Korrekt telefon etikett är avgörande för att presentera en professionell bild och hålla ett kontor som går smidigt. Att få nyanser rätt är viktigt, eftersom ett telefonsamtal oftast representerar en kunds första möte med företaget. Dessa samma oskrivna regler gäller också för kollegor, där en oförskämd person lätt kan störa en annars harmonisk miljö. Lär dig de grundläggande grundreglerna för kontorstelefonetikett nu kommer att rädda dig från förlägenhet senare.
$config[code] not foundMeddela dig omedelbart
Lämna inte ringer gissa på din identitet när du svarar på dem. Reagera med ditt fulla namn och det formella företagets hälsning, om din arbetsgivare behöver en. Till exempel kan en receptionist på receptionen säga något som: "God morgon, det här är Jane Doe som talar, hur kan jag hjälpa dig?" Ät aldrig eller tuggummi när du är i telefon. Om den som ringer lämnar ett meddelande, upprepa detaljerna högt, så han vet att du förstår dem. Observera varje samtals tid och datum innan du vrider i meddelandeskärmen.
Böj din högtalartelefon
Begränsa högtalartelefoner till privata inställningar som konferenssamtal, där det är lätt att innehålla volymenivåer bakom stängda dörrar. Håll dem ur bås eller öppna utrymmen för att undvika störande medarbetare. När du gör affärer, se till att alla parter vet att du använder en högtalartelefon och får sitt avtal innan du börjar. När ett möte har slutfört, se till att du verkligen har kopplat högtalartelefonen för att hålla icke-deltagare hör av några lediga kommentarer som du eller andra gör.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingDitch hörlurarna
Håll hörlurar eller Bluetooth-headset på skrivbordet när du lämnar det under en längre tid, till exempel att använda toaletten eller ta en personlig paus i ett gemensamt område. Annars kommer medarbetare att kämpa för att få din uppmärksamhet, eftersom de inte har någon aning om du ringer.Att ha hörlurar eller hörlurar när du inte använder dem är också oförskämd, eftersom det föreslår att du inte är villig att samverka med andra människor.
Sänk volymen
Förlora aldrig koll på omgivningen medan du är i telefon. Tala i tysta, konverserade toner hela tiden - men sänk din röst om kollegor blinkar irriterat utseende, berättar Barbara Pachter, en karriär coach som intervjuats i Business Insider's October 2013 artikel "Åtta telefon etikettregler varje professionell borde veta". Följ liknande regler för enheter som mobiltelefoner. Låt dem vibrera för att undvika störande arbetsfunktioner och välj normal ringsignaler. Medarbetare kanske inte delar din kärlek till slipande hip-hop eller speed metal, till exempel.
Tänk på dina röstmeddelanden
Ange ditt namn, titel och instruktioner för ringer i röstbrevlådans hälsningar. Följ din arbetsgivares användarriktlinjer. Till exempel kräver Stilla universitetsstaben att anställda regelbundet uppdaterar sina hälsningar - så att de som ringer inte undrar om en arbetare fortfarande är på semester. Var kortfattad i dina röstmeddelanden, eftersom mottagaren kanske inte har tid att höra mer än grundläggande detaljer. Säg ditt telefonnummer långsamt, men så uppringaren slutar inte spela upp ditt meddelande om och om igen.
