Löner varierar mycket beroende på arbetsgivare, geografisk plats, års erfarenhet och utbildning, och färdigheter. US Bureau of Labor Statistics förutspår liten eller ingen jobbtillväxt för allmänna kontorsarbetare fram till 2026. Det betyder inte att du inte kan hitta ett jobb. Det betyder bara att många nya jobb inte kommer att skapas. Tekniken har ökat effektiviteten hos kontorsarbetare, så inte så många som behövs som i tidigare generationer. Ändå behövs nya allmänna kontorsarbetare för de som går av pension eller lämnar sina arbeten av andra skäl.
Få ett kontor jobb med liten eller ingen arbetserfarenhet
Allmänna kontorsarbetare är ofta en startnivå. Det är ett bra ställe att börja om du går in i arbetskraften för första gången eller följer en förlängd frånvaro. Det är också ett bra ställe att börja om du byter fält och du har inte den typ av erfarenhet som gäller direkt för andra jobb. Även med liten eller ingen erfarenhet, vill prospektiva arbetsgivare veta att du kan hantera kontorens kontoransvariga uppgifter och ansvar som jobbet kräver.
Uppmärksamma en potentiell arbetsgivare med ett CV som lyfter fram de färdigheter du har. Det finns gott om bra exempel på nätet. Inkludera prestationer från gymnasiet om du är en nyårig grad. Om du tjänstgjorde en praktik eller gjorde något meningsfullt frivilligt arbete, inkludera det. Lista kurser slutförda och certifikat intjänade om de direkt hänför sig till det jobb du ansöker om. Annars kan du inte kasta ditt CV med onödig information för att försöka fylla på sidan. En klass i "Introduktion till datorer" är relevant för nästan alla generella kontor positioner. En klass i "Basic Dog Obedience" förbättrar inte ditt CV om du inte söker ett jobb med en veterinärkontor eller djurvård. Men om du är certifierad i första hjälpen eller hjärtkreativ återupplivning (CPR), kan du lista dem. Dessa färdigheter är en tillgång till en arbetsgivare, oavsett näringslivet eller industrin.
Titta noga på en arbetsgivares arbetsuppgifter och försök att matcha varje krav med en demonstration av din kunskap eller skicklighet. Använd fraser som "Typ exakt med en hastighet av 60 wpm" eller "Tjäna certifikat i Microsoft Word från ABC Community College."
Spikar jobbintervju
Målet med ett CV är inte att få dig ett jobb. Det är att få dig en arbetsintervju. Resumé får en potentiell arbetsgivares uppmärksamhet. När du pratar med den personen ansikte mot ansikte har du möjlighet att markera dina kvalifikationer. Det är också din möjlighet att ställa frågor om positionen och företaget. Eftersom arbetsgivaren bestämmer om du kommer att vara rätt för jobbet bör du bestämma om jobbet är rätt för dig.
Klä sig snyggt och konservativt för intervjun. Du vill ha en potentiell arbetsgivare att fokusera på dina färdigheter och kvalifikationer, inte på en blick som passar bättre för natt eller kväll på din favoritklubb. Godtagbar klädsel för en intervju kan variera beroende på geografisk plats och arbetsgivare. Om du arbetar med en arbetsförmedling eller karriärrådgivare, kolla med dem om vad som är lämpligt. I allmänhet är enkla, blygsamma stilar i neutrala färger som marin och grå bäst.
Kvällen före din intervju, se till att dina kläder är rena och pressade och att de inte har några knappar eller splittrade sömmar. Kontrollera också dina skor att de är rena och affärsmässiga. Dagen i intervjun, ditt hår ska vara rent och stilat bort från ditt ansikte. Håll smycken till ett minimum. När du väl har fått jobbet får du förmodligen lite flexibilitet inom företagets klädkod för att visa din stil. För jobbsamtalen vill du dock fokusera på dina förmågor, inte på dina kläder
Ser fram mot framtiden
Ett jobb som generalkontor kan leda till andra positioner och högre lön. Med erfarenhet kan du främjas inom företaget. Du kan tycka att du är kvalificerad att vara en chef med tillsynsansvar över en eller flera allmänna kontorsarbetare. Även om tekniken har förändrat arten av kontorsarbete, är många organisationer fortfarande beroende av kvalificerade generalsekreterare för att säkerställa att verksamheten löper smidigt. Allmänna kontorsarbetare är nödvändig stödpersonal som gör det möjligt för andra arbetstagare att göra sina jobb.
