Det är den proverbiala skoen på andra foten: efter att ha mottagit otaliga e-postmeddelanden från dina kollegor, nu är det din tur att skriva en. Åh, hur ofta tror vi att vi kan ändra flygplanen när vi är på kontrollerna men frestas inte. Liksom dig, kommer dina kollegor att se ditt e-postmeddelande och undrar omedelbart: "Vad vill du ha av mig?" Och "När behöver du det?" Inga brott är avsedda, och ingen bör tas. Lyssna på din egen erfarenhet och skriv ett kort email som får rätt till hjärtat av frågan.
$config[code] not foundSkriv en uppmärksamhetsfylld ämnesrad. Dina kollegor öppnar e-posten oavsett vad ämnesraden säger, men en välskriven sätter rätt ton. Blanda faktum och humor, om du organiserar en blodkörning, till exempel, genom att säga "Få pumpad upp den 29 mars" eller "29 mars blodkörning kommer nära före skymningen."
Öppna ditt mail med en vänlig ton, men gör ditt syfte rikligt klart. Ge informationen nyhetsstil. Säg "Jag är glad att tillkännage att Pumped Up Blood Drive kommer att hållas under arbetstiden nästa fredag den 29 mars i nedre atrium", till exempel.
Förklara exakt hur ditt meddelande kommer att påverka dina kollegor; Detta är hjärtat av vad de vill veta. Leverera de exakta timmarna av bloddriften och när anställda får donera - till exempel, endast vid schemalagda tider, under lunchtid eller på först till kvarn.
Ge annan information i punktpunkter så att den är lätt att läsa. dina kollegor kommer att uppskatta övervägande. Skriv en positiv uppfattning: "Här är några andra detaljer du borde veta innan vi på QRS Marketing förbereder oss för att donera mer blodpenn än något annat företag i vår affärspark." Placera kulpunkten nedan följt av kolon. Säg till exempel "Vad du ska äta och dricka innan du donerar:" "Hur lång tid kommer processen att ta:" och "Hur kommer du troligen att känna sig direkt efter att ha blivit blod:" Ge den information som behövs kortfattat under varje punkt.
Tack dina kollegor "i förväg" för deras samarbete - en ledtråd som du förväntar dig. Erbjuda att svara på sina frågor och ge de bästa sätten att kontakta dig: via e-post, telefon eller personligen.
Tips
Skriv ett utkast till ditt e-postmeddelande, sätt sedan det åt sidan ett tag och återvänd till det med ett uppdaterat par ögon. Granska det för stavning, grammatik och skiljetecken, kom ihåg att dina kollegor aldrig får glömma en skriftlig faux pas.
