Att hålla protokoll under dina säkerhetsmöten är mycket viktigt. Förutom att hjälpa dig att hålla reda på ditt företags historia kan protokollet också användas i domstol om någon rättegång åberopas mot ditt företag. Här är stegen för att skapa dina minuter.
Bestäm om du vill spela in ditt grova utkast till protokollet med penna och papper eller på din bärbara dator. I slutändan är det bra att ha minst två kopior av protokollet, om en kopia saknas eller oavsiktligt raderas.
$config[code] not foundSpela in datum, plats och medlemmar som är närvarande för varje möte.
Fäst en kopia av dagordningen till dina minuter. Om du inte har en kopia av dagordningen skriver du ned den planerade agendan för mötet.
Notera eventuella röster, säkerhetsproblem, invändningar och framtida planer. Om du har några frågor om vad du annars vill inkludera, eller vad det är OK att ignorera, fråga din handledare.
Skriv om och granska dina anteckningar efter mötet och skriv eller skriv en ren kopia av protokollet för dina poster.
Förvara dina minuter på ett säkert centralt läge. Det är en bra idé att spara dina ursprungliga anteckningar, liksom kopior av det slutliga utkastet till protokollet. Se till att du har säkerhetskopior av alla digitala kopior av dina minuter.
