Ett välorganiserat kontor sparar tid och skapar en gladare och gladare medarbetare.
Att behöva wade genom staplar av papper, jumbled lådor, trassiga trådar och lådor med saker som sitter runt, kanske inte verkar som en stor sak, men det är en riktig fysisk börda när man överväger den tid som spenderas på att jaga efter saker som borde vara lätta att hitta, men det är det inte. Oorganiserade elektroniska filer och förvirring är lika stora ett problem.
$config[code] not foundDå är det den mentala bördan. Oavsett om du medvetet inser det eller inte, kan rubbning stressa alla ut.
Här är 21 sätt att organisera dina fysiska och elektroniska arbetsytor.
Hämta den från golvet
Gå vertikalt med bokhyllor och hyllenheter. Ofta rinner vi av skrivbordsutrymme eller golvutrymme. Vertikal lagring gör effektivare användning av utrymme och sätter mer på ögonivå.
Skapa "Aktivitetscenter"
Sätt allt du behöver för att slutföra en aktivitet på ett område, speciellt om du gör en aktivitet regelbundet. Du kommer att undvika att slösa tid på att leta efter och montera vad du behöver. Till exempel leveranser och verktyg för förpackning och leverans ska ligga inom ett område. Eller skapa en hyllning för saker du tar med dig när du reser, t.ex. din resväska, neoprenhylsor och bärbara laddare.
Arkivera den, skanna den, stryk den
Använd inte skrivbordet som inkorg, eftersom kritiskt papper (som kontroller!) Kan gå vilse. Undertecknade kontrakt och andra objekt som du vill behålla i pappersform ska lämnas in omedelbart. Skanna något annat i digital form. Stryk och kassera eller återanvända papperet.
En mapp för allt
Ha en mapp för alla pappersdokument. Pendaflex hängande mappar, tillsammans med manila innermappar, är en billig lösning. Etikett båda. Pendaflex-mappar är din platshållare i arkivskåpet och borde alltid vara kvar där. Den inre manila mappen är den du drar ut efter behov. Då är det enkelt att refila manila-mappen i sin pendaflex när den är klar.
Sätta ihop datorns sladdar
Fick du datorkablar och elkablar i en trassig röra? Du är inte den enda. Lyckligtvis kan speciella vridband och sladdskydd hålla sakerna snyggt. Märk dina kablar, så du kan hitta den rätta när du måste koppla bort eller flytta något.
Använd Corkboards för att hålla "Top of Mind" -punkter framför dig
Om du behöver referera till en checklista för en uppgift, eller någon form av påminnelse, peka den på en corkboard precis i närheten av skrivbordet. Detta är bra för alla nya processer tills det blir en ingreppad vana. Ta helt enkelt bort objektet när du inte längre behöver referera till det.
Spara alla handböcker på ett ställe
Behöver du någonsin hänvisa till bruksanvisningen till din skrivare? Eller hitta den lilla instruktionsbladet som följde med ditt Bluetooth-headset? Om du lägger alla manualer i en dedikerad låda, plastkasse eller mapp - behöver du inte leta efter dem.
Skapa uppdelade lådor
Om dina lådor inte har inbyggda delare, köpa billiga metall- eller trädelare - eller ännu bättre, återvunnen plast. Organisera enhetsladdare; pennor; pappersklämmor; anteckningar och klistermärken; sax och andra föremål. Inte bara en organiserad låda sparar tid, du kommer känna mindre stressad om du inte behöver dyka in i en jumbled röra flera gånger om dagen.
Använd en etikettare för att hålla hyllor organiserade
Det är inte bara filer som behöver etiketter. Hyllor och lådor kan dra nytta av att märka dem. På så sätt vet alla på kontoret rätt plats att återvända saker.
Håll en "Att göra" lista
Mental rodnad är lika mycket ett problem som fysisk rörelse. En av huvudpunkterna i systemet Getting Things Done är att få saker ur huvudet och på papper (eller en elektronisk lista). På så sätt kan du fokusera på uppgiften till hands. Håll bara din att göra-lista kort och snyggt.
Gör veckoslutet underhåll och rengöring
I slutet av varje arbetsvecka sätter du saker som används under veckan tillbaka i sina platser. Strimlar eller filpapperstaplar. Om du inte låter rubbor ackumulera för länge är det lättare att hålla dig organiserad.
Använd en central molnplats för företagsdokument
Ett fantastiskt sätt att spara tid och undvika att alla behöver skapa sitt eget "virtuella arkivering" -system är att använda ett centralt molnläge för företagsdokument. Alternativ som Google Drive eller OneDrive gör att du kan konfigurera centrala mappar efter ämne eller klient för att dela dokument.
Använd projektledning eller uppgiftshanteringsprogramvara
Ett projektledningssystem håller anställda på rätt spår med projekt. Ännu viktigare, det eliminerar papper att göra-listor och e-postinstruktioner och förvirring som uppstår av dem.
Skanna kvitton och lagra i molnet
Då kan du kassera papperskvitton. Med nyare mobilappar behöver du inte ens en skanner - du tar bara ett foto. Med avancerade appar kan du synkronisera kvitteringar med dina konton eller kreditkortsuppgifter automatiskt (undviker manuell knappning).
Använd webbläsarens bokmärken för snabb referens
Spenderar du någonsin tid på att leta efter länkar till återkommande referenswebbplatser eller inloggningsskärmar? Eller kom inte ihåg var du hittar dem? Bokmärk dem och ordna bokmärken i mappar, så att du kan komma till dem med ett par klick.
Spara favoriter Listor för återkommande beställningar
En annan timesaver är att spara favoriter listor hos online-återförsäljare du använder regelbundet. På så sätt behöver du inte slå upp samma förråd varje gång du köper. Sidor som Staples.com låter dig spara favoritlistor, och det är super bekvämt.
Arkivera gamla filer
Om du inte har använt datafiler (särskilt e-postmeddelanden!) Under det gångna året arkiverar du dem. Du kommer fortfarande få dem, men du behöver inte wade genom dem för att hitta aktuella föremål. Överväg att ställa in en policy för att radera arkiverade filer efter en viss tid också.
Ha adekvat program för antivirus och anti-malware
Få saker kan orsaka mer avbrott och förvirring än borttappade filer eller förlorad tid på grund av datavirus och malwareattacker. 'Nog sagt!
Använd en Not Organizing App
Obs! Appar som Evernote, Microsofts OneNote och SimpleNote kan hjälpa dig att organisera och lagra webbforskning och elektroniska anteckningar.
Verkligen "smarta" telefoner är tidsbesparande
Smarta telefoner används klokt, sparar tid och kan göra oss lyckligare. Vi kanske kan fly till kontoret för en familjevenemang utan skuld, för vi är fortfarande i kontakt om något kritiskt uppstår. Ha kraftfulla smartphones med tillräckligt internminne för att köra nödvändiga appar.
Automatisk synkronisering för alla enheter
När det gäller smartphones använder företagare och anställda flera enheter - kanske en stationär dator, surfplattform och smartphone per person, alla samma dag. Cloud-fillagring eller åtminstone möjligheten att automatiskt synkronisera filer är avgörande för att spara tid och undvika förvirring från att inte ha den senaste filen.
Uppgradera datorer för minne och hastighet
Du kanske inte ens inser hur mycket tid är bortkastad när allt du gör tar längre eller sämre, fryser eller kraschar regelbundet. Passande minne och processorhastighet förra året, kanske inte upp till uppgiften i år. Så uppgradera!
Det är mina 21 kontorslagrings- och organisationsidéer. Vilka är dina bästa tips för att organisera ditt kontor och tämja disorganisationen och röret?
Kontorsfoto via Shutterstock
10 kommentarer ▼
