Det är ett ansvar som de flesta småföretagare skulle vilja glömma. Men det är absolut nödvändigt att någon kör något större än en enda innehavare. Det här är ditt ansvar att hålla register över dina anställda. Även om detta kanske inte är den mest spännande delen av att driva ett företag, är det viktigt.
Anställningsuppehållskrav
Federal, statliga och lokala regeringar har alla olika krav när det gäller att hålla korrekt dokumentation om anställnings och andra HR-funktioner för att skydda både anställda och företag. Som företag kan du inte låta dessa handlingar hållas tillgängliga för att låta dig öppna för felaktiga uppsägningsdrag eller liknande konsekvenser utan pappersarbete för att försvara dig själv. Här är några av de krav som ditt företag kan behöva tillfredsställa när det gäller att hålla anställningsrekord.
$config[code] not foundHåll Hiring Records för ett år
När du anställer en ny position kräver federala stadgar som amerikanerna med funktionsnedsättningslagen och avdelning VII att du är icke-diskriminerande i din anställningsprocess. Så du bör behålla alla ansökningar, CV och annan dokumentation från anställningsprocessen i minst ett år efter det att jobbet fylldes i om någon av de parter som inte fick jobbet bestämmer sig för att väcka talan.
Håll löneposter i tre år
Lönekostnader är viktiga för att säkerställa att medarbetarna är rättvisa kompenserade för de timmar de har arbetat och för att säkerställa att ditt företag överensstämmer med övertid och minimilön. Lagen kräver att du håller dessa dokument till hands för icke-befriade anställda i tre år. Däremot kan medarbetare också välja att lämna in rättegångar om de anser att de är skyldiga att betala för eventuell övertid. Så det kan vara till nytta för dig att hålla dem till hands i upp till fem år efter uppsägningen.
Håll I-9 formulär för ett år efter uppsägning
I-9 formulär krävs för att företagen ska visa att de verifierat att en anställd är berättigad till arbete i USA. Enligt lagen är du skyldig att behålla dessa formulär i tre år efter att ha anställt en anställd eller ett år efter att en anställd har avslutats, vilket datum som kommer senare. Du måste också lagra dessa formulär separat från andra personaldokument.
Förvara separationspapper i fem år efter uppsägning
Att hålla pappersarbete i samband med uppsägning eller separation är också viktigt om du står inför några felaktiga uppsägningsproblem. Håll avgångsbrev och avsluta intervjupapper på plats i tre år efter att arbetstagaren lämnat och separerat pappersarbete i fem år.
Håll FMLA lämnar rapporter för tre år efter uppsägning
Family Medical Leave Act är där för att säkerställa att berättigade anställda får obetald ledighet där deras jobb är skyddat i händelse av medicinsk eller familjefråga. Om en anställd lämnar en begäran om FMLA-ledighet, bör du hålla den informationen i ditt register i minst tre år efter det att arbetstagaren delar vägar med ditt företag, oavsett om ledigheten beviljades eller ej.
Förvara pensionsförmåner i sex år
Om du ger pensionsförmåner till anställda, bör du hålla den informationen till hands i minst sex år efter att arbetstagaren lämnar eller avslutas, enligt lagen om arbetstagares pensionsinkomstskydd. Dessutom har domstolarna beslutat att det är företagets ansvar att bevisa att de gav tillräcklig täckning och förmåner om en anställd stämmer, snarare än medarbetarens ansvar för att bevisa att täckningen inte var tillräcklig.
Håll läkemedelsprotokoll i fem år
I vissa fall kan information om bakgrundskontroll och drogtest falla under standarden för annan hyresinformation. Om jobbet är relaterat till transport, måste du dock hålla journaler över eventuella drogtest som utförts under fem år som en del av Transportavdelningens säkerhetsbestämmelser.
Håll anställningsskatteuppgifter i fyra år
När det gäller skatter relaterade till anställda rekommenderar IRS att hålla journaler till hands i fyra år vid en revision. Detta bör inkludera alla löner, pensionsutbetalningar, tipsinformation, W-2 och W-4 blanketter och annan relaterad information.
Håll anställdas hälso- och säkerhetsrekord i fem år
Arbetssäkerhetslagen kräver att du tar och registrerar eventuella personskador och sjukdomar som erhållits på arbetsplatsen, med en kort beskrivning och annan relevant information. Detta är för att säkerställa att medarbetarna får en säker arbetsmiljö och att eventuella problem hanteras i enlighet med detta.
Håll arbetslöshetsförsäkringsinformation för upp till sju år
Arbetslöshetsförsäkringskrav varierar per stat. I vissa fall kan du dock vara skyldig att behålla dessa register i mellan fyra och sju år. Specifikt kräver Washington D.C. företag att behålla dessa register i sju år.
Håll kontrakt i upp till fem år
Om du arbetar med oberoende entreprenörer eller tredje part, kan du också behöva uppfylla vissa krav på statsrekord. I Virginia måste företagen hålla kontrakt i hand i fem år efter det att en överenskommelse har gjorts. Och några andra stater har också liknande krav på mellan tre och fyra år.
Foto via Shutterstock
2 kommentarer ▼
