Hur man skriver en Briefing Memo

Ett av ansvarsområdena för de anställda som arbetar på olika regeringsnivåer är att skriva in briefings memos för beslutsfattare, som använder noterna att utbilda sig om problem och att vägleda dem i att utforma protokoll, förfaranden och lagar. Ett informationsmeddelande är en kortfattad sammanfattning av ett problem eller ett ärende som presenterar en uppmaning till handling för läsaren. Ett framgångsrikt memo övertalar läsaren att agera genom att ge konkreta bevis som är lätt att förstå och utvärdera.

$config[code] not found

Börja memo genom att skriva "Till:" och "Från:" Ange namnet på avsändaren och mottagaren efter kolonerna. På nästa rad skriver du det datum som du skrev noteringen. Avsluta det här avsnittet genom att skriva "Ämne:" följt av det ämne som noteringen refererar till.

Ange åtgärden som du vill att läsaren ska ta i första meningen eller stycket i notatet.

Underhålla läsarens uppmärksamhet genom att använda korta, korta punkter som inte är mer än 5 meningar långa. När du anger orsakerna till åtgärd, lista varje anledning i en separat paragraf.

Använd empiriska bevis för att övertyga läsaren om behovet av den föreslagna handlingsplanen. Till exempel, hänvisa till låginkomsthusstatistik när du söker en förändring i en viss zoneringspolitik. Undvik generaliseringar som du inte kan stödja med fakta.

Beskriv alternativa kurser av åtgärder eller politik, som beskriver fördelarna och nackdelarna för var och en.

Undvik onödigt ordiga eller formella uttryck, till exempel "enligt vår diskussion" och teknisk jargong när du citerar fakta och siffror. Använd enkelt, direkt språk som en läsare kan förstå.

Använd aktiv röst, i motsats till passiv, genom hela noteringen för att uppmuntra åtgärden. Om du känner till mottagaren av notatet väl använder du personliga pronomen som "jag" och "vi", eftersom människor är mer benägna att göra något för dem som de känner att de känner personligen. Bekräfta sådana personliga samband ytterligare genom att använda sammandragningar, som "jag är".

Upprepa nödvändigheten av åtgärd i slutet av noteringen. Var noga med att ange om det finns en tidsfrist för åtgärd som måste uppfyllas.