Hur man kör ett möte

För många är det inte en välkommen händelse att kallas till ett möte. På många arbetsplatser spenderar arbetstagare stora mängder tid på möten som alltför ofta effektivt utför ingenting. I stället för att låta mötet du springa för att blanda sig med resten av de värdelösa - och kanske till och med smärtsamma - möten som deltagarna tidigare har upplevt, sätter du iväg genom att effektivt planera och driva ditt möte.

$config[code] not found

Uppsatta mål. Alla möten borde ha en avsikt. Innan ditt möte bestämmer du vad du vill åstadkomma vid detta sitta ner. När du skriver ditt mål skriver du ett kortfattat och lättförståeligt uttalande, till exempel, "Att välja en reklamkampanj för fjärde kvartalet."

Förbered en agenda. Lista alla de ämnen som du vill diskutera i mötet i den ordning som du vill diskutera dem. Lägg till ytterligare tydlighet på din agenda genom att ange en beräknad tid vid varje objekt för att diskutera, vilket hjälper dig att se till att du inte har inkluderat för många objekt.

Dela ditt mål och din agenda före mötet via e-post. Genom att dela både syftet med mötet och dagordningen med dem som kommer att delta i förväg före ankomst, tillåter du dem att mentalt förbereda sig för mötet och ge dem möjlighet att komma förberedda med pappersarbete eller annat material tyskt till planen ämne.

Upprätta roller. Välj en person som tjänstgör som sekreterare och be den här personen att ta anteckningar när mötet fortskrider. Tilldela en annan mötesdeltagare att fungera som tidsbehållare. Den här personen kommer att hålla koll på klockan och se till att du följer din planerade tidstilldelning för varje dagordningspost. Förklara dig själv som moderator och ta på sig uppgiften att snabbt och effektivt gå igenom sakerna på agendan.

Återuppta kontrollen över mötet om det glider ur ditt grepp. Särskilt om en deltagare vid ditt möte har en tendens att leda möten på vilse är det viktigt att du utövar din makt som mötesledare och håller kursen på kurs. För att göra detta på ett effektivt sätt, påminna personligen om att försöka kapa mötet med orsaken till mötet och be honom att rädda sina sidoproblem för diskussion vid en senare tidpunkt.

Tilldela uppgifter. När du går igenom din diskussion och bestämmer saker som behöver göra, tilldela dessa uppgifter på plats. Ange också ett förfallodatum för varje uppgift, vilket förbättrar chansen att uppgiften faktiskt görs. Be den enskilda personen att ta mötesminuter för att skriva ned dessa uppdrag.

Avsluta mötet i tid. Om du tillåter mötet att gå förbi sin schemalagda slutpunkt, kommer du troligen att upptäcka att många av deltagarna förstår mentalt av att sitta ner. Om du når slutet av din tilldelade tid och du har saker ännu att diskutera, bordlägg dem till ett senare datum ur respekt för dem som gav sig tid att delta i mötet.

Dela protokoll efter möte. Skicka mail till mötesminuten tillsammans med ett tack till deltagarna för deras samarbete och engagemang med 24 timmar efter mötet. Om du tilldelade många uppgifter under mötet, inkludera en artig påminnelse till deltagarna att följa med de tilldelade objekten.